I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada; dispone, que el Secretario de Hacienda preparará, al terminar cada año económico, informes generales para la Asamblea Legislativa, para el Gobernador y para el público, que presenten claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno.
Además, dispone, que todas las asignaciones autorizadas para las atenciones de un año económico serán aplicadas al gasto legítimamente incurrido durante el respectivo año fiscal o al pago de obligaciones legalmente contraídas durante dicho año. Por otro lado, si por disposición de la Resolución Conjunta de Presupuesto que aplique para el año 2026-2027, la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico (JSAF) establece un término menor para el desembolso de dichas asignaciones, prevalecerá el término allí dispuesto.
En consecuencia, bajo ninguna circunstancia podrán efectuarse desembolsos con cargo a las asignaciones del año fiscal 2026 una vez vencido el término aplicable. Por lo tanto, luego del 29 de agosto de 2026 no se emitirán pagos correspondientes a asignaciones presupuestarias del año fiscal 2026.
De conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), los gastos deberán reconocerse y registrarse en el período contable en que se reciban los bienes o se presten los servicios, independientemente de la fecha en que se efectúe el pago.
II. PROPÓSITO
A partir del 7 de julio de 2026 entrará en vigor el Nuevo Sistema Financiero Enterprise Resource Planning (ERP por sus siglas en inglés), el cual integrará y centralizará los procesos financieros, presupuestarios, contables y administrativos de las entidades gubernamentales, fortaleciendo la uniformidad, transparencia y disponibilidad de la información financiera del Gobierno de Puerto Rico.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones a seguir en la preparación y trámite de los Modelos relacionados con cuentas a pagar para propósitos de los estados financieros.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
La implementación del ERP conlleva cambios sustanciales en diversos procesos administrativos y transaccionales, incluyendo el manejo y acumulación de cuentas por pagar, así como la preparación de los formularios requeridos por el Departamento de Hacienda. Por tanto, se hace necesario que las agencias adopten las nuevas directrices establecidas para asegurar el cumplimiento adecuado de los procedimientos relacionados.
Como parte de los cambios antes expresados, notificamos que la creación de comprobantes de pago fue eliminada del proceso de acumulación de cuentas por pagar. El nuevo sistema ERP opera bajo un esquema transaccional distinto, en el cual el número de factura se utiliza como referencia desde el inicio del proceso hasta la emisión del pago. Por consiguiente, corresponde a cada agencia identificar, dentro de las facturas registradas en PRIFAS y en el nuevo sistema ERP, aquellas correspondientes a bienes o servicios recibidos en o antes del 30 de junio de 2026. Dichas facturas, una vez identificadas, constituirán cuentas a pagar al cierre del año fiscal 2026.
A. MODELO SC 943A, CERTIFICACIÓN DE FACTURAS OBLIGADAS Y PAGADAS
1. Todas las agencias deben identificar las facturas correspondientes a obligaciones legalmente contraídas al 30 de junio de 2026, que no fueron pagadas dentro del año fiscal 2026, pero cuyo desembolso se efectuó posteriormente en el período comprendido entre el 7 de julio de 2026 y el 29 de agosto de 2026. Para certificar dichas facturas, deberán preparar el Modelo SC 943A - Certificación de Facturas Obligadas y Pagadas (Anejo 1).
2. Para completar el Modelo SC 943A, utilizarán la columna titulada Cuenta a Pagar, para incluir la cuenta a pagar del mayor general en la cual se estará realizando la acumulación por clase de acreedor, según se indica a continuación:
a.210001 Cuentas a Pagar Entidades Privadas e Individuos
b.231001 Cuentas a Pagar Otros Fondos
c.232001 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes Universidad de Puerto Rico
d.232001 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes
Administración de Seguros de Salud
e.232001 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes
Administración de Servicios Médicos
f.232002 Cuentas a Pagar Corporaciones Públicas
g.232003 Cuentas a Pagar Autoridad de Energía Eléctrica
h.232004 Cuentas a Pagar Autoridad de Acueductos y Alcantarillados
i.231005 Cuentas a Pagar Autoridad de Edificios Públicos
j.233004 Cuentas a Pagar Municipios
k.233005 Cuentas a Pagar Gobierno Federal
l.254031Otras Cuentas a Pagar (son deudas con otras agencias
3. En el Modelo SC 943A, no se pueden presentar facturas cuyo bien o servicio fue recibido durante al año fiscal 2027.
4. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas al 30 de junio de 2026 deberán certificarlo así, en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo SC 943A y firmarlo.
B. MODELO SC 943B, CERTIFICACIÓN DE FACTURAS NO PAGADAS
Todas las agencias que identifiquen facturas obligadas o no obligadas, por bienes o servicios recibidos en o antes del 30 de junio de 2026 y que permanezcan pendientes de pago luego del 29 de agosto de 2026, deberán preparar el Modelo SC 943B, Certificación de Facturas No Pagadas (Anejo 2). completar el Modelo SC 943B, utilizarán la columna titulada Cuenta a Pagar, para incluir la cuenta a pagar del mayor general en la cual se estará realizando la acumulación por clase de acreedor, según se indica a continuación:
a.210001 Cuentas a Pagar Entidades Privadas e Individuos
b.231001 Cuentas a Pagar Otros Fondos
c.232001 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes Universidad de Puerto Rico
d.232001 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes Administración de Seguros de Salud
e.232001 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes Administración de Servicios Médicos
f.232002 Cuentas a Pagar Corporaciones Públicas
g.232003 Cuentas a Pagar Autoridad de Energía Eléctrica
h.232004 Cuentas a Pagar Autoridad de Acueductos y Alcantarillados
i.231005 Cuentas a Pagar Autoridad de Edificios Públicos
j.233004 Cuentas a Pagar Municipios
k.233005 Cuentas a Pagar Gobierno Federal
l.254031 Otras Cuentas a Pagar (son deudas con otras agencias)
3. En el Modelo SC 943B, las agencias deberán incluir todas las facturas correspondientes a bienes o servicios recibidos que no fueron pagadas dentro del período correspondiente a su año fiscal. Esto incluye las siguientes categorías:
a. Facturas Obligadas.
b. Facturas No Obligadas.
c. Bienes y servicios recibidos en o antes del 30 de junio de 2026, para los cuales el suplidor aún no a presentado la factura correspondiente.
d. Todo gasto incurrido y no desembolsado correspondiente al período comprendido entre el 13 de mayo de 2017 y el 30 de junio de 2026.
e. Facturas no registradas en el portal de suplidores.
4. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas o no obligadas luego del 29 de agosto de 2026, deberán certificarlo así, en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo SC 943B y firmarlo.
C. MODELO SC 943C, CERTIFICACIÓN DE SALARIOS ACUMULADOS AL 30 DE JUNIO DE 2026
1. En el Modelo SC 943C, Certificación de Salarios Acumulados al 30 de junio de 2026 (Anejo 3), indicarán solamente las deudas de salario de los empleados. No deben incluir deudas sobre las licencias de los empleados. La parte de las licencias son recogidas en la Carta Circular 1300-46-26, Informe de Licencias Acumuladas. Dicho Modelo será certificado y firmado por el Director del Departamento de Recursos Humanos de la agencia o su Representante Autorizado.
2. Para completar el Modelo SC 943C, utilizarán la columna titulada Cuenta a Pagar, para incluir la cuenta a pagar del mayor general en la cual se estará realizando la acumulación por clase de acreedor, según se indica a continuación:
a. Sueldos adeudados y costos relacionados - 254017
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Las agencias serán responsables de reconciliar la totalidad de las cuentas por pagar incluidas en los modelos de esta Carta Circular con las facturas registradas en el Portal de Suplidores, PRIFAS y el Sistema ERP, según corresponda. Como parte de dicha reconciliación deberán identificar y corregir registros duplicados, cancelados, anulados, pagados parcialmente o cualquier otra transacción que no represente una obligación válida.
B. Solamente se deberán presentar facturas cuyo bien o servicio fue recibido en o antes del 30 de junio de 2026.
C. Para los Modelos SC 943A, 943B y 943C, no se pueden repetir facturas entre sí.
D. En el Modelo SC 943B, se deberán presentar todas las facturas correspondientes a bienes o servicios recibidos que las agencias no pudieron pagar dentro del período correspondiente a su año fiscal. Esto incluye, entre otras, facturas cuyo desembolso no se procesó oportunamente, obligaciones no registradas, casos en los que el suplidor no presentó la factura dentro del término correspondiente o cualquier otra situación que impidió realizar el pago dentro del año fiscal aplicable.
E. Las agencias no utilizarán los siguientes objetos de gastos para completar estos Modelos, porque afectan los análisis que realiza el Departamento para propósitos de los estados financieros:
1. 611102 Anticipos de Fondos a OPE’S2.
2. 720001 Transferencias Operacionales a Otros Fondos
3. 720002 Transferencia a un Mismo Fondo
4. 620018 Fondo de Construcción
5. 620019 Fondo de Renovación y Reemplazo
6. 720004 Transferencias de Saldos Libres
7. 710015 Corrección Gastos Años Anteriores
8. 720005 Traspaso de Costos Indirectos al Fondo General Sobrante
9. 710016 Costos Indirectos – Fondos Federales
10. 611001 612001 etc. (objetos genéricos)
F. Los Modelos SC 943A, SC 943B y SC 943C, deben prepararse en formato Excel y deben ser enviados no más tarde del 15 de septiembre de 2026, a la siguiente dirección electrónica: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/cartas_circulares.
G. Las agencias retendrán copia de cada modelo en sus expedientes para evaluación en el proceso de auditoría de los estados financieros. En dicho expediente también conservarán copia de las facturas u otros documentos que utilicen para preparar la información que se les solicita en esta Carta Circular.
H. La persona que revise, firme y certifique los modelos correspondientes a cuentas a pagar debe asegurarse que toda región, oficina, dependencia, programa, de su agencia sometió la información requerida dentro de las fechas límite.
I. Las agencias podrán reproducir los Modelos SC 943 A, Modelo SC 943B y Modelo SC 943C, en sus propias instalaciones, igual a los diseños que se acompañan.
J. La Oficina de Informes Financieros verificará la información sometida por las agencias. De encontrar discrepancias, falta de información requerida, o falta de radicación de algún modelo, se le notificará al personal responsable de la agencia y se le devolverá la información sometida, por lo que no se considerará como recibida hasta tanto no se someta la información corregida y sea validada por dicha Oficina.
K. El incumplimiento con la fecha estipulada del 15 de septiembre de 2026, podrá conllevar la retención de pagos de la agencia, congelación de cuentas presupuestarias o cualquier otra determinación que se entienda necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
L. Aquellas agencias que requieran utilizar la combinación de mes y año para reconocer una deuda por un bien o servicio deben incluir con el siguiente formato: año y mes (2026-marzo) y la fecha de la factura sería el último día del mes: día, mes y año (31/06/2026).
M. El 13 de mayo de 2017, la Junta de Supervisión Fiscal para Puerto Rico, creada bajo el Puerto Rico Oversight, Management, and Economic Stability Act de 2016 (PROMESA), radicó una petición de amparo en virtud del Título III de PROMESA, un proceso similar a la quiebra. Posteriormente, el 18 de enero de 2022, el Tribunal del Título III emitió una orden confirmando el Octavo Plan de Ajuste Modificado (POA, por sus siglas en inglés) del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Este Plan entró en vigor el 15 de marzo de 2022, conforme a sus términos, marcando la salida del Estado Libre Asociado del proceso del Título III de PROMESA.
N. Dado a la entrada en vigor del Plan de Ajuste del 15 de marzo de 2022, afectó las facturas pendientes de pago con fecha anterior a la paralización de la Ley PROMESA del 13 de mayo de 2017. Para dichas facturas, se creó una clase específica en el Plan de Ajuste, que dicta cómo se manejarán y se resolverá el pago de estas. Por lo tanto, se instruye eliminar de la Carta Circular de Cuentas por Pagar toda factura con fecha en o antes del 13 de mayo de 2017.
O. Esta Carta Circular podrá se enmendada, según se incorporen mejoras, ajustes funcionales u optimizaciones al sistema y a los procesos relacionados, o cuando surjan cambios en las disposiciones normativas, reglamentarias o administrativas aplicables.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-43-25 del 25 de abril de 2025 y la Carta Circular Núm. 1300-54-25 de 1 de mayo de 2025.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o a al (787) 977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar la información aquí requerida.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos