I. BASE LEGAL
Ley Núm. 141 de 29 de abril de 1949, Ley para Disponer sobre la Publicación de Avisos, Notificaciones, Citaciones, Edictos, Publicidad y Demás Anuncios por las Agencias de Gobierno, según enmendada (Ley 141); establece los requisitos que las agencias de Gobierno deben cumplir para la publicación de notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás avisos.
Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada (Ley 230); establece en su Artículo 9 (i) que los jefes de las dependencias y entidades corporativas tienen el deber de evitar los gastos de fondos públicos que sean excesivos, extravagantes e innecesarios.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es recordarles los requisitos que deben cumplir las agencias en la publicación de notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás avisos.
III. DEFINICIONES DE TÉRMINOS
Para fines de esta Carta Circular, los siguientes términos tendrán los significados que se indican a continuación:
A. Agencia – Significa todas las dependencias de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, las corporaciones públicas, las juntas, los municipios, y aquellas entidades que estén bajo la jurisdicción de esta Rama.
B. Diario – Significará cualquier periódico que se imprima todos los días laborables del año y que contenga noticias y avisos de interés para la comunidad en general.
C. Revistas – Significará cualquier publicación de carácter general que se publique y distribuya mensualmente o con mayor frecuencia.
IV. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Las agencias del Gobierno de Puerto Rico publicarán sus notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás anuncios a través de la radio, televisión, diarios y revistas de Puerto Rico y exclusivamente con cargo a las partidas y asignaciones que tuvieran para tal fin. Las notificaciones, citaciones, edictos y subastas deberán ser publicadas en periódicos de circulación general en Puerto Rico.
B. Las publicaciones deberán identificar claramente la agencia gubernamental que promulga los mismos, excepto en anuncios sobre maltrato de menores, violencia doméstica y crimen en que el medio de comunicación sufrague por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) del costo de la difusión del anuncio.
C. En caso de anuncios relacionados con trámites administrativos, como subastas, avisos y edictos, se prohíbe el uso de fotografías de los Jefes de Agencias y funcionarios, excepto cuando el Gobernador o el funcionario que éste designe autorice la presentación de una figura para enviar un mensaje a la ciudadanía de control, calma, continuidad de servicios o cualquier otro que el Gobernador estime.
D. Cuando convenga mejor al interés público se publicarán las notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás anuncios de las agencias del Gobierno de Puerto Rico, en Estados Unidos y otros países.
E. Se podrán publicar los avisos en periódicos de circulación regional, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
- Se haya publicado el aviso de acuerdo con las disposiciones mencionadas anteriormente.
- Que el periódico regional publique y circule una cantidad mayor de cuarenta mil (40,000) ejemplares.
- Que el anuncio a ser publicado esté directamente relacionado con la región donde se pretende hacer la publicación.
- Que una agencia independiente dedicada a la auditoría de circulación certifique, por escrito, la circulación del periódico regional.
F. Las disposiciones anteriormente mencionadas no serán de aplicación a la publicación de avisos por la Compañía de Turismo, la Administración de Fomento Económico y las corporaciones públicas, en revistas, folletos y otras publicaciones especializadas que circulan principalmente en Puerto Rico o a turistas.[LL1]
V. DISPOSICIONES GENERALES
A. La publicación de anuncios gubernamentales y los gastos de publicidad solo deben ser incurridos por las entidades gubernamentales cuando sean indispensables para realizar las funciones que por ley se le han encomendado.
B. Toda factura por concepto de publicaciones deberán estar debidamente certificada por el funcionario a cargo de certificar las facturas. Este deberá tener registrada su firma en el Registro de Firmas Autorizadas de la Oficina de Finanzas. Las disposiciones relacionadas con la certificación de facturas están contempladas en la Carta Circular Sobre Certificación de Facturas de Proveedores emitida por el Secretario de Hacienda.
C. A los fines de que las agencias puedan cumplir con lo establecido en la Ley 141, supra, las estaciones de televisión tendrán la obligación de certificar los programas de televisión producidos localmente y cuyo contenido sea recomendado en su clasificación para público en general.
D. Se dispone, además, que toda agencia notificará anualmente un informe a la Oficina de Gerencia y Presupuesto, (OGP) con un desglose de gastos de publicidad que evidencie el cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 141, supra.
E. El incumplimiento con la disposición anterior conllevará una multa de diez mil dólares ($10,000.00) al Jefe de la Agencia. El Departamento de Hacienda se encargará de cobrar la multa impuesta al Jefe de la Agencia que incumpla con la Ley 141, supra, una vez la OGP le notifique sobre el incumplimiento de la misma.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-26-07 del 21 de diciembre de 2006.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultassistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico(pr.gov)
Agradeceremos hagan llegar esta Carta Circular al personal de sus agencias, especialmente a las respectivas Áreas de Comunicaciones.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda Interino