La Sección 1142 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), establece la obligación de todo patrono, compañía de seguros o cualquier otra persona obligada a efectuar pagos por concepto de indemnización bajo una sentencia dictada por el Tribunal o bajo una reclamación extrajudicial, de retener el 7 por ciento del importe de aquellos pagos que constituyan ingreso tributable para fines del Código. Dichos pagos deben ser informados tanto al Secretario de Hacienda como al receptor de los mismos.
Por otro lado, la Sección 1152 del Código dispone que toda persona dedicada a industria o negocio en Puerto Rico que haga pagos de ingresos no sujetos a retención a un individuo de $500 o más, tiene la obligación de rendir una declaración al Secretario, del modo que éste establezca, en la cual conste el importe de las ganancias, beneficios o ingresos pagados y el nombre y la dirección del receptor de tales pagos.
De conformidad con lo antes expresado, se requiere a todos los aseguradores de vida, propiedad y contingencia, a las asociaciones de salud con fines no pecuniarios, a las cooperativas de seguros y a las organizaciones de servicios de salud informar al Departamento de Hacienda los pagos que efectúen por concepto de reclamaciones por daños, incluyendo pagos de lucro cesante. Estas declaraciones informativas deben rendirse al Secretario, con copia al receptor de los pagos, no más tarde del 28 de febrero del año siguiente a la fecha del pago. En aquellos casos en que la reclamación se haga por medio de un representante o asesor legal, la declaración informativa debe rendirse a nombre del asegurado.
En nuestra Determinación Administrativa Núm. 98-01 del 1 de julio de 1998 se detallan una serie de pagos por concepto de indemnización que constituyen ingreso tributable para fines del Código, sobre los cuales se requiere rendir las declaraciones informativas. Las cantidades o pagos que estén sujetos a la retención del 7 por ciento deben informarse en el Formulario 480.6B. Aquellos pagos por concepto de reclamaciones que no están sujetos a retención deben ser informados por el pagador en el Formulario 480.6A.
El pagador no tiene la obligación de rendir la declaración informativa con respecto a pagos de indemnización por lesiones personales o enfermedad que están exentos de tributación bajo el Código. Tampoco deberá informar los pagos por concepto de reembolso de gastos o costos incurridos o pagados por el reclamante que estén debidamente fundamentados con estimados u otra evidencia verificable, siempre que dichos pagos no excedan el importe de los daños, conforme al uso y costumbre de la industria de seguros en Puerto Rico.
Las declaraciones informativas deberán enviarse al Negociado de Procesamiento de Planillas, P. O. Box 9022501, San Juan, Puerto Rico 00902-2501. Además, e independientemente de que la indemnización constituya ingreso exento o ingreso tributable para el asegurado, el asegurador deberá someter al Secretario un listado de todas las indemnizaciones que pague durante el año, no más tarde del 28 de febrero del año siguiente. Dicho listado deberá contener el nombre y número de cuenta (seguro social) del reclamante, el importe de la indemnización, y el nombre, número de cuenta (seguro social), dirección y número de colegiado del representante o asesor legal que intervino en la reclamación. El listado deberá enviarse al Negociado de Auditoría Fiscal, P. O. Box 9024140, San Juan, Puerto Rico 00902-4140.
El asegurador tendrá la alternativa de someter al Secretario la información requerida en las declaraciones informativas por medios electrónicos, en cuyo caso deberá suplir la misma conforme a las especificaciones establecidas por el Departamento de Hacienda.
No obstante, deberá cumplir con el requisito de entregar al receptor del pago el formulario de la declaración informativa para que éste lo acompañe con la correspondiente planilla de contribución sobre ingresos.
El contenido de esta Carta Circular aplica únicamente a aquellos pagos por concepto de reclamaciones aquí descritos y no altera o modifica las disposiciones vigentes relacionadas con pagos efectuados por aseguradores por otros conceptos. La misma deja sin efecto la Carta Circular Núm. 94-05 del 25 de febrero de 1994.
Recuerde, en Hacienda estamos para servirle.
Cordialmente,
Xenia Vélez Silva