Carta Circular de Contabilidad Central Núm. 1300-08-06 (Derogada)

Año Económico 2006

Estimados Señores:

I. SEGURO SOCIAL

Actualmente existen 89 agencias que están bajo el Gobierno Central del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, que para propósitos del Seguro Social Federal, el Gobierno Central constituye un solo patrono y por tal razón se utiliza un solo número de identificación patronal (660-43-3481) para identificar todos los documentos y pagos que se radican ante dicha Agencia Federal.

Existe una excepción a esta regla y es en los casos de las Agencias que procesan nóminas a través de los Pagadores Especiales. En estos casos la Oficina del Seguro Social Federal asigna un número de identificación patronal a cada uno de los Pagadores Especiales quienes son responsables en su carácter personal de todo lo relacionado con la radicación de las planillas trimestrales del seguro social y del pago de las retenciones realizadas a los empleados y la aportación patronal.

Las Agencias son responsables de preparar sus respectivas nóminas a través del sistema conocido como RHUM o a través de los Pagadores Especiales. 

En los casos de la nómina de los empleados de las Agencias procesadas por el Sistema RHUM, el Departamento de Hacienda es responsable de emitir los cheques, hacer los pagos del seguro social, preparar las planillas trimestrales de seguro social y preparar los formularios de Comprobantes de Retención de Contribución sobre Ingresos de Individuos 499R-2/W-2 PR (en adelante Comprobantes de Retención). Dichos Comprobantes son entregados a las Agencias para su distribución.

Los Pagadores Especiales que procesan las nóminas de los empleados de sus Agencias son responsables de hacer los pagos por concepto del seguro social, preparar las planillas trimestrales de seguro social y los Comprobantes de Retención.

En los casos en que los empleados extravíen o soliciten un duplicado del Comprobante de Retención o que se requiera preparar el formulario de Corrección a los Comprobantes de Retención (499R-2c/W-2c PR), las Agencias son responsables de solicitar los mismos por escrito en la Oficina 511 del Departamento de Hacienda, Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada del Negociado de Procesamiento de Planillas. La solicitud debe incluir el número de identificación patronal y el número de la agencia. Cualquier duda puede comunicarse al (787) 721-2020 extensión 4511.

Al preparar los formularios las Agencias utilizarán los siguientes números de identificación: 

Esta instrucción no aplica a los pagadores especiales quienes utilizarán el número de seguro social patronal asignado a ellos. Estos son los siguientes: 

II. CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS RETENIDA A LOS EMPLEADOS

Mediante la Carta Circular Núm. 1300-05-02 se proveyó una lista de las Agencias que componen el Gobierno Central y que no tendrían que cumplimentar la Planilla Trimestral de Patronos (Formulario 499 R-1B), por ser el Gobierno de Puerto Rico un solo patrono y por ser el Departamento de Hacienda la agencia responsable de procesar las nóminas de dichas agencias, de contabilizar las mismas en sus respectivas cuentas presupuestarias y de preparar los Comprobantes de Retención.

No obstante, las Agencias que no tramitan sus nóminas a través de RHUM son responsables de preparar tanto sus Planillas Trimestrales de Seguro Social así como sus Comprobantes de Retención, el Estado de Reconciliación de Contribución Sobre Ingresos Retenida y la Planilla Trimestral Patronal de Contribución sobre Ingresos Retenida.

El trámite de adquirir estos Comprobantes de Retención es de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Departamento. Los mismos deben ser rendidos no más tarde del 31 de enero del año corriente.

Para rendir los Comprobantes de Retención, si son cinco o más, debe solicitar un código de acceso y número de control para los mismos. El mismo debe ser solicitado mediante una carta oficial de la agencia. Esta puede enviarse a través de fax a los números (787) 977-3806, (787) 977-1337 ó (787) 977-1338.

Dicha carta debe contener el nombre del agente retenedor, el número de cuenta patronal, número que identifica la agencia y la cantidad de Comprobantes de Retención a ser solicitados. De ser solicitados personalmente, debe añadir en la carta el nombre de la persona autorizada a recibir los mismos y presentar una identificación con foto. Este trámite debe hacerlo cada año a partir del 15 de diciembre.

Si desea reproducir formularios sustitutos de Comprobantes de Retención, deberá solicitar autorización a la División de Formas y Publicaciones, no más tarde del 15 de noviembre de 2005. Para información adicional o aclarar cualquier duda relacionada con formularios sustitutos, puede llamar al (787) 721-2020, extensiones 2653 y 2631.

III. CONTRIBUCION RETENIDA POR SERVICIOS PRESTADOS

Toda Agencia que haga pagos a una persona dedicada a industria o negocio en Puerto Rico por servicios prestados debe informar los ingresos pagados a través de una Declaración Informativa (Formularios 480.6A ó 480.6B). Estos formularios deben ser solicitados de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Departamento. Los mismos deben ser rendidos no más tarde del 28 de febrero del año corriente.

Para rendir las Declaraciones Informativas, si son cinco o más, debe solicitar un código de acceso y número de control para las mismas. El mismo debe ser solicitado mediante una carta oficial de la agencia. Esta puede enviarse a través de fax a los números (787) 977-3806, (787) 977-1337 ó (787) 977-1338.

Dicha carta debe contener el nombre del agente retenedor, el número de cuenta patronal, número que identifica la agencia y la cantidad de Declaraciones Informativas a ser solicitadas. De ser solicitadas personalmente, debe añadir en la carta el nombre de la persona autorizada a recibir las mismas y presentar una identificación con foto. Este trámite debe hacerlo cada año a partir del 15 de diciembre.

Si desea reproducir formularios sustitutos de Declaraciones Informativas, deberá solicitar autorización a la División de Formas y Publicaciones, no más tarde del 2 de enero de 2006. Para información adicional o aclarar cualquier duda relacionada con formularios sustitutos, puede llamar al (787) 721-2020, extensiones 2653 y 2631.

IV. RADICACION EN MEDIOS MAGNETICOS

Le informamos que la Ley Núm. 243 del 2 de septiembre de 2004 dispone que todo patrono o agente retenedor que tenga la obligación de rendir 5 o más Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas deberá radicar los mismos utilizando medios magnéticos.

El medio magnético que nos suministre debe cumplir con las especificaciones contenidas en la Publicación 05-01 “Form 499R-2/W-2PR (Copy A) Magnetic Media Reporting Requirements for Tax Year 2005” y en la Publicación 05-02 “Informative Returns-Magnetic Media Reporting Requirements for Tax Year 2005”.

En este caso, sus números de control serán asignados mediante el Modelo SC 6104 (PRITAS), Notificación a Patronos y Agentes Retenedores, Código de Acceso y Números de Series.

Para aclarar cualquier duda puede enviar un correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr. Si no tiene acceso al internet, puede comunicarse al (787) 721-2020, extensión 4511 o enviar un fax al (787) 977-1337 ó (787) 977-1338.

Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a todos los empleados encargados de tramitar nóminas y pagos a suplidores.

Cordialmente,

Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda