I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, en su Artículo 14(a) faculta al Secretario de Hacienda a prescribir y promulgar las reglas y reglamentos que sean necesarios para implantar la citada Ley.
Por otra parte, la Orden Ejecutiva 2021-018 crea el cargo del Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés) y establece que las funciones serán ejercidas por el Secretario del Departamento de Hacienda. Una de las funciones delegadas al CFO es coordinar la implementación del nuevo sistema financiero Enterprise Resources Planning, (ERP) donde se centralicen las funciones de gestión financiera.
II. PROPÓSITO
A partir del 7 de julio comenzará el Nuevo Sistema Financiero ERP. Entre los objetivos de este sistema es mejorar, agilizar y estandarizar la información financiera de las agencias del Gobierno Central. Además, promover la transparencia en la administración de los fondos gubernamentales y simplificar la creación de los informes financieros.
Se emite esta carta circular con el propósito de informar la conversión de las cuentas de gastos del sistema PRIFAS al ERP, con sus respectivas asignaciones. Además, presentar y describir la nueva estructura de la cifra de cuenta (chart of accounts).
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Entre los cambios más significativos que incorpora el ERP se encuentra la implementación de una nueva estructura para la cifra de cuenta (Chart of Accounts o COA), según se detalla en el Anejo 1.
B. El ERP incorpora una conversión en la estructura de los objetos de gasto, según se detalla en el Anejo 2.
C. Será responsabilidad de cada agencia asegurar la correcta utilización de la nueva estructura de la cifra de cuenta (Chart of Accounts) y de las cuentas de gastos establecidas en el ERP. Asimismo, deberán establecer los controles y mecanismos necesarios para garantizar la aplicación uniforme de estas disposiciones en el registro y procesamiento de las transacciones financieras.
Esta carta circular sustituye las disposiciones del Anejo 1 del Reglamento Disposiciones sobre Asignaciones y Fondos Públicos, Reglamento Núm. 49, Departamento de Hacienda, 14 de marzo de 2012, durante la etapa de transición e implementación del nuevo sistema financiero ERP.
Esta carta circular podrá ser enmendada o actualizada, según se incorporen mejoras, ajustes funcionales u optimizaciones al sistema y a los procesos relacionados, o cuando surjan cambios en las disposiciones normativas, reglamentarias o administrativas aplicables. Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda. Utilice el siguiente enlace para acceder el formato en pdf: Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concerniente de sus respectivas dependencias
Cordialmente,
Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos