Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
Este Departamento emite cheques a entidades privadas por concepto de deducciones que se hacen a los empleados. Dichas deducciones corresponden al pago de obligaciones u otras retenciones personales solicitadas por el Tribunal o el empleado. En ocasiones las agencias tienen que cancelar estos cheques porque se emitieron incorrectamente o porque su pago no procede, o los mismos caducaron porque no fueron reclamados.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir por las agencias para cancelar los cheques de pagos misceláneos, cómo proceder cuando se establezca una reclamación y el proceso para la emisión del nuevo cheque.
Disposiciones Específicas
1. Las agencias, al recibir los cheques para el pago de los descuentos efectuados en las nóminas de sueldo, verificarán que los mismos procedan. Si hay cheques que salieron con algún error prepararán la cancelación del mismo. Para esto utilizarán el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal.
2. Cancelación de Cheques con Menos de Seis Meses:
a. Las agencias utilizarán el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal cuando deban cancelar un cheque de pagos misceláneos que tenga menos de seis meses de emitido. Dicho Modelo lo prepararán en original y dos copias. Enviarán el original y una copia a la División de Contaduría General del Área del Tesoro del Departamento de Hacienda junto con el Modelo SC 714, Hoja de Control, PRIFAS, y retendrán una copia para sus archivos. Con dicho Modelo acompañarán el cheque a cancelar marcado en la parte del frente con un sello que lea Cancelado y con la firma del Secretario de Hacienda mutilada.
b. Cuando una agencia cancele un cheque que tenga menos de seis meses de emitido y proceda la reemisión del mismo la agencia preparará el Modelo SC 710 con la siguiente entrada:
A1013 – 793 – 0250000 – XXXX
L5610 – 793 – 0250000 – XXXX
c. Enviará el mismo al Área del Tesoro y ésta preparará el Modelo SC 735, Comprobante de Pago (SV) para que se emita el nuevo cheque. La entrada que generará el Modelo SC 735 será la siguiente:
L5610 – 793 – 0250000 - XXXX
A1012 – 793 – 0250000 - XXXX
d. Si no procede la reemisión del cheque hay que revertir los fondos a la cuenta de origen. La entrada será la siguiente:
A1013 – XXX – XXXXXXX – XXXX
EXXXX – XXX – XXXXXXX – XXXXX – XXX – XXXX
e. Una vez la División de Contaduría General verifique que el Modelo SC 710 esté correcto y se procese el Modelo SC 735, enviarán el Modelo SC 710 a la División de Conciliación del Negociado de Cuentas del Área de Contabilidad Central para su aprobación. Una vez contabilizado enviarán una copia del Modelo SC 710 a la Sección de Control de Datos Administrativos del Área de Tecnología de Información junto con los cheques para sacarlos del informe de cheques en circulación.
3. Cancelación de Cheques con Más de Seis Meses:
a. Los cheques que tengan más de seis meses de emitidos y estén pendientes de pago se cancelarán automáticamente y su importe ingresará a la cuenta L5610 – 793 – 0250000 – XXXX.
b. Los cheques cancelados antes del 1 de julio de 2003 (Ley Núm. 264 del 5 de septiembre de 2003) se contabilizaron en la cuenta L5973 contra la cuenta de caja A1013. En los casos de reclamaciones de estos cheques se procederá según se indica:
1) Cuando procede la reemisión del mismo, la agencia preparará un Comprobante de Jornal, Modelo SC 710, con la siguiente entrada:
L5973 – 793 – 0250000 – XXXX
L5610 – 793 – 0250000 - XXXX
2) Enviará el mismo a la División de Contaduría General del Área del Tesoro, quien luego de verificar que el mismo esté correcto, preparará el Modelo SC 735, Comprobante de Pago (SV). La entrada que generará el SC 735, será la siguiente:
L5610 – 793 – 0250000 – XXXX
A1012 – 793 – 0250000 – XXXX
3) Si no procede la reemisión del mismo los fondos revierten a la cuenta de origen y las entradas serán las siguientes:
L5973 – 793 – 0250000 – XXXX
A1013 – 793 – 0250000 – XXXX
A1013 – XXX – XXXXXXX – XXXX
EXXXX – XXX – XXXXXXX – XXXXX – XXX - XXXX
c. Para las reclamaciones de cheques emitidos luego del 1 de julio de 2003 (Ley Núm. 264 del 5 de septiembre de 2003) la agencia preparará el Modelo SC 811, Reclamaciones de Cheques y lo enviará al Área del Tesoro del Departamento de Hacienda. Si procede la reemisión del cheque, el Área del Tesoro preparará el Modelo SC 735, Comprobante de Pago (SV) con la siguiente entrada:
L5610 – 793 – 0250000 – XXXX
A1012 – 793 – 0250000 - XXXX
Disposiciones Generales
1. Las agencias tomarán las medidas necesarias para cancelar los referidos cheques tan pronto se percaten que los mismos no proceden.
2. El Área del Tesoro y el Negociado de Cuentas, hasta donde sea posible, darán trámite especial a los mencionados comprobantes.
Esta Carta Circular deroga las Cartas Circulares Núm. 1300-6-90 aprobada el 27 de noviembre de 1989 y la 1300-12-91 aprobada el 10 de octubre de 1990.
Agradeceremos hagan llegar esta carta circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los que tengan a cargo la preparación y trámite de las cancelaciones de cheques que se preparan para el pago de los descuentos efectuados en las nóminas de sueldo.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda