La Ley Núm. 110 de 27 de junio de 2000, conocida como la “Ley del Estado Digital de Puerto Rico”, estableció que la radicación de todas las planillas contributivas requeridas por ley, incluyendo pero no limitando a las de ingresos, retención en el origen y arbitrios se pudieran tramitar electrónicamente. Posteriormente, la Ley Núm. 151 de 22 de junio de 2004, conocida como “Ley de Gobierno Electrónico”, estableció como derechos del ciudadano tener disponible a través de la Internet información gubernamental y recibir servicios del Gobierno por medios electrónicos, incluyendo la radicación de las planillas contributivas requeridas por ley.
Con el propósito de cumplir con las disposiciones de las leyes mencionadas anteriormente y a tenor con las Secciones 6131, 6140(a)(20) y 6145(n) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), que facultan al Secretario del Hacienda a establecer las reglas para la radicación de cualquier planilla, declaración o formulario, así como el pago de cualquier contribución impuesta por los Subtítulos A, B, C y D a través de medios electrónicos, se permitirá a los Especialistas en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro (Especialistas) rendir electrónicamente si cumplen con las disposiciones de esta Carta Circular.
Los Especialistas podrán rendir electrónicamente en representación de sus clientes únicamente si utilizan algún programa o aplicación que haya sido certificado por el Departamento de Hacienda (Departamento). El Departamento emitirá un certificado para cada formulario y año contributivo que cumpla con las especificaciones requeridas para la transferencia electrónica. Por lo tanto, será responsabilidad del Especialista asegurarse de que el programa o aplicación que adquiera esté debidamente certificado para el año contributivo y el formulario que interesa rendir electrónicamente.
El Departamento enviará por correo un Código de Acceso (Código) a todos los Especialistas que estén registrados y activos en la División de Regulación de la Práctica y Educación Contributiva del Departamento. Este Código será necesario al momento de rendir electrónicamente cualquier formulario que sea preparado con los programas o aplicaciones certificadas por el Departamento. Este Código, junto con el número de seguro social o de identificación patronal y el número de registro de Especialista, constituirá el mecanismo de autenticación y firma digital del Especialista.
Para que un Especialista pueda rendir electrónicamente algún formulario deberá tener la autorización escrita del contribuyente y su cónyuge, si aplica. Para este propósito el Departamento ha diseñado el Modelo SC 2778, Poder y Declaración de Representación para Firma Digital por Especialistas en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro, en el cual el contribuyente autoriza y designa al Especialista como su representante para firmar y rendir electrónicamente el formulario indicado en dicho Modelo. Para que el Modelo SC 2778 sea válido, el Especialista deberá obtener copia de una identificación con foto y firma del contribuyente y su cónyuge, si aplica. Las identificaciones cualificadas por el Departamento para autorización de firma digital son: Licencia de Conducir, Pasaporte expedido por cualquier autoridad extranjera, Tarjeta Electoral, Tarjeta de Identificación de Veterano y Tarjeta de Estudiante o de Empleado del Sector Público.
El Departamento requiere para la certificación de todo programa o aplicación, que se provea antes de la transferencia electrónica, un mecanismo mediante el cual el contribuyente y su cónyuge, si aplica, asevere bajo penalidad de perjurio la veracidad de la información sometida y su firma digital. El Artículo 6171-(c)(1) del Reglamento Núm. 5621 establece que el Especialista deberá firmar de su puño y letra la planilla, declaración o reclamación de reintegro antes de suministrarlos al contribuyente. En los casos de transferencia electrónica, este requisito se considerará satisfecho mediante el mecanismo de autenticación del Especialista.
Por cada contribuyente para el cual se haya preparado y rendido electrónicamente algún formulario, el Especialista deberá guardar por un término mínimo de 6 años, contados a partir de la fecha de vencimiento del formulario, el Modelo SC 2778 firmado en original con copia de la identificación entregada por el contribuyente y copia del formulario rendido electrónicamente junto con la Hoja de Confirmación de Radicación Electrónica emitida por el programa o aplicación.
Para cualquier aclaración o información adicional relacionada con las disposiciones de esta Carta Circular, pueden comunicarse a la División de Regulación de la Práctica y Educación Contributiva del Negociado de Asistencia Contributiva y Consultas Especializadas al (787) 721-2020 extensiones 3532, 3538 ó 3549.
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata y serán efectivas para todos los formularios rendidos o que se rindan electrónicamente a través de algún programa o aplicación certificado por el Departamento para los años contributivos comenzados después del 31 diciembre de 2004.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres