Año Fiscal 2009 - 2010
Estimados Señores:
La Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, establece como política pública que la contabilidad del gobierno de Puerto Rico, refleje claramente los resultados de sus operaciones financieras, provea la información financiera necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto y constituya un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y otros activos del gobierno.
Se emite esta Carta Circular con el propósito de requerirle a las agencias que todo contrato debe registrarse en el Sistema PRIFAS por el importe total del mismo y estar respaldado por una obligación.
Las agencias luego de crear y aprobar el contrato en el Sistema PRIFAS, procederán a crear las obligaciones en el sistema. No obstante, debido a que el presupuesto del Fondo General se pone a la disposición de las agencias en dos porciones durante el año fiscal deberán obligar el 50% del mismo durante el primer semestre (1 de julio al 31 de diciembre) y el restante 50% en el segundo semestre (1 de enero al 30 de junio). En los casos de obligaciones relacionadas a fondos especiales las mismas se realizarán por el importe total del contrato. Cada pago relacionado con un contrato, debe estar respaldado por una obligación. Es necesario que cuando se registren las obligaciones para pagar los contratos se indique el número de contrato para cada obligación creada. En el Anejo que se acompaña se incluyen los pasos a seguir para este proceso.
Será responsabilidad de las agencias cumplir estrictamente con las instrucciones impartidas en esta Carta Circular. El Departamento de Hacienda realizará verificaciones periódicas para asegurar el fiel cumplimiento de estas disposiciones.
Las agencias que tengan dudas con relación al proceso a seguir para el registro de los contratos en el Sistema PRIFAS y las obligaciones de los mismos, así como cambios o cancelaciones de las obligaciones relacionadas con los contratos, deberán comunicarse al Centro de Control y Coordinación del Sistema de Nómina y Contabilidad Central de Gobierno (787)721-2020 Ext. 3748.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios encargados de la preparación de los contratos en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Juan C. Puig Morales
Secretario de Hacienda