Año Económico 1994 - 1995
Estimados Señores:
El Boletín Administrativo Núm. 3956-A, Orden Ejecutiva "Para Establecer los Controles en la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios de Lujo en el Gobierno de Puerto Rico, del 27 de enero de 1982, facultaba al Administrador de Servicios Generales, conjuntamente con el Secretarlo de Hacienda, a establecer las normas de control para la adquisición de bienes, obras o servicios de lujo y el procedimiento a seguir cuando fuera indispensable adquirir cualquier bien, obra o servicio que se hubiese declarado de lujo. A esos efectos, se emitió el 29 de marzo de 19821 la Carta Circular Núm. 1300-6-82, ASG Núm. 17-82.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de dejar sin efecto las disposiciones establecidas en dicha Circular. Mediante el Boletín Administrativo Núm. OE-1994-47 del 25 de agosto de 1994, se dejó sin efecto el Boletín Administrativo Núm. 3956-A mencionado.
Dicho Boletín dispone que la responsabilidad sobre la debida adquisición de bienes, obras y servicios en el Gobierno de Puerto Rico recae en los jefes de agencias, según lo dispone la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", sujeto a las penalidades que se establecen en dicha Ley.
Como es de su conocimiento, el Artículo 9, inciso i, de la Ley Núm. 230, claramente dispone que será deber de los jefes de las dependencias y entidades corporativas y del Secretario de Hacienda evitar aquellos gastos de fondos públicos que a su juicio sean extravagantes, excesivos e innecesarios. Se entenderá por cada uno de estos términos lo siguiente:
Extravagante - gastos fuera de orden y de lo común, contra razón, ley o costumbre; que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.
Excesivo - gasto por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que puede servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.
Innecesario - gasto por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que la dependencia o entidad corporativa pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.
Lo dispuesto en dicho Artículo fija la responsabilidad en los jefes de agencias de determinar que es lujo o no en las compras de bienes, obras y servicios.
La preocupación por el buen manejo de los fondos públicos esta atendida, además, por la mencionada Ley Núm. 230. Esta contiene disposiciones en el Artículo 9 inciso g, para los casos en que un jefe de agencia no haga buen uso de los fondos públicos. Dicho Artículo penaliza en su carácter personal a los jefes de agencias o sus representantes autorizados.
El Artículo 9, inciso g, dispone lo siguiente:
"Los jefes de las dependencias o sus representantes autorizados serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad (necesidad y corrección de todos los gastos que sometan para pago al Secretario o a un pagador debidamente nombrado por el Secretario. Responderán además, al gobierno con sus fondos o bienes personales, por cualquier pago ilegal, impropio o incorrecto, que el Secretario o un pagador hiciere por haber sido dicho pago certificado como legal y correcto por el jefe de la dependencia o por su representante autorizado".
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-6-82, ASG Núm. 17- 82, aprobada por el Secretario de Hacienda y el Administrador de la Administración de Servicios Generales el 29 de marzo de 1982.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Aprobada en San Juan de Puerto Rico, hoy día 19 de diciembre de 1994.
Manuel Díaz Saldaña Carlos Soler Aquino
Secretario de Hacienda Administrador
Administración Servicios Generales