Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
La Ley Núm. 63 del 17 de junio de 1966, enmendada, dispone entre otras cosas, que el Administrador del Fondo del Seguro del Estado está autorizado a tasar e imponer a todo patrono regular o permanente de obreros y empleados, cuotas anuales sobre el importe total de los sueldos pagados por dicho patrono a obreros y empleados.
El propósito de esta Carta Circular es establecer el procedimiento a seguir por las agencias, que procesan sus nóminas a través del Área de Tecnología de Información de este Departamento, para efectuar los pagos de la aportación patronal al Fondo del Seguro del Estado por concepto de seguro de empleados. También, tiene como propósito informar los ingresos que aplican al pago patronal del Fondo del Seguro de Estado.
Disposiciones Específicas
1. El Fondo del Seguro del Estado notifica anualmente, mediante carta, el tipo de prima aplicable a cada agencia por concepto de seguro de empleados. Las agencias autorizadas a entrar la data de la nómina para ser procesada por el Área de Tecnología de Información serán responsables de aplicar el tipo de prima correcto de acuerdo a lo establecido por el Fondo del Seguro del Estado.
2. Mensualmente el Área de Tecnología de Información proveerá al Área del Tesoro del Departamento de Hacienda, la lista de Sueldos Pagados y Pagos de Póliza al Fondo del Seguro del Estado. La misma indica los descuentos en nómina correspondientes al pago de las pólizas.
3. La División de Contaduría General del Área del Tesoro, con el total de la lista antes mencionada, hará una transferencia electrónica al Fondo del Seguro del Estado para el pago de las pólizas, dentro de los primeros 8 a 10 días laborables del mes siguiente a que corresponde el pago.
4. Con el número del aviso de la transferencia, dicha Área preparará, en el Sistema PRIFAS, un comprobante de pago para contabilizar la transferencia efectuada.
5. El Área del Tesoro imprimirá una copia del comprobante de pago y lo retendrá con la lista y copia del aviso de la transferencia electrónica para futuras auditorías.
6. En los casos de servicios personales pagados por Oficiales Pagadores Especiales, los pagos de la aportación patronal serán hechos por los OPE mediante cheque al Fondo del Seguro del Estado. En el caso de cancelaciones de cheques procederán de acuerdo con las instrucciones establecidas por el Secretario de Hacienda, en el Reglamento Núm. 9, Normas básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda.
7. El Oficial Pagador Especial que no tenga autorizado el objeto de gasto E2810 – Seguro de Empleados – Compensación a Obreros, solicitará al Negociado de Intervenciones de este Departamento una enmienda a su Carta de Nombramiento con un estimado del importe máximo a pagar por dicho concepto.
Disposiciones Generales
1. El importe de las primas a pagar al Fondo del Seguro del Estado por concepto de Seguro de Empleados se contabilizará a la cuenta L5610 Primas y Descuentos a Pagar Efectuados en la Nómina Regular de Sueldos, bajo el Fondo 793 con el código de agencia 025.
2. Las agencias responsables de entrar la data de la nómina para ser procesada por el Área de Tecnología de Información se asegurarán de aplicar y hacer el cómputo correctamente de acuerdo al tipo de prima establecido por el Fondo del Seguro del Estado correspondiente a su agencia.
3. Los "earnings codes" que actualmente se les aplica el pago patronal del Fondo del Seguro de Estado se incluyen en el Anejo.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-15-04 del 31 de octubre de 2003.
Agradeceré hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios de sus organismos, especialmente a los de la Oficina de Recursos Humanos.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda