I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230, aprobada el 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, dispone, entre otras cosas, que el Secretario preparará, al terminar cada año económico, informes generales para la Asamblea Legislativa, para el Gobernador y para el público, que presenten claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir en la preparación y trámite de los Modelos relacionados con cuentas a pagar para propósitos de los estados financieros.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
La Carta Circular Núm. 1300-43-25 estableció las instrucciones para identificar los comprobantes de pago correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de 2025. También responsabilizó a las agencias a enviar dichos comprobantes a este Departamento no más tarde del 29 de agosto de 2025. Las agencias prepararán los modelos según se le indica a continuación:
A.MODELO SC 943A
1. Aquellas agencias que después del 29 de agosto tengan comprobantes sobre deudas pertenecientes al periodo que culmina el 30 de junio de 2025 e identificados aún como AP, pendientes de procesar, deben enviar el Modelo SC 943A, Resumen de Cuentas a Pagar Obligadas al 30 de junio de 2025 (Anejo 1).
2. En el Modelo SC 943A totalizarán, por cuenta de gasto específica, las cuentas a pagar de cada fondo individual (incluyendo el Fondo General) y dentro de cada fondo, por clase de acreedor, según se indica a continuación:
A. L 5010 – Cuentas a Pagar Entidades Privadas e Individuos
B. L 5210 – Cuentas a Pagar Otros Fondos
C. L 5222 – Préstamos/Anticipos Unidades Componentes - Universidad de Puerto Rico D. L 5222 – Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Seguros de Salud E. L 5222 – Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Servicios Médicos F. L 5250 – Cuentas a Pagar Corporaciones Públicas
G. L 5251 – Cuentas a Pagar Autoridad de Energía Eléctrica
H. L 5252 – Cuentas a Pagar Autoridad de Acueductos y Alcantarillados
I. L 5253 – Cuentas a Pagar Autoridad de Edificios Públicos
J. L 5270 – Cuentas a Pagar Municipios
K. L 5290 – Cuentas a Pagar Gobierno Federal
L. L 5990 – Otras Cuentas a Pagar (son deudas con otras agencias)
3. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente.
4. Las agencias prepararán, además, el Modelo SC 943.1, Certificación de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2025 (Anejo 2), en el cual indicarán: nombre del suplidor, número de identificación del suplidor (sin guiones), factura (número, fecha e importe), fondo, número de la cuenta de gasto específica, número de obligación y número de comprobante. Las deudas aquí presentadas deberán ser reconciliadas con el Portal de Suplidores. De tener alguna deuda que no aparezca en el Portal, favor de identificar la misma. Enviarán el original del Modelo SC 943.1 acompañado del original del Modelo SC 943A. Al certificar y firmar dicho Modelo, el jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, se asegurará que la información que se indica en el mismo es correcta.
5. También, junto con el Modelo SC 943A, se preparará el Modelo SC 943A.1, Certificación de Bienes y Servicios Recibidos al 30 de junio de 2025 (Anejo 3). Las agencias que recibieron servicios en o antes del 30 de junio de 2025 para los cuales, a la fecha de radicación de esta Carta Circular, no se ha recibido una factura de parte del suplidor, deberán completar este anejo indicando la información del suplidor, fecha de servicio y una cantidad estimada para acumular el pago de dichos servicios al 30 de junio de 2025. Este anejo aplica única y exclusivamente a servicios que cuenten con obligaciones vigentes durante el año fiscal 2025. Una vez completado el anejo, las agencias firmarán el mismo certificando que los servicios descritos fueron recibidos durante el año fiscal 2025. Luego que la información solicitada en esta Carta Circular se reciba en este Departamento, la Oficina de Informes Financieros del Negociado de Contabilidad Central validará la información reportada en este anejo con cada agencia.
6. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas al 30 de junio de 2025 deberán certificarlo así, en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo y firmarlo.
B. MODELO SC 943B
- Aquellas agencias que al 30 de junio de 2025 tengan deudas pendientes de pago para los cuales no obligaron fondos al cierre de año fiscal y que los servicios se prestaron antes del 30 de junio, pero la factura tiene fecha posterior al 30 de junio, deberán preparar el Modelo SC 943B, Resumen de Cuentas a Pagar No Obligadas al 30 de junio de 2025, (Anejo 4). Al preparar dicho Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y, además, completarán otro Modelo SC 943.1.
- Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente, para las cuales no se obligaron los fondos.
- Las agencias que no tengan cuentas a pagar no obligadas al 30 de junio de 2025 deberán certificarlo así, en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo y firmarlo.
C. MODELOS SC 943C y SC 943D
1. Si tienen deudas pendientes de pago de años anteriores al año fiscal 2024-2025, identificadas como cuentas a pagar obligadas, deberán preparar el Modelo SC 943C, Resumen de Deudas en Años Anteriores Identificadas como Cuentas a Pagar Obligadas (Anejo 5). Para las deudas pendientes de pago de años anteriores al año fiscal 2024-2025, identificadas como cuentas a pagar no obligadas, deberán preparar el Modelo SC 943D, Resumen de Deudas en Años Anteriores Identificadas como Cuentas a Pagar No Obligadas (Anejo 6). Estas deudas no deben ser incluidas en los Modelos SC 943A y SC 943B. Al preparar cada Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y, además, completarán otro Modelo SC 943.1, Certificación de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2025.
2. Solamente deben incluir las deudas incurridas en los años fiscales anteriores y no las deudas del año fiscal corriente.
3. Las agencias que no tengan cuentas a pagar de años anteriores deberán certificarlo así, en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo y firmarlo.
D. MODELO SC 943.2
En el Modelo SC 943.2, Certificación de Salarios Acumulados al 30 de junio de 2025 (Anejo 7), indicarán solamente las deudas de salario de los empleados. NO deben incluir deudas sobre las licencias de los empleados. La parte de las licencias son recogidas en la carta circular de Informe de Licencias Acumuladas. Dicho Modelo será certificado y firmado por el Director del Departamento de Recursos Humanos de la agencia o su Representante Autorizado.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
- Las agencias serán responsables de reconciliar todas las deudas de facturas a suplidores/contratistas presentadas en los modelos de esta carta circular con las facturas que se encuentran en el Portal de Suplidores y eliminar cualquier transacción que no corresponda.
- Los comprobantes identificados como AP pertenecientes a deudas pendientes de pago al 30 de junio de 2025, si fueron procesados para pago en o antes del 29 de agosto 2025, no se considerará como parte de los informes de los Modelos SC 943A, 943B, 943C y 943D.
- Para los Modelos SC 943A y 943C, en los casos de obligaciones por bienes y servicios que fueron provistos en o antes del 30 de junio de 2025, pero la factura no fue recibida por la agencia al momento de preparar los Modelos, deberán certificar en los mismos, que los bienes y servicios fueron recibidos en o antes del 30 de junio de 2025.
- Las agencias solo incluirán como cuentas a pagar en los anejos, aquellos bienes y servicios recibidos al 30 de junio de 2025, cuyo pago no se ha realizado al 29 de agosto de 2025. No se incluirá en los mismos las obligaciones relacionadas a bienes y servicios no recibidos al 30 de junio de 2025.
- Las agencias que no tengan cuentas a pagar al 30 de junio de 2025 deberán certificarlo así, en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda de los Modelos SC 943A, 943B, 943C y 943D, y firmarlos (cada uno).
- Para cada Modelo SC 943A, 943B, 943C y 943D, deben preparar un Modelo SC 943.1 por separado. Deberán asegurarse de indicar en el Modelo SC 943.1 el número de obligación para todas las cuentas a pagar resumidas en el Modelo SC 943A y para las que están indicadas como obligadas en el Modelo SC 943C.
- Para los Modelos SC 943A, 943B, 943C y 943D no se pueden repetir deudas entre sí y favor de no incluir aquellos pagos procesados en el periodo de julio y agosto, cuyos comprobantes estén identificados como 26AP.
- Las agencias no utilizarán los siguientes objetos de gastos para completar estos Modelos, porque afectan los análisis que realiza el Departamento para propósitos de los estados financieros:
A. E 9050 – Anticipos de Fondos a OPE’S
B. E 9760 – Transferencias Operacionales a Otros Fondos
C. E 9761 – Transferencia a un Mismo Fondo
D. E 9762 – Fondo de Construcción
E. . E. E 9763 – Fondo de Renovación y Reemplazo
F. E 9801 – Transferencias de Saldos Libres
G. E 9810 – Corrección Gastos Años Anteriores
H. E 9950 – Traspaso de Costos Indirectos al Fondo General Sobrante
I. E 9951 – Costos Indirectos – Fondos Federales
J. E 1000 – E 2000 etc. (objetos genéricos)
9. Los Modelos SC 943A, SC 943A.1, SC 943B, SC 943C, SC 943D, SC 943.1 y SC 943.2 deben prepararse en formato Excel y deben ser enviados no más tarde del 15 de septiembre de 2025, a la siguiente dirección electrónica: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/cartas_circulares.
10. Las agencias retendrán copia de cada modelo en sus expedientes para evaluación en el proceso de auditoría de los estados financieros. En dicho expediente también conservarán copia de las facturas u otros documentos que utilicen para preparar la información que se les solicita en esta Carta Circular.
11. La persona que revise, firme y certifique los Modelos correspondientes a cuentas a pagar debe asegurarse que toda región, oficina, dependencia, programa, etc. de su agencia sometió la información requerida dentro de las fechas límite.
12. Las agencias podrán reproducir los Modelos SC 943A, SC 943A.1, SC 943B, SC 943C, SC 943D, SC 943.1 y SC 943.2 en sus propias instalaciones, igual a los diseños que se acompañan.
13. Las agencias que utilizan la aplicación People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 también tienen que cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular.
14. La Oficina de Informes Financieros verificará la información sometida por las agencias. De encontrar discrepancias, o falta de radicación de algún modelo, se le notificará al personal responsable de la agencia y se le devolverá la información sometida, por lo que no se considerará como recibida hasta tanto no se someta la información corregida y sea validada por dicha Oficina.
15. El incumplimiento con la fecha estipulada del 15 de septiembre podrá conllevar la retención de pagos de la agencia, congelación de cuentas presupuestarias o cualquier otra determinación que se entienda necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
Esta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-30-24 del 29 de abril de 2024.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular pueden comunicarse a la siguiente dirección: seguimientosinformesfinancieros@hacienda.pr.gov
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda. Utilice el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos