I. BASE LEGAL
La Ley Pública Núm. 98-502, Single Audit Act of 1984, aprobada el 19 de octubre de 1984, tiene el propósito de mejorar el manejo financiero y establecer requisitos uniformes para las auditorías de los gobiernos locales y estatales que utilizan asistencia federal. Esta ley también promueve el uso eficiente y efectivo de los recursos del auditor. Esta fue enmendada por la Ley Pública Núm. 104-156 de 5 de julio de 1996, Single Audit Act Amendments of 1996 (31 U.S.C. Sec. 7501).
Para implementar los propósitos de dicha ley, la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobierno Federal (OMB, por sus siglas en inglés) emitió la guía final (final guidance), la cual publicó el 26 de diciembre de 2013 en el Vol. 78 Núm. 248 del Federal Register, los requerimientos administrativos uniformes, principios de costo y requerimientos de auditoría para las aportaciones federales. Dicha oficina agrupó y codificó las circulares aplicables a los diferentes tipos de organizaciones que reciben aportaciones federales dentro de un solo documento conocido como el Code of Federal Regulations (CFR) Title 2; Grants and Agreements, Subtitle A Chapter II Part 200: Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, conocida como Uniform Guidance, el cual sustituye la Circular Federal OMB A-133, Audits of States, Local Governments and Nonprofit Organizations, así como otras circulares de acuerdo a la Sección 200.104 de dicho CFR.
El Uniform Guidance antes mencionado establece en la Sección 200.501 que cada entidad no Federal que gaste en aportaciones financieras federales $750,000 o más en el año fiscal no federal de la entidad, debe obtener una auditoría (Single Audit) y cumplir con la Sección 200.514, Scope of Audit, e incluir entre otras cosas, los estados financieros de la entidad (departamento, agencia u otra unidad organizacional). Además, debe incluir las asignaciones federales recibidas para cualquier año fiscal o una auditoría de programa específica (Program-specific Audit) si la agencia gasta la asistencia financiera federal bajo un solo programa federal y las leyes, regulaciones o acuerdos no requieren auditar los estados financieros de ésta. Para la auditoría por programa seguirá las instrucciones de la Sección 200.507 del Uniform Guidance. Esto será aplicable para las auditorías de años fiscales comenzando en o después del 26 de diciembre de 2014 (2 CFR, Chapter 2, Part 200, Sección 200.110).
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de actualizar los requerimientos para cumplir con el Single Audit Act.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Agencias Designadas (Cognizant Agency)
La OMB establece en la Sección 200.513 del Uniform Guidance, cuál será la agencia federal designada “cognizant agency” para coordinar la labor de auditorías para la entidad no federal. Dicha agencia federal debe proveer en aportaciones federales la cantidad predominante de fondos directos a la entidad no federal, a menos que la OMB designe una agencia específica para la auditoría requerida.
B. Alcance de la Auditoría (Scope of Audit)
- La auditoría debe realizarse de acuerdo con las normas de auditoría de gobierno generalmente aceptadas (GAGAS, por sus siglas en inglés). Deberán determinar si los estados financieros presentan claramente la condición financiera y los resultados de las operaciones, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). Los estados financieros y el detalle de gastos de las aportaciones federales deben ser para el mismo periodo auditado.
- Determinar que la entidad gubernamental estableció los sistemas de control interno para asegurar razonablemente que los fondos se manejan de acuerdo con las leyes, normativas y reglamentos aplicables.
- Determinar que la entidad gubernamental cumplió con las leyes, regulaciones y acuerdos que puedan afectar los programas importantes de asistencia financiera federal en forma significativa.
C. Frecuencia de la Auditoría
En Puerto Rico, la auditoría debe obtenerse para cada año fiscal (1 de julio - 30 de junio) en que la agencia gaste $750,000 o más de asistencia financiera federal y es aplicable para las auditorias de años fiscales comenzando en o después del 26 de diciembre de 2014, según la Sección 200.110 del Uniform Guidance. De gastar menos de la cantidad antes indicada, la agencia estará exenta de la auditoría Single Audit, pero deberá tener disponible sus récords para revisión o auditoría del personal correspondiente de las agencias federales.
D. Costo de la Auditoría
1. Costos Admisibles
La Sección 200.425 (a) del Uniform Guidance establece que el costo de obtener una auditoría es un cargo permisible a los programas federales en una proporción razonable si la misma es realizada de acuerdo con el Single Audit Act Amendments of 1996 (31 U.S.C. Sec. 7501) y se implementan los requerimientos del Uniform Guidance.
2. Costos Inadmisibles
a. El costo de cualquier auditoría no realizada de acuerdo con los requisitos del Single Audit Act y la Subparte F - Audit Requirements del 2 CFR, Parte 200 y la Sección 200.425.
b. Si la entidad no federal gasta menos de $750,000 en aportaciones federales durante el año fiscal de la entidad no-federal.
Será responsabilidad de las agencias consignar los fondos necesarios en su presupuesto para el pago del costo de las auditorías que no son requeridas por el Single Audit Act Amendments of 1996 (31 U.S.C. Sec. 7501) y los requerimientos del Uniform Guidance.
E. Informes de Auditoría
El auditor deberá enviar copia de los informes de auditoría a la organización intervenida y aquellos que hayan requerido la misma. A estos efectos, cada agencia deberá obtener del auditor suficientes copias del informe de auditoría, de manera que puedan enviar copia de éste a cada una de las agencias federales que le otorgaron fondos y a cualquier otra agencia estatal que les haya transferido fondos federales.
Además, la Sección 200.512, Report Submision, requiere que la auditoría sea completada y todos los informes requeridos se envíen junto al Data Collection Form electrónicamente al Federal Audit Clearinghouse designado por la OMB. El contenido de dicha Data indica que la auditoría fue completada de acuerdo con la 2 CFR, Título 2, Parte 200, así como otra información relacionada. El Data Collection Form está disponible en el sitio de internet de la Federal Audit Clearinghouse.
Los informes de auditoría deberán enviarse dentro de los 30 días calendarios después de haber recibido el informe del auditor o a los 9 meses después de finalizado el período de auditoría, lo que ocurra primero. Si la fecha de vencimiento para enviar la información es sábado, domingo o día feriado federal se utilizará el próximo día laborable.
La ley hace énfasis al aspecto de los sistemas de control interno adecuados y al cumplimiento con la ley, además le requiere al auditor externo un informe separado sobre los mismos. De haber violaciones y deficiencias significativas, la entidad gubernamental está obligada a preparar y enviar un plan de acción para corregirlas, el cual debe incluir el tiempo que tomará el proceso y el mecanismo de seguimiento para asegurar que el proceso de corrección se ha realizado.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Recomendaciones para las Solicitudes y Evaluaciones de Propuestas
El propósito de estas recomendaciones es proveer una herramienta que les sirva de referencia y como punto de partida a las agencias y unidades componentes para la preparación y evaluación de solicitudes de propuestas de servicios profesionales de auditorías externas. Las recomendaciones son las siguientes:
1. Proveer a las compañías interesadas suficiente información, en una base común, para que se cumpla con las necesidades de la auditoría. Sin embargo, para las agencias, departamentos y unidades componentes, es importante desarrollar dichas solicitudes en conjunto con las áreas de administración, asesoría legal, finanzas y auditoría interna, en aquellos casos en que no se cuente con un comité de auditoría (Audit Committee), para asegurar que las mismas cumplan con las leyes y reglamentos vigentes. Las solicitudes de propuestas deben incluir como mínimo lo siguiente:
- nombre y dirección de la agencia
- entidad (reporting entity) a ser auditada, alcance de los servicios a ser provistos, informes específicos a ser entregados, entre otros.
- el período a ser auditado (con el justificante si se tratara de varios años)
- el nombre, posición y número de teléfono de la persona contacto en la agencia
- el formato en el cual se prepararán las propuestas
- dirección a la cual las propuestas deberán ser enviadas
- hora y fecha límite para entregar las propuestas
- el número de copias a ser entregadas
- los criterios a ser utilizados en la evaluación de las mismas
- método de pago; y cualquier otro punto de importancia, incluyendo las consecuencias de excederse en la fecha de entrega o si la labor no alcanza los estándares de auditoría
- detalles del trabajo que realiza la agencia
- explicación de lo que habrá de ser auditado (estados financieros de propósito general, fondos específicos o ambos)
- incluir detalles del sistema de contabilidad, controles administrativos, récords y procedimientos
- indicar si las disposiciones del Single Audit Act Amendments of 1996 son de aplicabilidad a la agencia
- identificar los estándares de auditoría que aplican
- indicar si datos relevantes de años anteriores (cartas a la gerencia, informes de auditoría, etc.) estarían disponibles
- política de retención de hojas de trabajo y disponibilidad de hojas de trabajo para tanto la agencia como auditores de gobierno que así lo requieran
- describir el producto de la auditoría, el formato del informe de auditoría y el formato de cualquier informe de progreso que se le requiera a los auditores
- explicar cualquier tipo de asistencia que pudiera brindar la agencia a los auditores que resulte en reducción de costos
- relación o detalle del tiempo esperado a incurrirse en la auditoría (planificación, trabajo de campo e informes).
2. La solicitud de propuestas debe requerir que las compañías provean la siguiente información:
- En qué forma se conduciría la auditoría, si se trata de un contrato que cubre varios años, cuál sería el enfoque de esta en los años siguientes
- Información sobre las cualificaciones de la compañía a realizar la auditoría, grupo de trabajo de auditoría, experiencia anterior en el gobierno, etc.
- La política de la compañía sobre la notificación de cambios en el personal clave
- Descripción de la educación continua profesional recibida por el personal que incluya el área de contabilidad y auditoría de gobierno, en por lo menos los pasados 2 años
- Que se incluya una declaración de independencia, según se establece en los estándares de auditoría aplicables
- Se indique y se incluya evidencia de que se ha recibido un informe de revisión (peer review) favorable dentro del período de los últimos 3 años
- Se indique si algún miembro de la compañía ha sido objeto de alguna medida disciplinaria durante los pasados 3 años
- Los honorarios incluyan los costos incidentales y se detallen por periodos, en los casos de contratos de auditorías de varios años
Una vez preparada la solicitud de propuestas se procede a extender las invitaciones a las firmas de contabilidad pública. Existen varias formas para convocar a las diferentes firmas, entre las más comunes se encuentran, anuncios en la prensa, por medio de cartas y a través del Colegio de Contadores Públicos Autorizados. Lo importante es que con el método seleccionado se cumpla con el requerimiento de fomentar la libre y justa competencia entre las firmas y las leyes y normativas aplicables a la contratación gubernamental.
Una vez tengan las propuestas deberán desarrollar un sistema, preferiblemente de puntos, que permita cuantificar los atributos y cualidades de cada propuesta con el propósito de documentar la selección de esta y justificar así una posible contratación.
B. Requisitos para la Contratación de Auditores Externos
La Ley Núm. 273 de 10 de septiembre de 2003, según enmendada, Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías de Entidades Gubernamentales, dispone que en todos aquellos casos en que se les requiera a cualquier entidad de gobierno la contratación de auditores externos para realizar auditorías financieras, el contrato se otorgará noventa (90) días antes del cierre del año fiscal a ser auditado.
Por otro lado, el Government Auditing Standards (Yellow Book) de 2018, según enmendado y emitido por la U.S. Goverment Accountability Office (GAO) requiere a las agencias gubernamentales y municipios que al contratar los servicios de auditores externos se les requiera pertenecer a un programa de revisión (Peer Review Program). Al momento de formalizar el contrato se les debe requerir evidencia de afiliación a uno de dichos programas.
Con el fin de mantener una continuidad en los servicios de auditoría y lograr costos más bajos, ya que estos son de una naturaleza recurrente, las dependencias y los municipios podrán contratar las mismas firmas que le brindaron el servicio el año anterior, considerando lo siguiente:
1. La experiencia obtenida en servicios anteriores servirá de base en la evaluación para la contratación.
2. El costo total debe ser comparable al incurrido el año anterior, si las circunstancias (cambios en los sistemas, personal, mecanización) y el alcance de la auditoría (fondos federales gastados, programas mayores, nuevos requerimientos en programas federales, etc.) se han mantenido estables. Cambios en lo anterior puede reducir o aumentar el costo de esta en comparación con el año anterior.
3. El costo se afectará de acuerdo con el diseño del plan de auditoría, el número de horas, las tarifas por horas, por nivel profesional y ajustes de costo de vida.
4. Se recomienda la participación directa de las oficinas de auditoría interna de sus respectivos organismos (en aquellas entidades que cuenten con dicha oficina), como alternativa para reducir los costos y a la misma vez como adiestramiento en las técnicas modernas de auditoría.
Es responsabilidad de cada agencia y unidad componente cumplir con todas las disposiciones de ley que regulen el proceso de contratación de servicios profesionales de auditorías externas.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-23-07 del 21 de diciembre de 2006.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda. Utilice el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Angel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda Interino