I. BASE LEGAL
El Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendado, establece en su Sección 1062.01 (n)(2), entre otras cosas, que todo patrono está obligado a deducir y retener una contribución sobre el sueldo pagado a sus empleados. Además, es responsable de entregar a sus empleados, con respecto a su empleo durante el año natural, un Comprobante de Retención (Formulario 499R-2/W–2PR) en o antes del 31 de enero del año siguiente, para ser utilizado cuando rindan su Planilla de Contribución sobre Ingresos. Las agencias de Gobierno, como todo patrono, deben cumplir con lo dispuesto en dicha Sección.
II. PROPÓSITO
Se emite esta Carta Circular con el propósito de reiterarle a las agencias que las anulaciones, tanto de cheques, depósito directo y payroll card, según aplique, deberán cumplir con la cantidad de días establecidos por este Departamento.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Actualmente, los Sistemas de Recursos Humanos y Nómina (por ejemplo, People Soft versión 7.5, 8.8 (Hacienda), 8.9 (DRNA, Programa JCA) y ADP (Policía de P.R.)) producen el referido Comprobante de Retención conforme a los datos generados al procesar las nóminas (regulares o especiales), así como las anulaciones de cheques, depósito directo y payroll card, según aplique.
B. En el caso de las anulaciones de cheques, depósito directo y payroll card correspondientes a las agencias que utilizan la versión People Soft 7.5, deberán
enviar en original al Centro de Coordinación y Control PRIFAS/RHUM los Modelos SC 858, Comprobante de Anulación, para aquellos casos que deban cancelar menos de diez cheques (Anejo 1); y el Modelo SC 858.1, Comprobante de Anulación (Anejo 2), cuando tengan que cancelar diez cheques o más, en la medida en que la agencia determine que no proceden las mismas.
C. Las anulaciones tanto de cheques, depósito directo y payroll card, según aplique deberán efectuarse antes que éstos cumplan los treinta (30) días de emitidos, excepto las correspondientes al mes de diciembre, las cuales deberán realizarse antes de quince (15) días para evitar que se emitan comprobantes de retención con cantidades y deducciones incorrectas. Esto aplica a todas las agencias, incluyendo aquellas que procesan sus nóminas en sistemas separados a RHUM.
Autorizamos a todas las entidades gubernamentales a reproducir los Modelos incluidos en esta Carta Circular en sus propias facilidades igual a los diseños que se acompañan.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-10-25 del 19 de septiembre de 2024.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o al (787) 977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central” - También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos