Año Fiscal 2009 - 2010
Estimados Señores:
En la Carta Circular 1300-1-99, Delegación de Entrada de Datos de las Transacciones que procesan las Agencias a través del Sistema de Contabilidad Central PRIFAS, de 9 de julio del 1998, establece las instrucciones a seguir por las agencias a las que se les delegue la entrada de datos, así como la aprobación de ciertas transacciones financieras. Además, en la Carta Circular 1300-04-99, Delegación de Preintervención en las Agencias, de 23 de julio de 1998, se delegó en las agencias cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda la preintervención de las transacciones que afectan la contabilidad central.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de requerirles a las agencias el rápido procesamiento de los documentos necesarios para viabilizar y efectuar el pago a los proveedores de bienes y servicios prestados a las agencias del gobierno. Además, para establecer nuevas directrices relacionadas con la entrega de la factura por el Suplidor y tiempo límite para entrar la factura al Sistema PRIFAS.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1- Será responsabilidad de las agencias exigirle al Suplidor entregar la factura en no más de diez (10) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio. Dicho requerimiento deberá ser incluido en las cláusulas de contratación con el suplidor.
a- Todas las facturas de periodos en o antes del 30 de junio de 2009 deben ser entradas no más tarde del 31 de julio de 2009. La agencia será responsable de exigirle al Suplidor las facturas correspondientes a este periodo y que aún no se han recibido.
b- Toda factura de un mes en particular tendrá que ser entrada a PRIFAS no más tarde del último día del mes siguiente. Esto se realizará consecutivamente para cada mes del año.
c. No se permitirá entrar más de una factura por comprobante de pago en PRIFAS. Cada factura tendrá su comprobante de pago individual.
d- La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, dispone, entre otras cosas, en el Artículo 8 b que no se podrá comprometer, gastar u obligarse en un año económico, cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por la ley para dicho año.
e- Bajo ningún concepto se permitirá afectar el presupuesto vigente con obligaciones o gastos relacionados con bienes o servicios del año fiscal anterior. Será responsabilidad de la agencia asegurar el fiel cumplimiento de esta disposición. En caso de identificar posibles sobregiros la agencia tendrá que hacer sus ajustes para evitar los mismos.
f- El Departamento de Hacienda dará seguimiento al fiel cumplimiento de esta disposición.
Las disposiciones establecidas en esta Circular aplicarán durante este año fiscal y años fiscales futuros. La misma está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias, especialmente a los responsables de la preintervención de los documentos que afectan la contabilidad central.
Cordialmente,
Juan Carlos Puig
Secretario de Hacienda