Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
I. Trasfondo y Base Legal
La Ley de Gobierno Electrónico, Ley Núm. 151 de 22 de junio de 2004, según enmendada, adoptó como política pública del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico la incorporación de las tecnologías de información a los procedimientos gubernamentales. Dicha Ley establece como deber de todas las agencias el desarrollar las actividades y gestiones necesarias dirigidas a incorporar activamente el uso de tecnologías de información y telecomunicaciones en el funcionamiento gubernamental.
A. La Administración de Documentos Públicos - En General
Por su parte, la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, mejor conocida como la “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico” se creó con el propósito de establecer un Programa Sistemático de Conservación de Documentos que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen conservarse por mucho más tiempo, y la disposición de aquellos que no solamente carecen de valor permanente sino que además han perdido toda utilidad administrativa. Dicha Ley impuso responsabilidades específicas a los funcionarios públicos que ocupan cargos de dirección en organismo gubernamentales, a los efectos de establecer y mantener un programa activo de administración de documentos públicos, crear conciencia sobre la importancia de los documentos para la administración pública y actualizar dicha legislación con las realidades administrativas vigentes.
La Ley Núm. 5 incluye en la definición de documento público aquellos documentos producidos de forma electrónica.
Dicha Ley en su Artículo 4 incisos a, b, c, d, e y Artículo 4-A incisos 1, 2 y 3 faculta al Administrador de la Administración de Servicios Generales a supervisar, dirigir y reglamentar todo lo relacionado con la creación, uso, conservación y disposición de documentos públicos. De igual forma, el Artículo 4 incisos c (2) faculta al Secretario de Hacienda a promulgar las reglas en cuanto a la conservación de documentos fiscales o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales.
La Administración de Servicios Generales conforme al Artículo 20 de la Ley Núm. 164 del 23 de julio de 1974, según enmendada, está facultada a administrar y supervisar la conservación y utilización de documentos públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Públicas y Municipios por lo que el 15 de noviembre de 1991, creó el Reglamento Núm. 4284 para la “Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva”.
B. La Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal
De conformidad con la autoridad conferida por la Ley Núm. 5, el Departamento de Hacienda aprobó el Reglamento Núm. 23 (2da Rev.), “Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales” y el Suplemento 1, “Guías de Documentos Fiscales de los Municipios, para Fijar Periodos de Conservación”, con el propósito de establecer las normas y guías relativas a la conservación de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de las cuentas y operaciones fiscales para las dependencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
De otra parte, la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, declara como política pública el que la contabilidad del Gobierno de Puerto Rico refleje claramente los resultados de sus operaciones financieras, provea la información financiera necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto, y constituya un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y otros activos del gobierno. El Artículo 4 de la Ley Núm. 230 dispone que el Secretario de Hacienda será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas. En ese contexto, el Artículo 6 de la Ley Núm. 230 dispone que la jurisdicción del Secretario de Hacienda sobre las cuentas, comprobantes, expedientes y demás documentos y transacciones fiscales es exclusiva.
C. “Check 21 Act”
El 28 de octubre de 2003, se firmó la Ley federal “Check Clearing for the 21st Century”, conocida como “Check 21 Act”, la cual entró en vigor el 28 de octubre de 2004. El propósito principal de esta legislación es mejorar la eficiencia en los sistemas de pago de cheques en la nación al promover el sistema de intercambio de cheques en forma electrónica y autorizar un instrumento negociable conocido como Cheque Sustituto, como una medida para facilitar la implantación del sistema de intercambio electrónico de cheques.
Dicho Cheque Sustituto, en las instancias en que sea utilizado, tendrá la misma validez legal que el original. El Cheque Sustituto se crea directamente de la imagen del cheque original, contiene el frente, dorso y todos los endosos que contiene el cheque original, y además, contiene una leyenda que lo identifica como copia legal de su original. Solamente las imágenes que cumplan con estos requisitos se considerarán Cheques Sustitutos.
A tenor de lo dispuesto en el Check 21 Act, en Puerto Rico las instituciones financieras, incluyendo el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico, han comenzado el proceso de intercambio de cheques electrónicamente a partir del 1 de julio de 2007. El intercambio de cheques en forma electrónica conlleva que la institución financiera que reciba inicialmente un cheque, procederá a digitalizarlo, levantando una imagen del cheque en un medio electrónico, y simultáneamente procederá a truncar o destruir el original del mismo. De esta manera, la presentación para el cobro se efectuará electrónicamente mediante imágenes digitales.
Como consecuencia de lo anterior, a partir de la fecha antes indicada, las instituciones financieras no estarán entregando a las agencias, Corporaciones Públicas, Municipios y demás dependencias del Estado Libre Asociado el original de los cheques cancelados. En cambio, se recibirán las imágenes de los cheques cancelados por ambos lados a través de un medio electrónico de los disponibles en el mercado, según especificado, de tiempo en tiempo, por el Departamento de Hacienda.
No obstante, en el caso en que un cheque resulte devuelto, o de ser necesario el original de un cheque cancelado para algún propósito legal, se podrá solicitar a las instituciones financieras que produzcan un Cheque Sustituto, conforme a lo dispuesto por el Check 21 Act.
II. Determinación
A los fines de atemperar los procedimientos relativos a la custodia, control y conservación de cheques a nivel gubernamental a la política pública esbozada por la Ley del Gobierno Electrónico y a las disposiciones del Check 21 Act, se promulga la presente carta circular. A través de ésta, se notifica a los Secretarios y Directores de las Agencias Ejecutivas, Directores de Corporaciones Públicas y Alcaldes, que en lugar de recibir los cheques cancelados en original para su custodia, control y conservación, se estará aceptando para los fines descritos las imágenes digitalizadas por ambos lados de los mismos conforme a lo dispuesto por el Check 21 Act. La entrega de la imagen digitalizada de los cheques cancelados por ambos lados para su custodia, control y conservación, se entenderá cumple con lo dispuesto por el Reglamento 4284 y el Reglamento 23 antes mencionados. Se les notifica, además, sobre la aceptación del Cheque Sustituto para uso solamente en los casos en que un cheque resulte devuelto sin pagar y, a manera de excepción, para otros fines legales en que el original de un cheque sea requerido.
Se instruye a las Agencias de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Públicas, Municipios y demás dependencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, remitir copia de las disposiciones de la presente carta circular a los Administradores de Documentos Públicos y demás funcionarios concernientes de sus respectivos organismos, a los fines de implantar procesos uniformes para el manejo, conservación y disposición de la imagen digitalizada de los cheques cancelados por ambos lados o cheques digitalizados, conforme lo establece el Reglamento 4284, el Reglamento 23 (2da Rev.) y el Suplemento 1.
III. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata.
Cordialmente,
Juan Carlos Méndez Torres Lcdo. Gil A. Rodríguez Ramos
Secretario Administrador
Departamento de Hacienda Administración de Servicios Generales