Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados señores:
El Boletín Administrativo OE 1991-24, emitido por la Oficina del Gobernador de Puerto Rico el 18 de junio de 1991, enmendado por el Boletín Administrativo OE 1992-52 de 28 de agosto de 1992, requiere que en todo contrato otorgado por cualquier departamento, agencia, instrumentalidad o corporación pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con cualquier persona natural o jurídica se incluya una disposición por medio de la cual se certifique que la parte contratada ha presentado su planilla de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco (5) años previos al año en que se interesa formalizar el contrato, que no adeuda contribuciones al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, o que se ha acogido a un plan de pago a tales efectos, y que esté cumpliendo con el mismo. De igual modo, requiere que incluya una cláusula en que toda persona natural o jurídica que esté cubierta por las disposiciones de la Ley de Seguridad de Empleo, 29 LPRA. §701 et seq., la Ley de Beneficios por Incapacidad Temporal, 11 LPRA., § 201 et seq. y la Ley de Seguro Social para Choferes, 29 LPRA. 5.681 et. seq., certifique que ha pagado las contribuciones o que se ha acogido a un plan de pago, con cuyos términos está cumpliendo.
El propósito de esta Carta Circular es informar a los Secretarios de Gobierno, Alcaldes, Directores de Dependencias y Corporaciones Públicas, tengan o no sus fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda, sobre los requisitos para la contratación de Servicios Profesionales y Consultivos, incluyendo la implementación de los Boletines Administrativos OE 1991-24 y OE 1992-52.
I. APLICACIÓN
A. Agencias de Gobierno, Municipios, Corporaciones Públicas o cualquier instrumentalidad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico cuyos fondos estén o no bajo la custodia del Secretario de Hacienda.
B. Toda persona natural o jurídica que preste servicios a una entidad de Gobierno y que reciba algún tipo de compensación por dichos servicios.
C. Toda entidad jurídica organizada como sociedad, cuyos socios residentes en Puerto Rico tienen la obligación de cumplir con estas disposiciones. Será responsabilidad del contratista proveer todos los documentos requeridos concernientes a cada socio.
D. Todo subcontratista designado por el contratista principal que este prestando servicios a la agencia contratante.
II. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Para propósitos de esta Carta Circular, los siguientes términos tendrán los significados que se indican a continuación:
A. Compensación - todo pago realizado por la entidad de Gobierno al contratista por los servicios prestados.
B. Contratista - toda persona natural o jurídica a quien una agencia le haya otorgado o este en vías de otorgarle un contrato de servicios profesionales.
C. Deuda Contributiva - cualquier deuda por concepto de contribución sobre ingresos, arbitrios, impuesto sobre ventas y uso (IVU), contribución sobre la propiedad mueble e inmueble, incluyendo cualquier imposición de carácter especial, derechos de licencias, contribución retenida en el origen en el pago de salarios y servicios personales, en el pago de intereses, dividendos, rentas a individuos, sobre corporaciones y sociedades no residentes y en e! pago de intereses, dividendos y otras distribuciones de ganancias a personas residentes, seguros por desempleo, incapacidad temporal y de seguro social para choferes (la que aplique), adeudadas por el contratista al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
D. Servicios Profesionales y Consultivos - aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa o artística o en el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas. Bajo esta categoría se encuentran, entre otros, los siguientes: servicios legales, servicios médicos, servicios relacionados con la industria de la construcción, servicios de auditoría y contabilidad, servicios publicitarios, servicios financieros, servicios de tecnología y programación y servicios de personal temporero.
E. Subcontratista - aquellos técnicos o profesionales que sean utilizados para cumplir con las obligaciones del contrato Si el 25% o más de su tiempo lo dedican a dicho contrato. La subcontratación de servicios debe estar establecida en el contrato. Cada Subcontratista deberá presentar todas las certificaciones y cumplir con todos los requisitos como si fuera un Contratista contratado directamente por la entidad de Gobierno.
