I. INTRODUCCION
El Negociado de Arbitrios Generales (Negociado), es el responsable de fiscalizar el levante, imposición y pago de arbitrios sobre los artículos introducidos a Puerto Rico, según lo dispone el Subtítulo B del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código). A este respecto y comprometidos con mantenernos en un proceso continuo de mejoramiento que nos permita utilizar al máximo nuestra tecnología y capacidad de recursos humanos, el Negociado ha implantado un nuevo procedimiento que le permitirá a los porteadores con licencia para operar en Puerto Rico transmitir sus manifiestos electrónicamente a través de nuestra página de la Internet https://siscon.hacienda.gobierno.pr. Además, el nuevo procedimiento permitirá a los porteadores y corredores de aduana que realizan pagos a nombre de sus clientes, efectuar dichos pagos electrónicamente, sin que tengan que acudir a una colecturía para hacer esta gestión.
Este Boletín Informativo pretende orientar a todos los porteadores de carga con licencia para operar en Puerto Rico sobre los requisitos del nuevo procedimiento implantado por el Negociado para la transmisión de manifiestos y sobre el procedimiento de pago electrónico a ser utilizado por aquellos porteadores y corredores de aduana que realizan pagos de arbitrios a nombre de sus clientes.
II. BENEFICIOS DEL NUEVO PROCEDIMIENTO ELECTRONICO
Con la implantación del nuevo procedimiento electrónico, los porteadores y corredores de aduana podrán efectuar sus transacciones con un por ciento de error mínimo y sin tener que utilizar su tiempo para realizar estas gestiones personalmente. El nuevo procedimiento electrónico garantiza a los usuarios una mayor rapidez en el procesamiento de los manifiestos, obtención de levante mecanizado, disponibilidad de la información en nuestra página de la Internet, confidencialidad de la transacción y poder realizar pagos sin tener que visitar una colecturía. Además, el Negociado espera reducir significativamente el flujo de documentos y las visitas a nuestras oficinas.
III. PASOS PARA LA IMPLANTACION DEL NUEVO PROCEDIMIENTO ELECTRONICO
A continuación le indicamos los pasos a seguir para la implantación del nuevo procedimiento electrónico:
A. Requisitos de Conexión
Para usar el sistema es necesario tener los siguientes:
1. computadora personal con Sistema Operativo Windows 95, 98, NT, 2000, o XP;
2. impresora, preferiblemente láser;
3. acceso a Internet;
4. Navegador (“Browser”) Internet Explorer versión 5.0 o mayor; y
5. “Adobe Acrobat Reader ”5.0 o mayor.
B. Acceso
El sistema que permitirá procesar los manifiestos y realizar los pagos electrónicamente se conoce con el nombre de Sistemas Contributivos del Departamento de Hacienda (SISCON-Arbitrios), que está disponible en nuestra página de la Internet https://siscon.hacienda.gobierno.pr.
Como medida de seguridad y control, una vez el usuario entra a esta página, se le solicitará que ingrese un código de usuario y una contraseña para poder acceder al sistema electrónico. El código de usuario y la contraseña inicial serán asignados por el Departamento mediante carta a cada usuario que será entregada personalmente durante las fechas de la orientación mencionada más adelante. Para cualquier situación o pregunta relacionada a los códigos de acceso deberá llamar al Sr. Jorge L. Rivera al (787) 774- 1494, (787)774-1297 ó (787)774-1201.
Ningún usuario podrá accesar el sistema hasta que obtenga su código de usuario y contraseña.
C. Formato del Archivo (“Layout”)
Una vez las credenciales del usuario son validadas, el sistema SISCON- Arbitrios mostrará una pantalla de aplicaciones para que el usuario elija el módulo con el que desea trabajar. Entre las opciones se encuentran el Módulo Porteador de Carga (“Carriers”) y el Módulo Imposición, Pago y Levante (IPLE).
1. Módulo “Carriers” - Transmisión del Manifiesto
El Módulo “Carriers” del sistema SISCON-Arbitrios permite a los porteadores transmitir sus archivos de datos al Negociado. Estos archivos contendrán la información del manifiesto.
Para poder procesar dicha información, las transacciones deben ser enviadas por los porteadores bajo un formato o “layout” específico que cumpla con las siguientes características:
a. secuencial;
b. formato“txt”;
c. longitud de registro de 205 caracteres; y
d. tres tipos de registros:
i. 0: “header” - Contiene la información de la Porteadora de Carga que envía los datos. El archivo sólo tiene un registro tipo 0.
ii. 1: Detalle Conocimiento de Embarque - Pueden haber muchos registros tipo 1 en el archivo.
iii. 2: Detalle Mercancía(s) - Por cada tipo de registro 1 debe haber al menos un registro tipo 2.
Favor de referirse al Anejo I para el detalle de los campos en cada tipo de registro para el archivo de transmisión del manifiesto.
2. Módulo IPLE - Transmisión de la Declaración
Los porteadores de carga con licencia para operar en Puerto Rico y corredores de aduana que realizan pagos a nombre de sus clientes, deberán acceder el Módulo IPLE del sistema SISCON-Arbitrios para declarar los arbitrios y efectuar los pagos electrónicamente. La información para la declaración del arbitrio debe ser enviada bajo un formato o “layout” específico que cumpla con las siguientes características:
a. secuencial;
b. formato “txt”;
c. longitud de 146 caracteres; y
d. tipos de registros:
i. 0: “header”- Contiene la información del lote a transferir por el “broker”. El archivo sólo tiene un registro tipo 0.
ii. 1: Declaraciones por Consignatario - Al menos un registro tipo 1 en el archivo.
iii. 2: Información del Conocimiento de Embarque y Furgón donde vino la Mercancía - Al menos un registro tipo 2, asociado a un tipo 1.
iv. 3: Detalle Mercancía(s) - Por cada tipo de registro 2 debe haber al menos un registro tipo 3.
v. 4: Información de la Factura y Suplidor de la Mercancía - Por cada tipo de registro 1 debe haber al menos un registro tipo 4.
Favor de referirse al Anejo II para el detalle de los campos en cada tipo de registro para el archivo de transmisión de la declaración.
Para cualquier situación o pregunta relacionada a la configuración del formato o “layout” de los archivos envíe un correo electrónico a InfoSISCON@hacienda.gobierno.pr o llame al Sr. Rafael Malavé al (787) 774-1494, (787) 774-1297 ó (787) 774-1201.
D. Período de Prueba y Validación
Una vez completada la fase de configuración del formato de los archivos a ser transmitidos de acuerdo a las especificaciones descritas anteriormente, y previo a la utilización del sistema electrónico para la transmisión de los manifiestos y pagos electrónicamente, todos los usuarios estarán sujetos a un período de prueba y validación que llevará a cabo el Negociado. Este período de prueba nos permitirá revisar el formato y la validez de la información que recibirá el Negociado para procesar los manifiestos y los pagos realizados.
Aún cuando tenga su código de acceso y contraseña a SISCON-Arbitrios, ningún porteador podrá accesar las aplicaciones para procesar sus manifiestos o realizar sus pagos electrónicamente hasta tanto haya completado su período de prueba y validación. El Negociado activará únicamente los códigos de los usuarios que hayan completado dicho período satisfactoriamente.
El período de prueba se extenderá desde el 3 de enero de 2005 hasta el 31 de marzo de 2005. Para poder distribuir los turnos de los períodos de prueba de forma adecuada entre todos los usuarios, hemos determinado dividir los períodos de prueba en tres grupos. Durante las fechas de la orientación mencionada más adelante, se le informará a cada porteador y corredor de aduana el período de prueba que le fue asignado.
Para cualquier situación o pregunta relacionada al período de prueba y validación deberá llamar al Sr. Jorge L. Rivera o el Sr. Rafael Malavé al (787) 774-1494, (787) 774-1297 ó (787) 774-1201.
IV. FECHA LIMITE
A partir del 1 de abril de 2005, todo porteador con licencia para operar en Puerto Rico deberá estar utilizando el nuevo procedimiento electrónico para transmitir sus manifiestos al Negociado a través del Módulo “Carriers”. Por lo tanto, a partir de esta fecha el Negociado no aceptará la radicación de manifiestos en papel por parte de los porteadores.
Del mismo modo y para facilitar el historial de las transacciones realizadas a favor de sus clientes, a partir de esta fecha todos los porteadores con licencia para operar en Puerto Rico y los corredores de aduana que realizan pagos a nombre de sus clientes, deberán realizar dichos pagos electrónicamente a través del Módulo IPLE accediendo Colecturía Virtual o a través de nuestra página en la Internet www.hacienda.gobierno.pr.
No obstante, todos los porteadores deberán conservar copia de los manifiestos transmitidos electrónicamente por un período no menor de 6 años en el caso de que estos sean requeridos por el Departamento.
V. PERIODO DE ORIENTACION
Para que el Negociado pueda implantar adecuadamente este nuevo procedimiento electrónico, es imprescindible que todos los corredores de aduana y porteadores de carga que poseen licencia para operar en Puerto Rico estén debidamente orientados y preparados para transmitir su data electrónicamente e integrarse a nuestro sistema electrónico en las fechas indicadas. Para estos fines, el Negociado les brindará una orientación que se llevará a cabo en las fechas dispuestas más adelante.
La asistencia a esta orientación es de suma importancia para todos ya que se les explicará en detalle las instrucciones de acceso y se les brindará información sobre los períodos de pruebas y validación. Además, recibirán copia de los manuales a los usuarios y se les orientará sobre el funcionamiento del sistema y el alcance de sus funciones. Es recomendable la asistencia de los programadores o técnicos de sistemas de información que estarán a cargo de la configuración del sistema.
Esta orientación está programada para llevarse a cabo durante los días 14, 15 y 16 de diciembre de 2004 en el Anfiteatro de la Oficina de ACUDEN del Departamento de la Familia ubicado en la Avenida de la Constitución, Parada 2 (frente a la Casa Olímpica) en el Viejo San Juan, de 9:00 a.m. a 12:00 p.m.
Deberá seleccionar la fecha en la que desea asistir y reservar su espacio llamando a la Sra. Marta Rivera a los teléfonos (787) 774-1494, (787)774-1297 ó (787) 774-1201. Recuerde que los espacios son limitados, por lo tanto le exhortamos a separar su espacio lo antes posible.
Finalmente, le informamos que a partir de la fecha de este Boletín Informativo, toda persona que desee obtener una licencia de arbitrios para operar como porteador de carga en Puerto Rico, deberá estar debidamente integrado al sistema electrónico para la transmisión de sus manifiestos y pagos de arbitrios.
Las disposiciones de este Boletín Informativo tendrán vigencia inmediata.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza