I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”, dispone en su Artículo 9 que el Secretario de Hacienda podrá nombrar, a solicitud del jefe de la dependencia interesada o cuando lo creyere conveniente al bienestar del servicio, pagadores en las propias dependencias, y entidades corporativas cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario, excluyendo a los municipios, para hacer aquellos desembolsos de dinero que se le autoricen. Estos pagadores se considerarán representantes del Secretario, y se regirán por la reglamentación que el Secretario prescriba.
El Reglamento Núm. 9, Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales Nombrados por el Secretario de Hacienda, aprobado el 9 de septiembre de 2009, según enmendado, conocido como “Reglamento de Oficiales Pagadores Especiales”, establece las normas que regirán las operaciones de los Oficiales Pagadores Especiales (OPE) nombrados por el Secretario de Hacienda, de sus Auxiliares o cualquier persona autorizada a realizar las funciones de pagador. Particularmente, el Artículo X indica que los OPE deberán rendir la liquidación mensual de su cuenta corriente dentro de los primeros diez (10) días laborables después de finalizado el mes objeto del informe de liquidación. De no recibirse la liquidación de la cuenta corriente, el OPE será considerado moroso y no se le tramitarán anticipos de fondos.
Las agencias podrán solicitar por escrito una prórroga de diez (10) días laborables al Director(a) de la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno para que el OPE moroso someta los informes atrasados. Una vez transcurrido el plazo de la prórroga sin que el OPE haya rendido los informes, el Departamento de Hacienda no procesará peticiones de fondos y las devolverá a la agencia hasta que sometan los informes correspondientes.
En los casos en que la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno identifique diferencias en las cuentas de los OPE, notificará las mismas según establece el Reglamento y los OPE deberán liquidar las diferencias en un término de diez (10) días laborables. De finalizar el plazo sin que se liquiden las diferencias, no se procesarán peticiones de fondos.
Los OPE morosos a los que no se les procesen peticiones de fondos en más de una ocasión, serán recomendados al Secretario de Hacienda para revocarles el nombramiento por razones de incumplimiento con el Reglamento y estarán sujetos a las medidas disciplinarias correspondientes.
Además, el Artículo XI del Reglamento antes mencionado dispone que la persona designada por la agencia para conciliar la cuenta corriente del OPE, deberá efectuar la conciliación dentro de los próximos tres (3) días laborables de recibido el estado mensual de la cuenta de banco y los documentos para conciliar la misma. Una vez aprobada la conciliación bancaria por el jefe de la agencia o su representante autorizado, el OPE la enviará a la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno dentro de los primeros diez (10) días laborables después de finalizar cada mes.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es informar las fechas límites para que los OPE rindan las liquidaciones y conciliaciones mensuales durante el año fiscal 2024-2025. Es importante que cumplan con las fechas que se indican a continuación para que la conciliación bancaria de la cuenta corriente del Secretario de Hacienda pueda completarse con la premura necesaria.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Se incluyen las fechas límites para que los OPE rindan las liquidaciones y conciliaciones mensuales durante el año fiscal 2024-2025:
Al preparar la Liquidación de Petición de Fondos, Modelo SC 759, los OPE deberán indicar la fecha del último día laborable del mes al cual corresponde la misma, así como el año presupuestario. Cuando preparen la liquidación deben asegurarse que los objetos de desembolsos especificados corresponden a la asignación vigente, conforme al Reglamento Núm. 49, Disposiciones sobre Asignaciones y Fondos Públicos, aprobado el 14 de marzo de 2012.
En los casos de incumplimiento con uno (1) o más periodos, se procederá a no autorizar desembolsos al OPE y se recomendará al Secretario de Hacienda la revocación de su nombramiento. De existir incumplimiento con tres (3) o más periodos de las fechas indicadas, se revocará el nombramiento del OPE. Además, el Departamento de Hacienda podrá tomar otras medidas necesarias para el fiel cumplimiento de las disposiciones de esta Carta Circular y el Reglamento.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-08-23 del 6 de febrero de 2023.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular a la persona designada a realizar las conciliaciones y a los OPE.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda Interino