Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados señores:
Mediante la Carta Circular 1300-10-12 se les informó que el Departamento de Hacienda había comenzado un proyecto para que todo desembolso a los Suplidores se realizara mediante transferencia electrónica. El mismo aplicaría exclusivamente a las agencias que utilizan la aplicación PRIFAS 7.5.
Como parte de este proceso el Departamento requirió a los Suplidores que completaran, a través de la Internet, el Modelo SC 733, Autorización y Acuerdo para el Pago Electrónico de Suplidores para obtener la autorización para el depósito electrónico, así como información de su cuenta de banco.
En el mes de enero se comenzó el proceso de pago mediante transferencia electrónica. Sin embargo, hemos encontrado casos en que el banco rechaza los pagos por situaciones como por ejemplo: la cuenta bancaria está cerrada o el número de la cuenta de banco esta incorrecto.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de informar a las agencias sobre el proceso a seguir en caso de cualquier rechazo relacionado al pago electrónico a los Suplidores.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. El Banco Gubernamental de Fomento envía, tanto a la Agencia como al Área del Tesoro de este Departamento, un archivo electrónico con la descripción del rechazo de la transferencia electrónica al Suplidor (ACH Returns Notification Report).
2. La Agencia al recibir el mismo procederá según se indica:
a. Se comunicará con el Suplidor que recibió el rechazo del pago electrónico para informarle la situación y requerirle que actualice o corrija la información de su cuenta bancaria a través de la página de Internet del Departamento de Hacienda en la siguiente dirección: https://arra.hacienda.gobierno.pr/suplidoresweb/.
b. Preparará el Modelo SC 742.1, Cancelación de Cheques-Suplidores, para cancelar la transferencia electrónica rechazada y enviará el mismo al Área del Tesoro acompañado del informe de rechazo del BGF descrito en la disposición 1. En el Modelo debe marcar la Opción de Cancelación: Reabrir Comprobante - Retener.
c. La Agencia informará al Suplidor que, además de llenar la información en la página de Internet deberá imprimir y digitalizar el Formulario SC 733, así como un cheque cancelado de su cuenta y someterlo por Internet con su solicitud. En los casos en que el Suplidor sólo tenga una cuenta de ahorro, deberá presentar una certificación del banco donde provea el número de cuenta, ruta y tránsito y su nombre. Deberá digitalizar la misma para acompañarla como evidencia en la solicitud electrónica.
d. Entregará en la Sección de Deuda y Registro de Suplidores evidencia que el Suplidor realizó la corrección a través de la página de Internet del Departamento de Hacienda.
3. La Sección de Deuda y Registro de Suplidores, al recibir la notificación automática del Sistema de los cambios realizados por el Suplidor procederá a verificar y aprobar los mismos en el Sistema.
4. Luego de realizar la aprobación, la Sección de Deuda y Registro de Suplidores, le notificará al Área del Tesoro para que proceda a reprogramar la nueva transferencia electrónica a nombre del Suplidor.
Las agendas están autorizadas a reproducir el Modelo SC 733 en sus propias facilidades, igual al diseño que se acompaña. El mismo está disponible en formato electrónico para aquellas agendas que así lo soliciten.
DISPOSICIONES GENERALES
1. Para comunicarse con la Sección de Deuda y Registro de Suplidores pueden llamar al (787) 721-2020 exts. 2383, 2384 o 2386.
2. Para comunicarse con el Área del Tesoro, pueden llamar al (787) 721-2020 ext. 2770 0 2765.
3. Las agencias están autorizadas a reproducir el Modelo SC 742.1 en sus propias facilidades, igual al diseño que se acompaña. El mismo esta disponible en formato electrónico para aquellas agencias que así lo soliciten.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda