Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
La Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico le impone la responsabilidad al Secretario de Hacienda de controlar y contabilizar la propiedad pública. El Departamento de Hacienda (Departamento) mantiene en el Sistema PRIFAS un módulo de Activo Fijo para cumplir con esta responsabilidad.
El Reglamento Núm. 11, Normas Básicas para el Control y la Contabilidad de los Activos Fijos, establece que se preparará un informe periódico a las agencias para identificar las transacciones realizadas en el módulo de Activo Fijo y así identificar cualquier error en el mismo.
El propósito de esta Carta Circular es informarles a los encargados de la propiedad que el Departamento ha desarrollado el Informe de Activo Fijo DH_AM 309 el cual está disponible en el Módulo de Activos Fijos para que el usuario pueda accesarlo directamente y realizar la verificación y conciliación de los diferentes tipos de transacciones de activos fijos.
Disposiciones Específicas
El Informe de Activo Fijo DH_AM 309 proveerá la siguiente información relacionada a las transacciones de las dependencias de inventarios: fecha de adquisición, fondo, clase de propiedad, número de propiedad, descripción, número de comprobante, perfil o Profile Id, los diferentes tipos de transacciones de activos fijos y cantidad monetaria. Para accesar al mismo en el Módulo de Activo Fijo procederá según se indica:
Paso 1:
Al entrar al Módulo de Activos Fijos, la aplicación le llevará a la pantalla de Manage Assets. Entrará al menú de Go y seleccionará la opción de Manage Assets y luego Manage Assets otra vez.
Paso 2:
Luego que haya accesado a la pantalla de Manage Assets, entrará al menú de Report, seleccionará la opción de DH_AM_309 y luego Add para crear un Run Control ID.
Nota: No se tiene que crear un Run Control ID cada vez que se ejecute el informe. Si ya tiene uno creado seleccionará la opción Update/Display.
Paso 3:
Luego aparecerá una pantalla para crear el Run Control ID. En esta escribirá una palabra que el encargado de la propiedad utilizará como contraseña y luego oprimirá OK.
Paso 4:
Después de haber entrado la contraseña en el Run Control ID aparecerá la pantalla de Manage Asset – Report – DH_AM_309, en la cual debe indicar la dependencia de inventario y el período para el cual desea el inventario.
Paso 5:
Luego de haber indicado el período deseado debe oprimir el icono de Run para obtener el resultado del Informe.
Paso 6:
El Sistema proveerá, antes de procesar el Run, la pantalla de Process Scheduler Request en la cual el usuario tiene que asegurarse que el Run Location indique Client y el Output Destination indique Window. De ser así, procederá a oprimir el icono de OK.
Paso 7:
Luego como resultado aparecerá el Informe de Activo Fijo.
Nota: El usuario que ejecuta el informe tiene que configurar en su PC la aplicación Crystal Report, de lo contrario no podrá observar los resultados. Para ello deberá comunicarse con el Centro de Coordinación del Sistema de Contabilidad Central de Gobierno (PRIFAS).
Disposiciones Generales
1. Si el informe no tiene información en el resultado debe verificar el período indicado en el mismo.
2. Los encargados de la propiedad serán responsables de conciliar las transacciones que afectan la información del Modulo de Activo Fijos contra el Informe DH_AM_309.
3. Si los encargados de la propiedad encuentran alguna diferencia entre la información entrada en el Módulo y los archivos de la agencia, prepararán y enviarán a la División de Propiedad del Negociado de Cuentas del Departamento de Hacienda el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo.
Agradecemos hagan llegar esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los empleados de la Oficina de Servicio Generales, Oficina de Finanzas y a los Encargados de la Propiedad.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda