Año Económico 1992-1993
Estimados señores:
Como es de su conocimiento, mediante el Memorando Núm. 93-04, el Gobernador de Puerto Rico facultó al Secretario de la Gobernación para que, desde el 4 de febrero de 1993, evalúe y apruebe todo proyecto de contrato de servicios profesionales y consultivos, enmiendas a éstos o acuerdos de continuidad de contratos. Lo facultó, además, a emitir las guías y directrices que él estime convenientes respecto a dicha función.
Mediante el Memorando Núm. 05-93 del 9 de febrero de 1993, el Secretario de la Gobernación dispuso, entre otras cosas, que los proyectos de contratos de servicios profesionales y consultivos sufragados con fondos federales no tendrán que someterse a su evaluación y aprobación.
Con fecha de 8 de marzo de 1993, el Secretario de la Gobernación emitió el Memorando Circular Núm. 07-93 con el propósito de establecer las normas y procedimientos a seguir en la elaboración, aprobación, otorgamiento y trámites posteriores de contratos sobre servicios profesionales y consultivos. En el Inciso 12 de dicho Memorando Circular se dispone, entre otras cosas, lo siguiente:
Se le requiere al Secretario de Hacienda para que en el término de diez (10) días laborables a partir de la fecha de esta Circular, emita aquellas guías y normas que estime prudentes en cuanto a la forma y manera de tramitación de los pagos. Las guías y normas a ser emitidas por el Secretario de Hacienda, a tenor con este requerimiento, serán de estricto cumplimiento y se considerarán parte integral de este memorando circular del Secretario de la Gobernación.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de disponer las instrucciones a seguir por las dependencias e instrumentalidades públicas cuyos fondos están bajo la custodia del Secretarlo de Hacienda, para tramitar y efectuar pagos por concepto de servicios profesionales y consultivos con cargo a fondos estatales o federales.
1. Para propósitos de esta Carta Circular el término dependencia significará “dependencias e instrumentalidades cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda".
El término documento significará “contrato, enmienda a contrato o acuerdos de continuidad”.
2. Los pagos por concepto de servicios profesionales y consultivas se efectuarán por el Secretario de Hacienda o por aquellos Oficiales Pagadores Especiales que estén autorizados para efectuar pagos por el referido concepto.
3. Las dependencias, antes de formalizar u otorgar un contrato de servicios profesionales y consultivos, deberán asegurarse de tener los fondos asignados o presupuestados necesarios para efectuar los pagos correspondientes. Este Departamento no procesará aquellos comprobantes que se sometan para pago por el referido concepto si la cuenta de asignación contra la cual se efectúa el pago no cuenta con los fondos necesarios.
4. Las dependencias, una vez el Secretario de la Gobernación les apruebe el documento y otorguen o formalicen el mismo, someterán al Negociado de Intervenciones de este Departamento según se dispone en esta Carta Circular, el original del documento formalizado o una copia legible con la certificación de las partes contratantes firmada en original.
5. Junto con el documento acompañarán lo siguiente:
a. Si el pago del contrato se efectuará con cargo a fondos estatales, someterán copia de la aprobación del Secretario de la Gobernación .
b. Copia de la certificación de la condición contributiva de la parte contratada, según lo dispuesto en el Inciso 15 del Memorando Circular Núm. 07-93.
c. Cuando por disposición de ley se pueda contratar con individuos que están prestando servicios regulares bajo nombramiento en una dependencia, organismo, corporación pública o municipio, acompañarán evidencia de la aprobación concedida para que éste preste servicios por contrato.
6. Es necesario que para los contratos cuyo importe anual exceda de $4,000, se obliguen los fondos en el Sistema CIFAS.
Si el contrato de servicios profesionales y consultivos se liquidará mediante un solo pago y no en pagos mensuales o parciales, no se requiere que se obliguen los fondos, aún cuando su importe sea mayor de $,4000. No obstante, las dependencias que así lo interesen podrán registrarlo en el Sistema y obligar los fondos correspondientes.
No se obligarán los fondos para el pago de contratos de servicios profesionales y consultivos con retenciones.
7. Las dependencias que tengan que registrar el contrato en el Sistema CIFAS someterán, junto con el contrato y los documentos que se especifican en el Apartado 5 de esta Circular, los siguientes formularios acompañados de la correspondiente Hoja de Batch, Modelo SC 713 .1.
a. Modelo SC 712 , Documento de Contratos para las Agencias
b. Modelo SC 717, Obligación para Contratos
Dichos contratos tendrán que estar registrados en el Sistema CIFAS y obligados los fondos antes de tramitarse el primer pago del contrato. El pago de estos contratos se efectuará con el Modelo SC 723, Comprobante de Pago de Suplidor por Contrato.
8. Cualquier enmienda a contrato o acuerdo de continuidad que afecte la información registrada en el Sistema CIFAS debe registrarse en el Sistema mediante una modificación.
9. Si el contrato no tiene que registrarse en el Sistema CIFAS, ni obligarse los fondos, el mismo se someterá acompañado de la comunicación de aprobación mencionada y de los documentos que se especifican en el Apartado 5 de esta Circular, al tramitar al Negociado de Intervenciones de este Departamento el primer pago de dicho contrato. Estos pagos se efectuarán con el Modelo SC 735, Comprobante de Pago Directo, o con el Modelo SC 727, Comprobante de
Nómina Especial, si a la parte contratada se le efectuarán retenciones.
10. Si un contrato que se formalizó antes del 4 de febrero de 1993 es enmendado o se emite un acuerdo de continuidad de contrato, es necesario que se someta dicha enmienda o acuerdo al Negociado de Intervenciones de este Departamento, en la forma mencionada en esta Circular.
11. Cuando el pago del contrato se efectúe por Oficial Pagador Especial, éste al rendir su Cuenta Corriente someterá al Negociado de Intervenciones de este Departamento el original del contrato o una copia legible con la certificación de las partes contratantes firmada en original acompañado de los documentos que se especifican en el Apartado 5 de esta Carta Circular.
12. En los comprobantes que tramiten para el pago de servicios profesionales y consultivos indicarán el número de seguro social patronal o individual de la parte contratada, el número del contrato que se está pagando y el número de la cláusula del contrato que da origen al pago.
La cifra de cuenta a indicarse en el Comprobante tendrá que ser la que se especificó en el contrato que les fuera aprobado.
13. Para efectuar los pagos mencionados, las dependencias utilizarán los objetos de gasto del 1210 al 1291, Servicios Profesionales y Consultivos, excepto aquellas instrumentalidades públicas que utilizan el objeto de gasto 9090, Pagos Efectuados por Fondos con Contabilidad Independiente (FIA), para efectuar el pago de todos sus gastos.
14. De la partida asignada o presupuestada para el pago de servicios profesionales y consultivos, no se efectuarán pagos de gastos de viaje ni de servicios incidentales que incurra el contratado. Ese tipo de gasto se considerará como un gasto adicional. El pago de los viajes aéreos los reembolsarán las agencias a base de la tarifa económica o "coach" aplicable a dicho viaje y los servicios incidentales, tales como aquellos relacionados con llamadas telefónicas, fotocopias, "fax" y mensajería se pagarán a razón de su valor actual sin cargo adicional.
15. De la referida partida tampoco se efectuarán pagos de contratos de servicios profesionales y consultivos que surjan como resultado de un proyecto de construcción. El pago de estos servicios se cargará al costo de dicha obra o construcción.
16. Cuando a un contrato registrado en el Sistema CIFAS deba retenérsele algún por ciento, en el comprobante de pago se debitará la cuenta de asignación con el objeto de gasto correspondiente y el importe total del pago. Se indicará como crédito dentro del mismo fondo, la cuenta de pasivo 5110, Por Ciento Retenido - Contratos, por el importe retenido. De ser un pago directo o por Oficial Pagador Especial la cuenta de pasivo que se usará será la 5112, Por Ciento Retenido - Contratos no Registrados en el Sistema. En ambos casos, es importante que en la línea del crédito el campo “I/D” se codifique con la acción “I”.
En los casos donde deban retener contribución sobre ingresos a no residentes, el importe retenido se acreditará a la clase de ingreso 0250, Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen a no Residentes, Fondo 111, agencia 025 y el año fiscal correspondiente. Es importante, además, que en el campo “I/D” se codifique la acción “I”.
17. En los casos de contratos que se paguen a través de Oficial Pagador Especial y deba retenerle algún por ciento, el pago se efectuará sin incluir el importe correspondiente al por ciento retenido. Dicho importe se contabilizará mediante la preparación del Modelo SC 710, Comprobante de Jornal, debitando la misma cuenta de asignación contra la cual se cargó el pago a la firma o individuo, utilizando el mismo objeto de gasto y acreditando, dentro del mismo fondo, la cuenta de pasivo 5112, Por Ciento Retenido Contratos - no Registrados en el Sistema y codificará el campo “I/D” con la acción “I”.
Cuando deban retener contribución sobre ingresos a no residentes, el pago se efectuará sin incluir el importe retenido por dicho concepto. Dicha retención deberá enviarla al Secretario de Hacienda conforme al procedimiento adoptado por la agencia para los casos de contribuciones retenidas sobre salarios pagados a través de Oficial Pagador Especial.
18. Los reembolsos por concepto del por ciento retenido a contratos de servicios profesionales y consultivos registrados en el Sistema CIFAS se harán a través del Modelo SC 723, Comprobante de Pago de Suplidor por Contrato. El débito será a la cuenta 5110 por el importe total a reembolsar, indicando el año, número del fondo y el código de la agencia. Cuando el contrato no está registrado en dicho Sistema, o se pague mediante el Oficial Pagador Especial, el reembolso se hará a través del Modelo SC 716, Comprobante de Reintegro, debitando la cuenta 5112.
19. Para las dependencias efectuar pagos por adelantado por concepto de servicios profesionales y consultivos tendrán que haber cumplido con lo dispuesto en el Reglamento Núm. 31 del 22 de julio de 1963.
20. La factura que se acompañe con el comprobante de pago deberá ser detallada, específica y desglosada. Toda factura que las dependencias sometan para pago deberá estar debidamente certificada por el jefe de la agencia o su representante autorizado, luego de haberla revisado detalladamente y asegurarse de la corrección de la misma.
21. Los pagos por concepto de servicios profesionales y consultivos deberán efectuarse sobre una base mensual, a menos que en el contrato se indique que será a base de tareas, fases o a la terminación de los servicios.
22. Tanto las dependencias como el Negociado de Intervenciones de este Departamento, intervendrán las facturas y los pagos según los términos del contrato que les fuera aprobado por el Secretario de la Gobernación.
23. Será responsabilidad de las agencias realizar las gestiones pertinentes a través del Negociado de Intervenciones de este Departamento, a los fines de eliminar del Sistema CIFAS aquellos contratos que se cancelen antes de su fecha de vencimiento. El procedimiento a seguir será el siguiente:
a. Contratos pagados contra una cifra de cuenta
Prepararán el último comprobante de pago en la forma acostumbrada, excepto que el campo “Descripción" indicarán que el contrato fue cancelado y codificarán el campo “P/F” con una “F”. Además, deberán preparar el Modelo SC 712, Documento de Contratos Para las Agencias, para eliminar dicho contrato del Sistema CIFAS. Ambos modelos deberán enviarse al Negociado de Intervenciones de este Departamento junto con la carta en la cual se notifica sobre la cancelación del contrato.
b- Contratos pagados contra más de una cifra de cuenta
Prepararán el comprobante de pago como se indica en el párrafo anterior. Deberán preparar, además, el Modelo SC 717, Obligación para Contratos, con el propósito de eliminar el balance obligado correspondiente a aquellas cifras de cuenta contra las cuales no se está procesando pago. En adición, prepararán el citado Modelo SC 712 . El comprobante de pago y los referidos Modelos deben someterse al Negociado de Intervenciones junto con la carta donde se notifica la cancelación del contrato.
c. En los casos donde el contrato se cancele después de tramitado el pago y la agencia no está obligada a efectuar otro pago, ésta debe preparar el Modelo SC 717 para eliminar el balance obligado. Prepararán, además, el Modelo SC 712.
24. Las disposiciones de esta Carta Circular entrarán en vigor a partir de su fecha de aprobación.
Agradeceré hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios y empleados de sus respectivos departamentos, dependencias y organismos gubernamentales, especialmente a aquellos que tienen a cargo la preparación y trámite de los contratos de servicios profesionales y consultivos.
Cordialmente,
Manuel Díaz Saldaña
Secretario de Hacienda