Año Económico 2001
Estimados Señores:
La Ley Núm. 45 del 25 de febrero de 1998, Ley de Relaciones del Trabajo para el Servicio Público de Puerto Rico, concede el derecho a organizarse en sindicatos y a negociar colectivamente a los trabajadores del Gobierno Central a quienes no les aplica la Ley Núm. 30 del 8 de mayo de 1945. Dispone, además, sobre la deducción de cuota a favor de la Organización Sindical certificada como representante exclusivo de una unidad apropiada por la Comisión de Relaciones del Trabajo del Servicio Público.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones a seguir por las agencias que procesan sus nóminas a través del Área de Tecnología de Información (ATI, antes Área de Sistemas de Información) de este Departamento, para efectuar los descuentos en sueldo para el pago de cuota establecido en la Ley Núm. 45.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. La Comisión de Relaciones del Trabajo del Servicios Público (Comisión) expedirá una certificación de representante exclusivo al Organismo Sindical (Organización) que obtenga la mayoría absoluta del total de los empleados dentro de una unidad apropiada de trabajo.
2. La Organización solicitará por escrito a la Oficina de Recursos Humanos de la agencia donde prestan servicios sus afiliados, con copia de la certificación que le otorgara la Comisión como representante exclusivo, que le asigne una clave para el pago de cuota mediante descuento en sueldo.
3. La Oficina de Recursos Humanos de la agencia verificará que la carta de la Organización incluya copia de la certificación expedida por la Comisión. De no incluirla, se comunicará con ésta para informarle que sin dicha copia no podrá procesar su solicitud. De estar completa, solicitará por escrito a ATI que se asigne una clave a la Organización para el descuento de cuota. Dicha solicitud deberá incluir la copia de la certificación expedida por la Comisión a la Organización como representante exclusivo.
4. ATI verificará que la agencia acompañe con la solicitud copia de la certificación expedida por la Comisión a la Organización. De estar completa, le notificará a la Organización la clave asignada. Dicha notificación será por escrito, con copia a la agencia.
5. Los empleados autorizarán los descuentos en sueldo mediante el formulario que para este fin le provea la Organización. Deberán entregar dicho formulario a la persona designada por la Organización. Será responsabilidad de la Organización entregar los formularios debidamente completados a la agencia en la cual trabajan sus afiliados.
6. La Organización preparará una lista en la cual indicará el nombre y número de seguro social del afiliado, el importe a descontar para el pago de cuota y la fecha de efectividad del descuento. Dicha lista deberá estar certificada por el presidente de la Organización, o su representante autorizado.
7. La agencia entrará al Sistema Nómina el cambio para descontar el pago de cuota del sueldo del afiliado, pero la fecha de efectividad del mismo será la certificada por la Organización en la lista antes mencionada.
8. Dentro de los primeros cinco días laborables del mes después de la fecha de pago, ATI enviará a cada agencia una lista por Organización Sindical con el detalle de los descuentos en sueldo efectuados a los empleados acogidos a dicha Organización.
9. Mensualmente, ATI proveerá al Área del Tesoro de este Departamento, una lista de descuento en nómina correspondiente a las Organizaciones Sindicales. En el informe Distribución de Pago Ley 45, el total de descuento por Organización incluye las retenciones hechas y cancelaciones procesadas durante el mes.
10. El Área del Tesoro preparará un Comprobante de Pago por cada Organización Sindical por el importe neto que emite el informe.
11. La División de Pagaduría del Área del Tesoro de este Departamento, entregará el cheque emitido y copia del referido informe al representante autorizado de la Organización Sindical dentro de los primeros cinco días laborables del próximo mes al que corresponde los descuentos.
Disposiciones Generales
1. El importe descontado al afiliado para el pago de cuotas a la Organización se contabilizará en la Cuenta de Pasivo L5610, Descuentos a Pagar Efectuados en la Nómina Regular de Sueldos, bajo el Fondo 793, Fondo de Depósitos Especiales, con el código de agencia 025.
2. Las autorizaciones de descuento en sueldo a favor de una Organización sólo se cancelarán cuando el afiliado renuncie o se traslade a otra agencia. En los casos de traslados donde la nueva agencia tiene a la misma Organización como representante exclusivo y éste decide afiliarse, el afiliado deberá llenar una nueva solicitud de descuento en sueldo.
3. Los empleados que estén en licencia sin sueldo se comunicarán con su Organización para acordar la forma en que continuarán efectuando los pagos de cuotas. Cuando se reintegren al servicio, será su responsabilidad verificar en el talonario del cheque que se le descontó la cuota correspondiente a ese mes. De no efectuarse el descuento, será responsabilidad del afiliado pagar directamente la misma a la Organización. Además, deberá comunicarse con la Oficina de Recursos Humanos de su agencia para que efectúe el cambio en nómina para incluir dicho descuento.
4. El afiliado hará las reclamaciones por descuentos indebidos de cuotas directamente a la Organización a la cual éste pertenece.
5. Las agencias son responsables de verificar que la Organización esté incluida en el Registro de Suplidores del Sistema PRIFAS. De no estar, deberán preparar el Modelo SC 730, Registro de Suplidores.
6. En caso de cancelaciones de cheques, procederán de acuerdo con las instrucciones establecidas por el Secretario de Hacienda para cancelar un cheque emitido por el Sistema RHUM. Las cancelaciones de cheques se reflejarán en el pago del mes en que se hagan las cancelaciones.
Agradeceré hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a todos los funcionarios de sus Organismos, especialmente a los de la Oficina de Recursos Humanos.
Recuerden, en Hacienda estamos para servirles.
Cordialmente,
Xenia Vélez Silva
Secretaria de Hacienda