Mediante el Boletín Informativo Núm. 12-14 del 27 de diciembre de 2012 (BI 12-14), el Departamento de Hacienda (Departamento) notificó a todos los Patronos y Especialistas en Planillas el establecimiento de una aplicación electrónica gratuita para Ia preparación y radicación del Formulario 499 R-1B, mejor conocido como Ia Planilla Trimestral Patronal de Contribución sobre Ingresos Retenida por Patronos y por Especialistas en Planillas (Planilla Trimestral).
Además, el Bl 12-14 anunció que el proceso de preparación y radicación electrónica de Ia Planilla Trimestral comenzó de forma voluntaria para el trimestre que terminó el 31 de diciembre de 2012 y que el proceso sería compulsorio para todos los patronos efectivo para el trimestre terminado el 31 de marzo de 2013. Estas planillas vencen el próximo 30 de abril de 2013.
Conforme a esto, una Planilla Trimestral que no sea radicada electrónicamente, no se considerará radicada en el Departamento, y le será aplicable las penalidades establecidas en Ia sección 6030.01 del Código.
Cumpliendo con nuestro compromiso de mantenernos en un proceso continuo de mejoramiento, que nos permita utilizar al máximo nuestra tecnología y Ia capacidad de nuestros recursos humanos, este Boletín Informativo tiene el propósito de anunciar varias mejoras a Ia aplicación electrónica para Ia preparación y radicación de Ia Planilla Trimestral.
También deseamos informar sobre el procedimiento de radicación de alto volumen, mejor conocido como "bulk filing", de las Planillas Trimestrales que estará disponible para las compañías de Especialistas en Planillas que preparen y radiquen más de 250 Planillas Trimestrales para un trimestre.
Finalmente, mediante este Boletín Informativo deseamos reiterar que Ia obligación de radicar Ia Planilla Trimestral mediante Ia aplicación electrónica es de forma compulsoria para Ia Planilla Trimestral correspondiente al trimestre terminado el 31 de marzo de 2013.
Mejoras a Ia Aplicación Electrónica de Preparación y Radicación de Ia Planilla Trimestral
El Departamento ha estado evaluando alternativas para el mejoramiento de Ia Aplicación Electrónica para Ia Preparación y Radicación de Ia Planilla Trimestral. A continuación, resumimos los cambios mas significativos que hemos realizado a Ia aplicación:
1. La radicación electrónica de Ia Planilla Trimestral en Original, comenzando con Ia del Trimestre que terminó el 31 de marzo de 2005.
Efectivo el 1 de abril de 2013, los Patronos y Especialistas en Planillas deberán utilizar Ia aplicación electrónica de preparación y radicación de Ia Planilla Trimestral, para radicar cualquier Planilla Trimestral en Original. Este requisito aplicará a las Planillas Trimestrales comenzando con Ia del trimestre que terminó el 31 de marzo del 2005.
No deberá utilizarse el Formulario 499 R-1B, para radicar ninguna Planilla Trimestral en original, de los trimestres que comiencen· del 1 de enero de 2005 en adelante.
Si un Patrono o Especialista necesita radicar una Planilla Trimestral en original, correspondiente a un trimestre previo al primer trimestre del año 2005, deberá utilizar el Formulario 499 R-1B.
En estos casos, Ia Planilla Trimestral deberá ser radicada únicamente por correo a Ia siguiente dirección:
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DEPARTAMENTO DE HACIENDA |
2. La radicación electrónica de una segunda enmienda a una Planilla Trimestral originalmente radicada y enmendada electrónicamente.
Efectivo el 1 de abril de 2013, los Patronos y Especialistas en Planillas podrán realizar todas las enmiendas que sean necesarias a las Planillas Trimestrales que hayan sido radicadas en su origen en formato electrónico. Los Patronos y Especialistas tendrán acceso a estas enmiendas en el área conocida como "Historial de Contribuciones". Cada enmienda poseerá la fecha y hora exacta de su radicación.
Esta mejora a la aplicación permite que no sea necesario el procedimiento de radicar una "Segunda Enmienda" en papel, según se había dispuesto en el Bl 12-14. Por lo tanto, mediante este Boletín Informativo deseamos revocar lo originalmente dispuesto en el Bl 12-14 sobre el proceso de una "Segunda Enmienda" de una Planilla Trimestral radicada electrónicamente.
En aquellos casos en que sea necesario realizar una enmienda a una planilla ya radicada electrónicamente, el Patrono o Especialista deberá radicar un formulario de Planilla Trimestral de forma electrónica, marcar el trimestre para el cual aplica Ia enmienda sometida y marcar el encasillado donde establece que el formulario es uno enmendado.
3. La radicación electrónica de una enmienda a una Planilla Trimestral originalmente radicada en formato de papel.
Efectivo el 1 de abril de 2013, los Patronos y Especialistas en Planillas podrán preparar y radicar electrónicamente enmiendas de una Planilla Trimestral originalmente radicada en papel, siempre y cuando Ia enmienda corresponda a una Planilla Trimestral para el trimestre que terminó el 31 de marzo de 2005 y cualquier otro trimestre subsiguiente.
Por lo tanto, mediante este Boletín Informativo deseamos revocar lo originalmente dispuesto en el Bl 12-14 sobre el proceso de radicación de enmiendas de Planillas Trimestrales radicadas previo al establecimiento del formato electrónico.
Una enmienda a una Planilla Trimestral correspondiente a un trimestre previo al primer trimestre del año 2005, deberá realizarse utilizando el Formulario 499 R-18.
Estas enmiendas deberán ser radicadas solamente por correo a Ia siguiente dirección:
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DEPARTAMENTO DE HACIENDA |
Procedimiento de Radicación en Alto Volumen de la Planilla Trimestral
Para facilitar la preparación y radicación de la Planilla Trimestral a los Especialistas en Planillas con un volumen de más de 250 patronos con obligación de radicar Ia Planilla Trimestral, el Departamento ha determinado implantar el mecanismo de Ia radicación en alto volumen, mejor conocido como "bulk filing".
Para acogerse a este procedimiento, el Especialista en Planillas debe enviar a Ia dirección de email: e-filetrimestral@hacienda.gobierno.pr, una carta solicitando acogerse al procedimiento de radicación de alto volumen que incluya Ia siguiente información:
1. Listado que detalle, por nombre y número de identificación patronal, los más de doscientos cincuenta (250) de sus clientes para los cuales tenga que preparar y radicar electrónicamente la Planilla Trimestral. No deberá duplicar entidades.
2. Nombre del Especialista, número de seguro social o identificación patronal y número de registro como especialista.
El Departamento evaluará la información y se comunicará con el Especialista en Planillas para comenzar el proceso de establecer la programación necesaria con Ia que deberá cumplir para poder comenzar a someter la Planilla Trimestral mediante el proceso de radicación en alto volumen.
El hecho de que el Departamento y el Especialista en Planillas comiencen con el proceso de evaluación del procedimiento de "bulk filing", no significa que el Especialista podrá radicar la Planilla Trimestral mediante el proceso de radicación en alto volumen o "bulk filing". El Especialista deberá cumplir con varios procedimientos que incluyen el realizar la programación requerida por el Área de Tecnología e Información del Departamento y cumplir con pruebas técnicas y de seguridad del proceso de transmisión de datos.
Una vez el Departamento realice las pruebas necesarias y certifique el cumplimiento de los requisitos y normas del Departamento, se emitirá la información necesaria para someter, mediante transmisión electrónica, la Planilla Trimestral de sus clientes. Se prohíbe la radicación de Planillas Duplicadas mediante el procedimiento de "bulk filing".
Se podrán realizar enmiendas de una Planilla Trimestral utilizando el mismo procedimiento de "bulk filing", sujeto a que las pruebas determinen el cumplimiento con los requisitos dispuestos por el Departamento.
Radicación Electrónica Compulsoria de la Planilla Trimestral
Según lo establecido en el Bl 12-14, efectivo para la Planilla Trimestral correspondiente al trimestre que termina el 31 de marzo de 2013, la cual vence el 30 de abril de 2013, el proceso de preparación y radicación electrónica es compulsorio para todos los Patronos y Especialistas en Planillas.
Por tanto, el Departamento no aceptará formularios sometidos en discos compactos (CO's) o cualquier otro media magnético o electrónico que no sea la transferencia electrónica. Tampoco se aceptará la radicación de formas en papel del Formulario 499 R-1B en ninguna de nuestras Colecturías.
Finalmente, es importante mencionar que aquellos Patronos o Especialistas en Planillas que envíen por correo la Planilla Trimestral correspondiente al Trimestre que termina el 31 de marzo de 2013 o cualquier trimestre subsiguiente, recibirán las mismas devueltas y no se considerarán radicadas en el Departamento.
Las disposiciones de este Boletín Informativo tendrán vigencia inmediata.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de este Boletín Informativo, puede comunicarse con el Negociado de Procesamiento de Planillas a través del correo electrónico e-filetrimestral@hacienda.gobierno.pr o al (787) 722-0216 opción 66.
Pedro Cintrón
Secretario de Hacienda, lnterino