Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
El Reglamento Núm. 12, Reglamento de Administración de la Flota del Gobierno, aprobado el 11 de diciembre de 1979 por la Administración de Servicios Generales, establece, entre otras cosas, la responsabilidad de los conductores de vehículos oficiales en caso de accidentes y otros gastos. En el mismo se dispone que los conductores de vehículos oficiales responderán por las violaciones a la Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico, incluyendo el monto de las multas.
Algunas agencias confrontan problemas en el proceso de la renovación anual de las licencias de los vehículos oficiales que tienen asignados, debido a un balance pendiente en multas. Este problema surge debido a que la mayoría de los conductores responsables del pago de las referidas multas de tránsito ya no trabajan en las agencias y a pesar de los esfuerzos realizados no han podido contactarlos para requerirles el pago.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer el procedimiento a seguir para el pago de las multas administrativas de tránsito a vehículos oficiales con cargo a fondos públicos e impartir las instrucciones para el cobro de las mismas a los conductores responsables.
Disposiciones Específicas
1. Las agencias serán responsables de gestionar con los conductores de vehículos oficiales, el pago de las multas que éstos incurran por violaciones a la Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico.
2. Con el propósito de determinar en cuáles vehículos oficiales se reflejan multas de tránsito, las agencias efectuarán cotejos mensuales con la Directoría de Servicios al Conductor del Departamento de Transportación y Obras Públicas para iniciar de inmediato las gestiones pertinentes para que el conductor responsable de dichas multas efectúe el pago de las mismas. En los casos de renuncia o traslado de un conductor de vehículo oficial las agencias deberán realizar dicha verificación previo a la efectividad de la misma. Las agencias con acceso a la red internacional usarán el Sistema DAVID o el que esté vigente para dicho cotejo entrando en la página http//discotech.dtop.gov.pr/.
3. Las agencias mantendrán en el expediente del vehículo de motor evidencia del cotejo mensual.
4. Cuando los vehículos oficiales tengan registradas multas administrativas de tránsito correspondientes de años anteriores, las agencias verificarán si se efectuó el pago de las mismas, de no haberse efectuado, verificarán si las gestiones de cobro realizadas han resultado infructuosas.
5. De proceder el pago de las multas, las agencias deudoras que tienen sus fondos bajo la custodia del Departamento de Hacienda y tienen el Sistema PRIFAS, completará el Modelo SC 743, Pago Interagencial con cargo a la cuenta de gasto E2990, Servicios Misceláneos, No Clasificados.
6. Las agencias que no cuenten con el Sistema PRIFAS prepararán el Modelo SC 743, en original y dos copias, junto con la Hoja de Control, Modelo SC 714 y lo someterán con la relación de multas administrativas al Negociado de Intervenciones de este Departamento para la aprobación del mismo. El Negociado retendrá una copia del modelo y le entregará el original aprobado al representante de la agencia deudora.
7. El representante de la agencia deudora entregará a la División de Servicios Técnicos en la Directoría de Servios al Conductor del Departamento de Transportación y Obras Públicas el modelo aprobado para la cancelación de las referidas multas de tránsito y para que éstos le entreguen una Hoja de Multas Canceladas para cada vehículo. Además, para que le expidan una nueva notificación para cada vehículo, libre de multas, para la renovación de la licencia o el traspaso de la misma cuando la unidad sea dada de baja como propiedad excedente y transferida a la Administración de Servicios Generales.
8. La nueva notificación deberá ser presentada conjuntamente con la Hoja de Multas Canceladas a la División de Vehículos Oficiales del Área de Transporte de la Administración de Servicios Generales quien procesará y renovará las licencias o al Área de Propiedad Excedente de la mencionada agencia para el debido traspaso de la licencia si la unidad es dada de baja y su condición permite que sea vendida, cedida o donada. Lo anterior no exime del cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento Núm. 9, Propiedad Excedente Estatal emitido por la Administración de Servicios Generales, cuando se trate del traspaso de la licencia de vehículos de motor a un nuevo dueño.
Disposiciones Generales
1. Bajo ninguna circunstancia las agencias podrán efectuar pago de multas de tránsito con cargo a fondos públicos sin haber realizado todas las gestiones pertinentes y que las mismas hayan sido infructuosas. Además, las disposiciones establecidas en esta Carta Circular no se podrán interpretar de ninguna manera como que eximen a las agencias de continuar realizando el recobro de dichos fondos.
2. Cuando el conductor no efectúe el pago de las multas, las agencias realizarán las gestiones de cobro, según las disposiciones establecidas en el Reglamento Núm. 44, Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico, aprobado por el Secretario de Hacienda el 8 de agosto de 1997.
3. Las agencias mantendrán expedientes de las gestiones de cobro realizadas para el cobro de las multas a los conductores de vehículos oficiales.
4. Será responsabilidad de las agencias llevar un registro del día, la hora y vehículo asignado a los conductores de vehículos oficiales, a los fines de contar con la información necesaria para poder fijar responsabilidades.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300- 2- 95 de 11 de julio de 1994.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a su personal, particularmente a quienes trabajan con la autorización de uso de vehículos oficiales y a todos los conductores de vehículos oficiales.
Cordialmente,
Juan Carlos Méndez Torres
Secretario de Hacienda