III. DOCUMENTOS REQUERìDOS PREVIO A LA FORMALIZACION DE CONTRATOS
A. DEPARTAMENTO DE HACIENDA
1. Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingresos (Modelo SC 6088)
a. Antes de formalizar un contrato, la agencia se asegurará de que el contratista ha cumplido con su obligación de rendir la planilla de Contribución sobre Ingresos. Para esto, requerirá al contratista el Modelo SC 6088, el cual se emite para los últimos cinco (5) períodos contributivos y se puede obtener en cualquiera de las Colecturías del Departamento de Hacienda, en los Centros de Servicio al Contribuyente, luego de adquirir un Sello de Rentas Internas o a través de la página web del Departamento de Hacienda, libre de costo. La agencia deberá aceptar el Modelo SC 6088 sólo para los casos en que éste indique que el contratista rindió planilla de Contribución sobre Ingresos para los cinco (5) períodos contributivos previos al año en que se vaya a formalizar el Contrato y se hará constar en el contrato.
b. Si el Modelo SC 6088 indica que el contratista no rindió planilla de Contribución sobre Ingresos en alguno o en de los cinco (5) períodos contributivos, la agencia no podrá otorgar el contrato hasta tanto el mismo aclare su situación contributiva.
c. Si el contratista es un individuo y no está de acuerdo con la información que indica el Modelo SC 6088, deberá someter la evidencia de presentación de planilla al Departamento de Hacienda. Si la reclamación procede, el Departamento de Hacienda emitirá el Modelo SC 2888, Corrección Manual a la Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingresos. El mismo indicará que el contratista rindió planilla para aquellos períodos para los cuales pudo probar al Departamento de Hacienda que la información presentada en el Modelo SC 5088 estaba incorrecta.
d. Si el Modelo SC 6088 indica que el contratista no rindió planilla de Contribución sobre Ingresos para algún periodo, el mismo deberá presentar además, el Modelo SC 2781, Certificación de Razones por las Cuales el Contribuyente no está Obligado en Ley a Rendir la Planilla de Contribución sobre Ingresos de Individuos. En estos casos, la entidad deberá aceptar el Modelo SC 6088 o el Modelo SC 2888 para los períodos en que el contratista rindió planillas y el Modelo SC 2781 para aquellos periodos en que se indique que el contratista no rindió planillas. Se aceptarán los tres (3) Modelos y se hará constar en el contrato.
e. En los casos en que el Modelo SC 6088 indique para el periodo contributivo más reciente la frase de “información no disponible someta evidencia”, el contratista deberá someter copia de la primera página de la planilla, la cual deberá contener el Sello de Recibido del Departamento de Hacienda o copia de ia Hoja de Confirmación de Radicación Electrónica provista por uno de los programas de radicación electrónica o por Colecturía Virtual para el año Correspondiente. En estos Casos, Se aceptará el Modelo SC 6088 y la copia de la planilla u hoja de confirmación y se hará constar en el contrato.
f. Si el contratista es una entidad jurídica y el Modelo SC 6088 indica para alguno de sus periodos que no rindió planilla, la agencia deberá solicitar al contratista copia del Certificado de Incorporación como evidencia de la fecha en que la entidad jurídica se incorporó. Si ese documento evidencia la ausencia de personalidad jurídica para los períodos en donde no se rindió planilla, la agencia procederá con la contratación y se hará constar en el contrato.
g. No obstante, Si el Modelo SC 6088 indica que el Contratista no rindió planilla para algún período en que el Certificado de Incorporación refleja que la entidad jurídica ya estaba incorporada, el contratista deberá someter la evidencia de presentación de planilla al Departamento de Hacienda. Si la reclamación del contratista procede, el Departamento emitirá el Modelo SC 2888, Corrección Manual a la Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre ingresos. En estos casos se aceptará el Modelo SC 2888 para aquellos períodos que no están contemplados en el período de incorporación y se hará constar en el contrato.
2. Certificación de Radicación de Planillas del Impuesto sobre Ventas y Uso-NU (Modelo SC 2942)
La agencia se asegurará que el Contratista ha cumplido con su obligación de rendir la planilla mensual del impuesto sobre ventas y uso. Para esto, requerirá al contratista el Modelo SC 2942, el cual se emite para todos los períodos contributivos desde 2006 en adelante y se puede obtener en cualquiera de las Colecturías del Departamento de Hacienda o en los Centros de Servicio al Contribuyente. La agencia deberá aceptar el Modelo SC 2942 sólo para los casos en que éste indique que el contratista rindió las planillas del IVU para los últimos sesenta (60) períodos contributivos (meses) previos el año en que se vaya a formalizar el contrato y se hará constar en el contrato. Si el Modelo SC 2942 índice que el contratista estaba obligado a rendir y no rindió las planillas del IVU en alguno o en ninguno de los últimos sesenta (60) períodos Contributivos (meses), la agencia no podrá otorgar el contrato hasta tanto el contratista aclare su situación contributiva con el Departamento de Hacienda.
3. Certificación de Deuda (Modelo SC 6096)
Este documento indica si el contratista tiene o no deudas con el Departamento de Hacienda. La Certificación de Deuda se obtiene en Cualquier Colecturía del Departamento, en los Centros de Servicio al Contribuyente o a través de la página del Departamento de Hacienda y la misma es libre de costo. De existir deudas con relación a las cuales el contratista indique estar acogido a un plan de pago, deberá presentar evidencia de cumplimiento con los términos y condiciones del mismo. Para ello, deberá visitar el Distrito de Cobro correspondiente del Departamento de Hacienda donde Se generó el plan de pago. En dicho Caso el Departamento de Hacienda emitirá una certificación de deuda manual indicando que está cumpliendo con los términos y condiciones del plan de pago.
4. Certificación de Deuda del Impuesto sobre Ventas y Uso-IVU (Modelo SC 2927)
Este documento indica si el Contratista tiene o no deudas con el Departamento de Hacienda por concepto del impuesto sobre ventas y uso. La Certificación de Deuda del Impuesto sobre Ventas y Uso se obtiene en cualquier Colecturía del Departamento en los Centros de Servicio al Contribuyente. De existir deudas con relación a las cuales el contratista indique estar acogido a un plan de pago, deberá presentar evidencia de cumplimiento con los términos y condiciones del mismo. Para ello, deberá visitar la Oficina 419 del Departamento de Hacienda. En dicho caso el Departamento de Hacienda emitirá una certificación de deuda manual indicando que está cumpliendo con los términos y condiciones del plan de pago.
5. Copia del Certificado de Registro de Comerciantes (Modelo SC 2918)
Este documento lo emitirá el Secretario de Hacienda al aprobar la Solicitud de Certificado de Registro de Comerciantes. El mismo será la autorización para que el comerciante pueda hacer negocios en Puerto Rico y confirmará su obligación o no como agente retenedor del IVU y de ser agente retenedor, su obligación de radicación de las planillas mensuales del IVU. Si es un comerciante recién incorporado y no posee el mismo al momento de ser contratado, presentará la copia del formulario de solicitud y lo entregará en un término que no exceda sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha en que se formalice el contrato.
B. CENTRO DE RECAUDACIÓN DE INGRESOS MUNICIPALES (CRIM)
1. Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre la Propiedad Mueble
a. Este documento se emite para los últimos (5) períodos contributivos a la fecha de la petición de la misma y se puede obtener en cualquiera de las Oficinas Regionales del CRIM. La certificación indica que el contratista rindió planilla para todos y cada uno de los períodos presentados en la misma. En los casos en que la certificación refleje que el contratista no rindió planilla para algún año, no se podrá formalizar el contrato hasta tanto éste aclare su situación contributiva.
b. Toda persona natural o jurídica que ofrezca servicios profesionales y consultivos, que no posea propiedad mueble y que no figura radicando planilla en el sistema contributivo mecanizado del CRIM, deberá presentar una declaración jurada que contenga la siguiente información:
(1) Que los ingresos son derivados y pagados por servicios profesionales (explicar naturaleza de los mismos).
(2) Que durante los últimos cinco (5) años, o desde que comenzó a brindar los servicios profesionales (explicar años), no ha tenido negocio ni propiedad mueble o tributable al 1ro de enero de cada año.
(3) Que por dicha razón no viene obligado a rendir planilla de propiedad mueble corno lo dispone el Artículo 6.03 de la Ley 83 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como Ley de Contribución sobre la Propiedad Municipal.
(4) Que por tal motivo no tiene expediente contributivo en el sistema mecanizado del CRIM por la radicación de planillas de propiedad mueble para los últimos cinco (5) años, o desde que Comenzó a brindar los servicios profesionales.
2. Certificación de Deuda Por Todos los Conceptos
a. Esta Certificación indica que el contratista no tiene deuda por ninguno de los conceptos con el CRIM y se puede obtener de las Oficinas Regionales del CRIM luego de adquirir el sello correspondiente. En el Caso en que el contratista no posee propiedad mueble o inmueble no se emitirá la certificación de deuda. El CRIM le entregará una Certificación Negativa de Propiedad Mueble o Inmueble. Se hará referencia a estas certificaciones en el contrato.
b. El número de certificaciones del CRIM a ser presentadas por los contratistas varía dependiendo de la clase de propiedad que posea el mismo, según se indica:
(1) En los casos en que el contratista posea propiedad mueble e inmueble presentará la Certificación de Radicación de Planilla sobre la Propiedad Mueble y la Certificación de Deuda por Todos los Conceptos.
(2) En los casos en que el contratista no posea propiedad mueble, pero si posea propiedad inmueble, presentará la Certificación Negativa de Propiedad Mueble, la Certificación de Deuda por Todos los Conceptos y la declaración jurada.
(3) En los casos en que el contratista posea propiedad mueble, pero no posea propiedad inmueble presentará la Codificación de Radicación de Planilla sobre la Propiedad Mueble y la Certificación de Deuda por Todos los Conceptos.
(4) En los casos en que el contratista no posea propiedad mueble ni inmueble presentará la Certificación Negative de Propiedad Mueble e Inmueble y la declaración jurada.
C. DEPARTAMENTO DEL TRABAJO Y RECURSOS HUMANOS
1. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad
a. Esta certificación se puede obtener en el Negociado de Seguridad de Empleo, Sección de Contribuciones, Unidad de Gestión de Cobro del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. El documento indica que el contratista no tiene deudas de los Programas de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad.
b. Si la persona no es patrono, la certificación indica que no aparece registrado como patrono y que, por lo tanto, no tiene deuda para los Programas de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad.
2. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro Social Choferil
Esta certificación se puede obtener en el Negociado de Beneficios a Choferes y Personas con incapacidad no Ocupacional del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. Si la persona no es patrono, el documento indica que el contratista no aparece registrado como patrono y que no tiene deuda con el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. En el caso de personas jurídicas, el documento indica que el contratista está registrado como patrono y que no tiene deudas con el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos.
D. DEPARTAMENTO DE ESTADO
1. Certificado de Buena Pro (Good Standing)
a. Esta certificación aplica únicamente a Corporaciones y se obtiene en la Sección de informes Anuales del Registro de Corporaciones del Departamento de Estado. La misma garantiza que la corporación cumplió con enviar sus informes corporativos anuales al Departamento de Estado y está al día en sus asuntos con el mismo.
b. Si la certificación indica que la Corporación no está en “good standing”, no se podrá formalizar el contrato hasta tanto el contratista aclare su situación.
2. Certificado de Existencia o Certificación de Autorización para hacer Negocios en Puerto Rico
La Certificación de Existencia se obtiene en la Sección de Archivo del Registro de Corporaciones e indica que el peticionario está establecido conforme a las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. La Certificación de Autorización para hacer Negocios en Puerto Rico aplica a corporaciones y compañías de responsabilidad limitada foráneas y se obtiene en el Centro Único de Servicios e indica que el peticionario está autorizado a hacer negocios en Puerto Rico.
E. ADMINISTRACIÓN PARA EL SUSTENTO DE MENORES
1. Personas Naturales: Certificación Negativa de Caso de Pensión Alimentaria o Certificación de Estado de Cuenta
Esta certificación indica que el contratista no tiene deuda de pensión alimentaria, o de tener deuda está acogido a un plan de pagos. La misma se puede Solicitar en las oficinas locales y regionales de la Administración para el Sustento de Menores; a través de la página del gobierno de! Estado Libre Asociado (www.gobierno.pr) al correo electrónico: servicioalcliente@asume.gobierno.pr llamando a la línea ASUME al Día, 1-888-711-0011. El tipo de certificación dependerá de las circunstancias de la persona que contratará con la agencia, a saber:
a. Certificación negativa de caso de pensión alimentaria: persona no tiene caso de pensión alimentaria a través de ASUME.
b. Certificación de estado de cuenta: la persona tiene obligación de pagar pensión alimentaria y el caso está registrado en ASUME. La certificación reflejará si la persona está al día en sus pagos, si tiene deuda o si está acogida a un plan de pagos.
