La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” (Ley 230), establece que el Secretario de Hacienda en coordinación con las dependencias y entidades corporativas, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago de toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Además, la Ley 230 establece que el Secretario será responsable de diseñar la organización fiscal, el sistema de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos necesarios para llevar la contabilidad central y de preparar los informes de todas las operaciones del Gobierno.
La Orden Ejecutiva 2021-018, firmada por el Gobernador de Puerto Rico el 9 de marzo de 2021, designó al Secretario de Hacienda como Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés). Dicha Orden centraliza en la figura del CFO todas las funciones y responsabilidades de control y gestión financiera en Puerto Rico, así como establecer los principios y normas generales que deberán seguirse en la contabilidad de ingresos, las asignaciones y desembolsos de fondos públicos, y la responsabilidad de implementar medidas correctivas para atender la emergencia fiscal y desarrollar las metas y objetivos a largo plazo de responsabilidad fiscal.
El 27 de enero de 2022, la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico certificó un nuevo Plan Fiscal para Puerto Rico, con miras a que el Gobierno logre responsabilidad financiera y acceso a los mercados de capital. Como parte del nuevo Plan Fiscal, se delinearon varias iniciativas a ser realizadas por el CFO. La Sección 13.2.1 del nuevo Plan Fiscal dispone las acciones de implementación del Sistema Centralizado de Planificación de Recursos (ERP, por sus siglas en inglés) que debe tomar el CFO en los próximos años, tales como: depuración de datos para garantizar que el nuevo sistema no contenga información inexacta; cambiar la estrategia administrativa para el personal involucrado en cada uno de los ciclos de contabilidad; estandarizar políticas y procedimientos contables en todo el Gobierno mediante cartas circulares que sirvan de guía en la transición al sistema ERP; revisar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios para aumentar la transparencia y reducir costos; dar cuenta de todos los fondos, propiedades y activos del Gobierno; y rexaminar el calendario de trabajo para identificar los ajustes necesarios, entre otros.
El propósito de esta Carta Circular es reiterarles que para asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas de centralización financiera y responsabilidad fiscal es imperativo que las agencias, así como las corporaciones públicas, entidades con independencia fiscal y cualquier otra, cumplan con las normas y políticas establecidas por el Secretario de Hacienda, de conformidad con la Ley 230, la Orden Ejecutiva 2021-018 y el Plan Fiscal certificado.
Por consiguiente, se reitera que ninguna agencia, corporación pública, entidad con independencia fiscal o cualquier otra, está autorizada a hacer modificaciones, implementaciones o actualizaciones en sus sistemas financieros y de contabilidad sin la autorización previa del Secretario de Hacienda. Para solicitar autorización, deberán enviar al Área de Contabilidad Central de Gobierno una petición por escrito dirigida al Secretario de Hacienda al siguiente correo electrónico: ocfo@hacienda.pr.gov. En la misma, detallarán las razones que justifiquen su petición, con especificación de los costos, la descripción y plan para las modificaciones, implementaciones o actualizaciones sugeridas en sistema, según aplique, y la necesidad que se busca atender.
Es importante cumplir con esta directriz para evitar cualquier situación que pueda afectar o no ser cónsona con los esfuerzos que se encuentra realizando el CFO para la implementación del nuevo sistema financiero y de contabilidad del Gobierno de Puerto Rico.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-04-10 del 28 de julio de 2009.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda