I. Requisito de Radicación Electrónica
Según establecido en la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-19 emitida el 10 de septiembre de 2013, el Departamento de Hacienda ("Departamento") solo aceptará la radicación de los Comprobantes de Retención (Formulario 499R-2/W-2PR) y Declaraciones Informativas (Formularios 480.6A. 480.6B, 480.6B.1, 480.6D, 480.7. 480.7A, 480.7B, 480.7C, 480.5, 480.6C y 480.30) mediante transferencia electrónica. Este requisito aplicará a los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas que se rindan para el año natural 2013 y años subsiguientes. El Departamento no aceptará la radicación de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas en papel. Tampoco se aceptarán formularios sometidos en discos compactos (CD's) o cualquier otro medio magnético o electrónico que no sea la transferencia electrónica.
El Departamento ha establecido dos métodos para la radicación de los formularios listados en la CC 13-19:
(1) por transferencia electrónica a través de Colecturía Virtual; o
(2) por el Programa W2 e Informativas. ambos disponibles a través de la página de Internet www.hacienda.gobierno.pr. El Programa W2 e Informativas podrá ser utilizado por todo patrono obligado a rendir menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones Informativas.
Los Patronos que tengan un alto volumen de radicación de Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas deberán transferir electrónicamente mediante el proceso de Validación y Transferencia de Archivos de los formularios listados en la CC 13-19. Para preguntas relacionadas sobre este procedimiento puede comunicarse a través del correo electrónico w2info@hacienda.gobierno.pr
II. Nuevo Requisito de incluir el Número de Confirmación en los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas
Según lo dispuesto en la Publicación 13-05, todo Patrono o Agente Retenedor incluirá , en cada uno de los Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas, el Número de Confirmación de Radicación Electrónica ("Núm. de Confirmación") provisto por el Departamento al momento en que se realice la radicación de los formularios.
Dicho Núm. de Confirmación deberá ser entrado en el encasillado correspondiente de cada uno de los Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas, antes de ser distribuidos entre los empleados, suplidores y cualquier otro que aplique al patrono.
Para aquellos Patronos o Agentes Retenedores que utilicen el Programa W2 Informativas para radicar los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas, el proceso de incluir el Núm. de Confirmación, es un proceso automático. Una vez el patrono complete la radicación electrónica de los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas, el programa incluirá el Núm. de Confirmación en todos los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas radicadas. De esta forma, estos formularios estarán disponibles para impresión tan pronto los mismos hayan sido radicados en el Departamento facilitándole al patrono de forma sencilla y rápida la obligación de incluir el Núm. de Confirmación en todos los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas.
Aquellos Patronos que utilicen la transferencia de datos a través de Colecturía Virtual y los Patronos que tienen más de 250 Comprobantes de Retención o de Declaraciones Informativas y radican electrónicamente mediante el proceso de Transferencia de Validación y Transferencia de Archivos, recibirán al momento de la radicación, el Núm. de Confirmación. Este número debe ser incluido en todos los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas para entonces proceder a imprimir en final y distribuir dichos formularios a los empleados, profesionales de servicios y cualquier otro que aplique al patrono.
Cabe señalar, que cada vez que un Patrono realice una radicación electrónica, recibirá un número que acreditará que se realizó la radicación electrónica de los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas en el Departamento. De manera que, en el caso de un Patrono que realice varias radicaciones electrónicas, incluirá el Núm. de Confirmación recibido en todos los formularios correspondientes a esa radicación.
Todo programa privado de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas aprobado por el Departamento permitirá únicamente la impresión en forma final de dichos formularios cuando el espacio correspondiente al Núm. de Confirmación esté completado.
III. Imposición de Penalidades por Incumplimiento con la Radicación de los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas
Conforme a lo dispuesto en la Sección 6041.11 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado, ("Código"), El Departamento impondrá una penalidad por la Radicación Tardía o por la No Radicación de los Formularios 499R-2/W-2PR o Declaraciones Informativas con sus resúmenes y Estados de Reconciliación. Esta penalidad corresponde a quinientos dólares ($500) por cada uno de los formularios radicados tarde o no radicados en la fecha prescrita (considerando cualquier prórroga concedida), o que no se rindiere de la forma y manera prescrita por el Secretario(a).
Las disposiciones de este párrafo se ilustran con los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1: "ABC, Inc." es un negocio que durante el año 2013 mantuvo una nómina de 5 empleados. El total de Comprobantes de Retención que "ABC" debe someter ante el Departamento son 5. Además, debe someter el Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida (Formulario 499 R-3). Si "ABC" no radica los 5 Comprobantes de Retención y el Estado de Reconciliación en la fecha prescrita por ley, se le impondrá una Penalidad de $3,000 ($500 por cada Comprobante de Retención no radicado a tiempo más $500 por el Estado de Reconciliación no radicado a tiempo).
Ejemplo 2: "ABC" hizo pagos por servicios profesionales recibidos de 3 contratistas independientes. "ABC" debe someter ante el Departamento 3 Declaraciones Informativas, un Resumen de las Declaraciones Informativas (Formulario 480.5) y un Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención (Formulario 480.6B.1) para un total de 5 formularios. Si "ABC" no radica las 3 Declaraciones Informativas, el Resumen y el Estado de Reconciliación en la fecha prescrita por ley, entonces el Departamento le impondrá una Penalidad de $2,500 ($500 por cada Declaración Informativa no radicada a tiempo, más $500 por el Resumen y $500 por el Estado de Reconciliación no radicados a tiempo).
Los siguientes formularios y declaraciones deberán someterse en las fechas que se indican a continuación para evitar la imposición de la penalidad de $500 por cada formulario:
| Fecha Límite para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR, 480.7A, 480.7D y 480.5 | 31 de enero de 2014 |
| Fecha Límite para radicar los Formularios 480.6A, 480.6B, 480.6B.1, 480.6D y 480.5 | 28 de febrero de 2014 |
| Fecha Límite para radicar los Formularios 480.7, 480.7B, 480.7C y 480.5 | 28 de febrero de 2014 y el 30 de agosto de 2014 |
| Fecha Límite para radicar los Formularios 480.6C, 480.5 y 480.30 | 15 de abril de 2014 |
Todo Comprobante de Retención o Declaración Informativa que no cumpla con el requisito de radicación electrónica o con el requisito de incluir el Núm. de Confirmación, no se considerará como radicado en el Departamento. Por tanto, el Departamento impondrá la Penalidad de $500 por cada formulario radicado en papel o radicado sin el Núm. de Confirmación, según dispuesto en la Sección 6041.11 del Código. Asimismo, el Departamento podrá imponer otras penalidades civiles o criminales, conforme a las disposiciones establecidas en el Subtítulo F del Código, por incumplimiento con la radicación de dichos formularios.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de este Boletín Informativo, puede comunicarse con la Sección de Patronales al (787) 722-7050.
Cordialmente,
Karolee García