I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” (Ley Núm. 230) faculta al Secretario del Departamento de Hacienda (Secretario) la responsabilidad de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procesos de pagos e ingresos necesarios para llevar la contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos. Establece que todas las transacciones financieras de las dependencias ejecutivas serán preintervenidas por el Secretario acorde a los principios, normas, procedimientos, reglas y reglamentos que el promulgue. Además, la Ley Núm. 230, faculta al Secretario a recaudar todos los fondos públicos de las dependencias, sea cual fuera su procedencia.
El Artículo 3 de la Ley Núm. 25 del 8 de diciembre de 1989, Ley para Establecer un Sistema de Pronto Pago para los Proveedores de Bienes y Servicios al Gobierno, dispone que los proveedores deberán someter a las agencias facturas comerciales y demás documentos justificativos, para que estas puedan efectuar el pago de los mismos dentro del término que establece la Ley. En ocasiones, el trámite de pago de facturas de proveedores se retrasa debido a que las mismas no están certificadas o la información requerida está incompleta.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es recordar las determinaciones relacionadas al trámite de las facturas certificadas de los proveedores.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Toda factura deberá incluir el nombre y dirección del proveedor, así como la fecha y número de factura. También deberá incluir la fecha y número del Contrato o de la Orden de Compra, cuando aplique.
B. El área que solicitó los artículos o servicios, cuando reciba la factura del proveedor, verificará que esta sea original, que esté firmada por el proveedor y que los servicios fueron recibidos. De estar todo correcto, certificará la factura en tinta azul. El funcionario a cargo de certificar facturas deberá tener registrada su firma en el Registro de Firmas Autorizadas de la Oficina de Finanzas.
C. Para agilizar el proceso de pago, las agencias prepararán un sello de goma con la siguiente certificación, el cual deberá estampar en cada factura:
Certifico que los artículos o servicios indicados en esta factura se recibieron y que no he autorizado el pago de la misma, anteriormente.
Las facturas correspondientes a contratos por servicios profesionales y consultivos deberán estar certificadas por la persona que presta el servicio y por el director del área que recibió el servicio.
Será responsabilidad de la Oficina de Finanzas de cada agencia cotejar que la factura del proveedor cumpla con los requisitos establecidos en esta Carta Circular. De no cumplir con los mismos, devolverá los documentos al área que originó el pago.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Las facturas por servicios de agua y luz necesitan certificarse.
B. Las agencias tienen que notificarle a los proveedores y al personal que al contratar tienen que certificar las facturas para poder tramitar el pago.
C. Será responsabilidad de las agencias cumplir estrictamente con las instrucciones impartidas en esta Carta Circular. El Departamento de Hacienda realizará verificaciones periódicas para asegurar el fiel cumplimiento de estas disposiciones.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-13-01 del 4 de diciembre de 2000.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda