Las agencias gubernamentales tienen la responsabilidad de ser diligentes en la entrega de los cheques de sueldo y por otros conceptos expedidos por el Secretario de Hacienda. Sin embargo, en ocasiones se ven impedidas de entregarlos inmediatamente a sus beneficiarios.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de recordarles las instrucciones a seguir para los cheques emitidos por el Secretario de Hacienda que no puedan ser entregados a sus beneficiarios.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
- Las agencias entregarán los cheques de sueldo y por otros conceptos dentro de 30 días calendario después de ser emitidos.
- Los cheques que no puedan entregar a sus beneficiarios deben ser devueltos a la División de Pagaduría del Negociado del Tesoro del Área de Finanzas Públicas de este Departamento para su custodia, utilizando el Modelo SC 766, Listado de Cheques Devueltos para Custodia del Negociado del Tesoro, (Anejo 1).
- La agencia completará el Modelo SC 766.A, Listado de Cheques Caducados para Custodia de la Oficina de Conservación y Disposición de Documentos Públicos, (Anejo 2), para aquellos cheques que no entregó después de transcurrir los 30 días de la fecha de su emisión y los mismos caducaron.
- Las agencias que bajo circunstancias extraordinarias retengan en su poder cheques pendientes de entregar por seis meses y los mismos se hayan cancelado automáticamente de acuerdo con el Artículo 87 del Código Político de Puerto Rico de 1902, según enmendado (Ley 264-2003), por los sistemas que emitieron los mismos, los enviarán directamente a la Oficina de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de este Departamento. Detallarán estos cheques en el Modelo SC 766.B, Listado de Cheques Cancelados que Permanecen Pendientes de Pago Luego de Seis Meses de Emisión para Custodia de la Oficina de Conservación y Disposición de Documentos Públicos (Anejo 3).
- En los Modelos SC 766 y SC 766.A detallarán los cheques agrupándolos por número de cuenta bancaria y dentro de esta por número de cheques de menor a mayor. Con el Modelo SC 766.B acompañarán los cheques cancelados en dicho orden y marcados en la parte del frente con un sello que lea CANCELADO.
DISPOSICIONES GENERALES
- Las agencias deberán tomar las medidas necesarias para enviar inmediatamente a la División de Pagaduría del Negociado del Tesoro los cheques cuyo pago procede y no fueron entregados a sus beneficiarios dentro de los 30 días estipulados.
- Será responsabilidad de las agencias, revisar los cheques que tienen retenidos porque el pago de los mismos no procede y cancelarlos antes que cumplan seis meses de su emisión.
- Aquellos cheques que no se pueden entregar porque la persona falleció, deberán ser enviados a este Departamento para ser endosados por el Secretario de Hacienda, según lo dispuesto en el Reglamento Núm. 13, Endoso de Cheques por el Secretario de Hacienda, aprobado el 22 de julio de 2005.
- Autorizamos a que reproduzcan los Modelos SC 766, SC 766.A y SC 766.B en sus propias instalaciones igual al diseño que se acompaña.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular 1300-38-04, aprobada el 2 de junio de 2004.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/carta-circulares-de-contabilidad-central.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, en especial a los que tengan a su cargo la entrega de estos cheques.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda
Anejos