2. Personas jurídicas: Certificación de estado de cumplimiento
a. Esta certificación se emite en los casos de personas jurídicas (compañías, corporaciones) para corroborar que cumplen con las órdenes emitidas e su nombre como patrono, para retener del salario de sus empleados los pagos de pensión alimentaria. La certificación se solicita en la oficina Central de ASUME, a la Unidad de Patronos, (787) 767-1500 extensión 2769 ó 2704 0 al correo electrónico: patronos@asume.gobierno.pr
b. Si la certificación indica que la compañía está en incumplimiento con las órdenes de retención, no se podrá formalizar el contrato.
IV. VALIDEZ DE LAS CERTIFICACIONES OBTENIDAS A TRAVÉS DE INTERNET
A. La Ley Núm. 85 de 20 de agosto de 2009 dispone que todas aquellas agencias y organismos gubernamentales que expidan certificados oficiales, tendrán que tenerlos disponibles a través de la Internet.
B. Toda la certificación expedida a tenor con las disposiciones de la mencionada Ley se presumirá oficial y será aceptada por toda entidad pública o privada y tendrá la misma vigencia de las certificaciones expedidas directamente en las oficinas de las agencias gubernamentales.
C. Los Funcionarios autorizados verificarán la validez de las certificaciones a través de la página oficial del Gobierno de Puerto Rico: www.pr.gov.
V. PROCEDIMIENTO PARA REMITIR AL DEPARTAMENTO DE HACIENDA EL DINERO RETENIDO EN LOS CONTRATOS PARA EL PAGO DE DEUDAS
En los casos en que el contratista haya retenido las planillas de contribución sobre ingresos, pero adeude contribuciones, el organismo gubernamental establecerá una cláusula en el contrato en la que el contratista se compromete a cancelar dicha deuda mediante retención con cargo a los pagos que tiene derecho a recibir. En estos casos, se procederá como sigue:
A. Entidades de Gobierno que tienen los fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda:
1. Antes de formalizar el contrato, los organismos gubernamentales solicitarán la Certificación de Deuda Contributiva al Negociado de Recaudaciones, División de Cumplimientos y Cobros del Departamento de Hacienda. Al solicitar la misma, indicarán el nombre de la persona natural o jurídica con la cual se pretende formalizar el contrato y el número de cuenta o seguro social. Además, indicará el nombre y dirección del organismo gubernamental que la solicita, la fecha del contrato y fecha en que se estima efectuarán el pago.
2. El Negociado de Recaudaciones, expedirá el Modelo SC 776, Notificación de Deudas Atrasadas o Autorización para Cancelar o Enmendar una Notificación, por el monto de la deuda. Se incluirán los intereses y recargos estimados a la fecha de terminación del contrato. Una vez preparado el Modelo SC 776, dicho Negociado enviará una copia al organismo gubernamental solicitante y enviará el original al Negociado de Intervenciones, Sección de Deuda y Registro de Suplidores del Área de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento de Hacienda para efectuar la retención correspondiente.
3. El organismo gubernamental solicitante, al recibir el Modelo SC 776, utilizará el mismo para hacer las retenciones que sean necesarias al preparar los comprobantes de pago. Como regla general, el importe de la deuda deberá recobrarse en el menor tiempo posible. Cuando la situación económica del deudor lo justifique, el organismo gubernamental puede conceder un plan de retención a base de plazos, los cuales no pueden exceder más allá de la vigencia del contrato.
4. Al preparar el comprobante de pago, el organismo gubernamental reflejará la retención efectuada como sigue:
a. Cuando la deuda sea por concepto de contribución sobre ingresos, impuesto sobre ventas y uso (IVU), contribución especial sobre la propiedad inmueble, contribuciones retenidas en el origen en el pago de salarios a empleados, servicios profesionales y consultivos, intereses, dividendos, rentas y otros sueldos a individuos, corporaciones o sociedades no residentes y en el pago de intereses, dividendos y otras distribuciones de ganancias o beneficios a personas residentes, se acreditará la cuenta 111-0250000-XXXX utilizando la clave de ingreso R 0210, si la retención es a una corporación; R0230, si la retención es a un individuo; o R 0250, si la retención es a una corporación, sociedad o individuo no residente.
b. Para las retenciones por concepto de derechos de licencias y arbitrios, utilizarán la cuenta 111-0250000-XXXX y la clave de ingreso R 0890 y R 0790, respectivamente.
c. Indicarán en el comprobante de pago, en el espacio provisto para Descripción, la frase "aplicar a deuda contributiva según Modelo SC 776, Notificación Núm. __”.
d. Una vez preparado el comprobante de pago, lo enviarán al Negociado de Intervenciones, Sección de Deuda y Registro de Suplidores de Área de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento de Hacienda, acompañado de una copia del Modelo SC 776. Además, enviarán copia del comprobante de pago, luego de efectuado el descuento mediante el Modelo SC 154, Notificación de Descuento, al Director del Negociado de Recaudaciones con atención al Jefe de la División de Contabilidad y a la División de Cumplimientos y Cobros.
B. Entidades de Gobierno que no tienen los fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda:
1. Para efectuar las retenciones por concepto de deudas contributivas, procederán conforme a lo indicado en el Apartado anterior, incisos a, b y c.
2. Una vez efectuada la retención, prepararán un cheque a nombre del Secretario de Hacienda, en el cual indicarán el nombre del contribuyente, número de cuenta o seguro social y número de notificación del Modelo SC 776. Luego lo enviarán al Director del Negociado de Recaudaciones con atención al Jefe de la División de Cumplimientos y Cobros, Sección de Análisis y Descuento de Sueldo.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
A. En todo contrato de servicios profesionales y consultivos se deberá incluir la cláusula específica que se establece en la Ley 168-2000, según enmendada, relativa al sustento de personas de edad avanzada.
B. Las agencias deberán mantener como parte del expediente del contrato y para futuras auditorías los documentos requeridos en esta Carta Circular.
C. Las agencias deben asegurarse de cumplir con las disposiciones establecidas en la Orden Ejecutiva OE 2013-002, Orden Ejecutiva del Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, emitida el 3 de enero de 2013, que requiere, entre otras cosas, una consulta previa a la Secretaria de la Gobernación conforme al procedimiento establecido antes de autorizar cualquier contrato o realizar enmiendas a contratos existentes.
D. Si el contratista tiene deudas con alguna de las agencias mencionadas anteriormente, éstas no otorgarán el contrato hasta tanto el mismo evidencie haber aclarado su situación contributiva.
E. Si el contratista está de acuerdo con la deuda y no está acogido a un plan de pago, la agencia establecerá una cláusula en el contrato en la cual el contratista se compromete a cancelar dicha deuda mediante retención con cargo a los pagos que tiene derecho a recibir por virtud del contrato. En los casos en que la deuda exceda el valor total del contrato, la cláusula pertinente deberá indicar que el contratista ha establecido un plan de pago con la agencia correspondiente, el cual deberá formalizarse antes de la aprobación del contrato y el mismo deberá estipular los pagos necesarios para satisfacer la deuda en su totalidad durante la vigencia del contrato.
F. Si el contratista no está de acuerdo con la información indicada en las certificaciones emitidas deberá presentar a la agencia correspondiente la evidencia de pago o cualquier otra evidencia que aplique.
G. Cuando un organismo gubernamental gestione contratos de servicios profesionales o consultivos de una compañía incorporada en Estados Unidos o un país extranjero, la cual no está haciendo negocios en Puerto Rico y no tiene oficinas a nivel local, deberá requerirle que provea copia de sus artículos de incorporación. Se requerirá además una declaración jurada debidamente autenticada en la que conste el número de seguro social patronal, de tenerlo, que no tiene responsabilidad contributiva con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y que el cumplimiento con los términos del contrato no resultan en que se convierta en una entidad haciendo negocios en Puerto Rico. Dicha declaración estará sujeta a la penalidad de perjurio, según se tipifica este delito en el código penal. La declaración se hará formar parte del contrato. Lo anterior no exime de presentar una certificación de ASUME.
H. En aquellos casos en que se refleje en alguna certificación de deuda que el contratista tiene alguna deuda contributiva, pero la misma está en un proceso de revisión por solicitud del contratista o está en un proceso de ajuste, éste lo hará constar por escrito en el proceso de firma del contrato, certificando que de no proceder la revisión en el ajuste, se compromete a cancelar la deuda mediante retención en los pagos que tiene derecho a recibir por el contrato. El contratista deberá entregar, además, una certificación a esos efectos del organismo gubernamental correspondiente. Es necesario cumplir con lo antes indicado, para que, de ser ésta la única condición que impide el otorgamiento del contrato, el organismo gubernamental puede autorizar el contrato. Sin embargo, el contratista tendrá la obligación de informar trimestralmente (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31) al organismo gubernamental del progreso o denegación de la revisión de ajuste.
I. Cuando el costo total del contrato no exceda la suma de $16,000, se incluirán en el contrato cláusulas donde el contratista certifique que ha cumplido con sus responsabilidades contributivas o, de existir deuda, que se encuentra acogido a un plan de pago con cuyos términos y condiciones está cumpliendo y no tendrá que presentar los documentos requeridos anteriormente.
J. Cuando se vaya a formalizar un contrato con una entidad jurídica organizada como una sociedad, todos los socios residentes de Puerto Rico tienen la obligación de cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular. Será responsabilidad de la parte contratada proveer toda la información concerniente a los socios, según las disposiciones de los Boletines Administrativos, según enmendados, y de esta Carta Circular.
K. Para cada contratación, los contratistas deberán obtener los documentos requeridos en esta carta Circular. Todas las certificaciones deberán ser presentadas durante su término de vigencia, conforme a las leyes aplicables. No se aceptarán certificaciones vencidas o cuya emisión haya sido con más de seis meses de antelación a la fecha de contratación. Será responsabilidad de toda agencia solicitar a los posibles contratistas, previo a la formalización de cualquier contrato por Servicios Profesionales y Consultivos, incluyendo los de donativos y auspicios, los documentos establecidos en esta Carta Circular. El Modelos SC 6096, Certificación de Deuda del Departamento de Hacienda se solicitará también, antes de liquidar el contrato. Por tanto, el último pago a efectuarse bajo el contrato, sólo se entregará si la Certificación de Deuda indica que el contratista no tiene deuda con el Departamento de Hacienda. A dichos efectos, la agencia será responsable de incluir una cláusula en el contrato donde el contratista se comprometa a cancelar cualquier deuda, que no pueda ser aclarada con el Departamento de Hacienda, mediante retención en los pagos que tiene derecho a recibir bajo contrato.
L. Si el contratista no cumple con las disposiciones de esta Carta Circular, las agencias se abstendrán de formalizar el contrato. Además, serán responsables de informar al Secretario Auxiliar de Rentas Internas del Departamento de Hacienda, Departamento del Trabajo, Departamento de Estado, CRIM y ASUME de tal situación. Indicarán el nombre de la entidad natural o jurídica, número de seguro social, dirección postal y residencial y cualquier otra información que entiendan necesaria para que la agencia correspondiente pueda iniciar una investigación.
M. Si las agencias no pueden expedir los documentos requeridos en esta Carta Circular al momento en que el contratista los solicite y de ser esa la única circunstancia que impida la contratación, se procederá con la formalización del contrato una vez el contratista presente la copia de los formularios de solicitud. Dichos formularios deberán tener el sello oficial del organismo que las está procesando. Dentro de los sesenta (60) días calendarios siguientes a la fecha en que se formalice el contrato, el contratista deberá presentar los documentos que correspondan. Si resulta que los documentos requeridos no cumplen con los requisitos para la contratación, de acuerdo con lo establecido en esta Carta Circular, la agencia contratante procederá con la cancelación del contrato y el cobro de cualquier deuda mediante la retención en los pagos que habrá de recibir bajo el contrato.
N. En los casos en que el contratista preste servicios a varios organismos gubernamentales simultáneamente, no será necesario que para cada contrato se entregue el original de cada documento requerido. Se podrá aceptar copia fiel y exacta de las certificaciones originales.
O. Debido a que la mayoría de los contratos de los organismos gubernamentales son renovados al comienzo de cada año fiscal, le recomendamos que soliciten la cooperación de sus contratistas para que gestionen los documentos requeridos con tiempo suficiente para evitar el cúmulo de solicitudes a fin de año fiscal. Esto permitirá un servicio rápido y eficiente.
P. A las personas casadas que hayan rendido planillas en conjunto con su cónyuge, la certificación de radicación de planillas se expedirá individual. La certificación de deuda se expedirá a nombre de ambos.
Esta carta Circular deroga la carta Circular Núm 1300 – 03 – 11 de 17 de agosto de 2010.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Es responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar los contratos, a los Directores de las Oficinas de Finanzas y Contabilidad, y a los Oficiales Pagadores Especiales.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda