I. Exposición de Motivos
El 26 de octubre de 2006, el Departamento de Hacienda (Departamento) emitió la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 06-18 (Carta Circular Núm. 06-18) mediante la cual se aclara qué personas tienen derecho a utilizar el Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916).
Dicha Carta Circular Núm. 06-18, además, establece que el Secretario de Hacienda (Secretario) podrá permitirle a un comerciante vendedor, documentar la naturaleza exenta de una transacción mediante algún método alterno, conforme a las disposiciones del Artículo 2407-1(d)(2) del Reglamento Núm. 7230 del 13 de octubre de 2006 (Reglamento).
El propósito de esta Carta Circular es establecer los criterios y procedimientos a seguir para utilizar un método alterno para documentar la naturaleza exenta de una transacción, sin la necesidad de solicitar autorización al Secretario.
II. Discusión
El Artículo 2407-1(d)(1) del Reglamento establece que el Certificado de Compras Exentas es el formulario que será provisto por una persona con derecho a comprar partidas tributables sin pagar el Impuesto sobre Ventas y Uso (IVU), para confirmarle al comerciante de quien ésta adquiere las partidas, su condición como titular de dicho derecho.
El Artículo 2407-1(d)(2) del Reglamento indica que cuando un comerciante lleve a cabo ventas, incluyendo la primera venta y todas las ventas siguientes, a un titular de un Cerificado de Exención, el comerciante vendedor documentará la naturaleza exenta de cada transacción obteniendo el Cerificado de Compras Exentas, cumplimentado y firmado por el comprador. A tales efectos, dicho comerciante vendedor podrá solicitar al Secretario que le permita utilizar un método alterno para documentar la naturaleza exenta de la transacción.
Conforme a lo anterior, el Departamento ha establecido, sujeto a ciertos requisitos, métodos alternos para sustituir el Certificado de Compras Exentas por otros documentos, sin la necesidad de solicitar autorización al Secretario.
III. Procedimiento
A. Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916)
Cuando un comerciante le venda por primera vez a un comerciante titular de un Certificado de Exención o con derecho a adquirir partidas tributables exentas del IVU (el Titular), el comerciante vendedor utilizará el Certificado de Compras Exentas para documentar la naturaleza exenta de la transacción. En dicho Certificado, el Titular acreditará que es una persona con derecho a comprar partidas tributables sin pagar el IVU.
B. Documento Alterno al Certificado de Compras Exentas
El comerciante vendedor, luego de la primera transacción con el Titular, podrá sustituir el Certificado de Compras Exentas, con su factura o cualquier otro documento que la sustituya, como por ejemplo, el recibo de compra, conduce o la orden de compra (Factura), siempre y cuando la Factura incluya la siguiente información:
1. nombre del comerciante vendedor;
2. nombre del Titular;
3. número de Registro de Comerciante del Titular;
4. lista y descripción de las partidas tributables adquiridas por el Titular; y
5. certificación firmada por el Titular a los efectos de que las partidas tributables son adquiridas libre del pago del IVU por ser para la reventa; porque constituyen materia prima o equipo (en caso de plantas manufactureras); o por otra razón específicamente indicada en el Certificado de Compras Exentas.
La certificación deberá leer como sigue:
“Yo, _______________________, revendedor o representante autorizado de ______________________, con número de Registro de Comerciante __________________, certifico que compré las partidas tributables aquí indicadas libres del pago del IVU por ser para la reventa, manufactura o por otra razón indicada en el Modelo SC 2916 del Departamento de Hacienda.”
En los casos en los que la Factura incluya, tanto partidas tributables sujetas al IVU, como partidas exentas, la naturaleza tributable o exenta de ambos tipos de partidas tendrá que identificarse en dicha Factura.
La información aquí requerida, incluyendo la certificación podrá ser incluida en el texto impreso de la Factura mediante la utilización de un sello de goma o cualquier otro método de impresión permanente.
C. Documento Alterno al Certificado de Compras Exentas en el Caso de Ventas Recurrentes
En el caso en que las ventas del comerciante al Titular sean unas recurrentes en el curso ordinario de sus negocios, y que el comerciante tenga una cuenta abierta con el Titular, solamente será necesario solicitarle al Titular el Certificado de Compras Exentas en la primera venta al Titular en cada año natural.
A estos efectos, “ventas recurrentes” significa que el comerciante haya realizado al menos doce (12) ventas al Titular durante el año natural inmediatamente anterior al año de la primera venta al Titular en cualquier año calendario.
El término “cuenta abierta” se refiere a que el comerciante vendedor mantiene en sus archivos por lo menos la siguiente información comercial del Titular: su nombre, Número de Registro de Comerciantes, dirección y números de teléfono.
D. Otros Métodos Alternos
1. El Secretario podrá aprobar algún método alterno adicional que permita a un comerciante documentar la naturaleza exenta de la transacción, si la naturaleza del negocio del comerciante vendedor así lo permite.
2. Toda solicitud deberá ser dirigida al Secretario Auxiliar de Rentas Internas (Secretario Auxiliar), Oficina Núm. 620 del Edificio Intendente Ramírez en el Viejo San Juan o a través del correo a la siguiente dirección:
Departamento de Hacienda
Secretaría Auxiliar de Rentas Internas
Oficina Núm. 620
P.O. Box 9024140
San Juan, Puerto Rico 00902-4140
3. Dicha solicitud deberá someterse mediante carta y deberá indicar el nombre, dirección y teléfono del comerciante vendedor. Además, incluirá una descripción detallada del método alterno al Certificado de Compras Exentas propuesto para la autorización del Secretario Auxiliar.
IV. Disposiciones Generales
Independientemente del método utilizado por el comerciante vendedor, éste mantendrá un sistema de archivo que asocie el Certificado de Compras Exentas o su equivalente, correspondiente a cada transacción por la cual no haya cobrado el IVU, con la factura, recibo u otra evidencia de venta correspondiente. Esta información podrá mantenerse en archivos físicos, magnéticos o electrónicos.
El comerciante vendedor conservará el Certificado de Compras Exentas o su equivalente, por un período de seis (6) años, contado a partir de la fecha de la presentación de la Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso (Modelo SC 2915), en la cual la transacción exenta fue informada.
Enfatizamos que al 15 de noviembre de 2006, todo comerciante vendedor tendrá que cumplir con lo establecido en esta Carta Circular. Esto significa que si el comerciante vendedor no puede cumplir con los métodos alternos antes descritos, tendrá que utilizar el Certificado de Compras Exentas hasta que pueda cumplir con los requisitos aquí establecidos.
Para información adicional relacionada a las disposiciones de esta Carta Circular, puede comunicarse a la Sección de Consultas Generales al (787) 721-2020 extensión 3611 o libre de cargos al (1) (800) 981-9236.
Esta Carta Circular complementa la Carta Circular Núm. 06-18.
V. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres