La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” (Ley 230), establece que el Secretario de Hacienda preparará, al terminar cada año fiscal, informes que presenten claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno de Puerto Rico. Además, establece que cada dependencia del Gobierno de Puerto Rico, corporación pública o cuerpo legislativo suministrará al Secretario los informes financieros auditados relacionados con su condición y operaciones financieras que él le solicite y que sean necesarios para cumplir con las disposiciones de la Ley 230. Esta gestión es vital para lograr la emisión de los estados financieros del Gobierno Central de Puerto Rico.
La Orden Ejecutiva 2021-018 firmada por el Gobernador el 9 de marzo de 2021, designó al Secretario de Hacienda como el Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés). Dicha Orden centraliza en la figura del CFO todas las funciones y responsabilidades de control y gestión financiera en Puerto Rico. Faculta al CFO a establecer los principios y normas generales que deberán seguirse en la contabilidad de ingresos, las asignaciones y desembolsos de fondos públicos, y la responsabilidad de implementar medidas correctivas para atender la emergencia fiscal y desarrollar las metas y objetivos a largo plazo de responsabilidad fiscal.
Además, dispone que es política pública del Gobierno darle prioridad a la entrega y publicación de los estados financieros auditados. El CFO es el principal oficial del Gobierno de Puerto Rico responsable de que los estados financieros auditados se emitan a tiempo. Por tal razón, la Orden Ejecutiva 2021-018, ordena a toda agencia, instrumentalidad y corporación pública del Gobierno de Puerto Rico a proveer al CFO o cualquier agencia o entidad autorizada por este, la información necesaria para poder entregar los estados financieros auditados.
Por otro lado, la Ley Núm. 15-2017, según enmendada, conocida como la "Ley del Inspector General de Puerto Rico", le confiere la facultad a la Oficina del Inspector General de Puerto Rico (en adelante, OIG), de lograr los más óptimos niveles de integridad, honestidad, transparencia, efectividad y eficiencia en el servicio público. Así como señalar y procesar criminalmente, administrativamente y civilmente a aquellos que incurran en actos que atenten contra la sana administración pública.
Conforme a las facultades establecidas en el Artículo 17 de la Ley Núm. 15-2017, y el Reglamento Núm. 9135, conocido como Reglamento de Asuntos Programáticos de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico; la violación a las normas, reglamentos, órdenes y recomendaciones establecidas para garantizar una sana administración pública podrían estar sujetas a la aplicación de sanciones y penalidades.
En los pasados meses, el Departamento de Hacienda ha emitido directrices sobre las operaciones financieras, entre ellas, requerimientos y cumplimiento por parte de las agencias. Al presente, las agencias no han cumplido con los términos establecidos en las Cartas Circulares relacionadas con los Estados Financieros y cierres contables. Particularmente, la Carta Circular Núm. 1300-33-21, sobre las Auditorías correspondientes a los años fiscales 2019, 2020, 2021 y 2022 para la emisión de los Estados Financieros del Gobierno Central; la Carta Circular Núm. 1300-03-22, relacionada a las Cartas a la Gerencia sobre recomendaciones de las Auditorías (“Management Letters”) y los Planes de Acción Correctiva de las Agencias, Corporaciones Públicas, Dependencias e Instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico; y la Carta Circular Núm. 1300-05-22, relacionada al Requerimiento de un Plan de Trabajo Mensual para Completar los Informes Financieros y Certificación Anual de los Directores Financieros.
Esta Carta Circular tiene como propósito requerir a las agencias, corporaciones públicas e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico el envío de lo requerido en las referidas Cartas Circulares por medio de correo electrónico a OCFO@hacienda.pr.gov en o antes del 4 de febrero de 2022.
Reiteramos que para el Gobierno de Puerto Rico es de máxima prioridad lograr una sana administración fiscal, por lo que la fecha del 4 de febrero de 2022 es improrrogable.
El Departamento de Hacienda se reserva el derecho de tomar medidas administrativas al no cumplir con la fecha estipulada. Estas medidas pudieran ser desde la retención de pagos, congelamiento de asignaciones presupuestarias u otra determinación que sea necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud. De igual forma, cualquier entidad gubernamental del Gobierno de Puerto Rico, incluidos sus Directores y Jefes de Agencia, que no cumplan con las disposiciones establecidas en esta Carta Circular estarán sujetas a las penalidades dispuestas en la Ley 230. También puede resultar en la aplicación de señalamientos, multas u otros procesos por parte de la OIG, conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 15-2017.
Es decir, en caso de incumplimientos, el Departamento de Hacienda también referirá el asunto a la OIG, que podrá imponer sanciones administrativas por su incumplimiento; así como por violaciones a las leyes, reglamentos y cualquier otra normativa establecida para garantizar una sana administración pública.
Cónsono con ello, el Artículo 17, de la Ley Núm. 15-2017, establece que la OIG también podrá imponer otras sanciones, tales como:
“ …
d. Referir a la autoridad nominadora a todo servidor público que haya violentado algún precepto legal sobre los que la OIG tiene autoridad, para que tome la acción correctiva o disciplinaria correspondiente.”
A su vez, conforme a la Ley Núm. 38 de 30 de junio de 2017, según enmendada, conocida como la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico, la OIG podrá imponer multas administrativas de hasta cinco mil (5,000) dólares por cada violación.
Según lo antes expuesto, la OIG llevará a cabo visitas a las entidades como parte de la fiscalización al cumplimiento de esta Carta Circular y otras normativas relacionadas a la corrección y aprobación de transacciones, y cierres de los periodos contables en los sistemas financieros.
Por consiguiente, las entidades deben estar listas para proveer a la OIG la siguiente información:
I. INFORMACIÓN REQUERIDA QUE DEBERÁ SER SUMINISTRADA POR LOS DIRECTORES FINANCIEROS DE LAS ENTIDADES
a) Evidencia del envío del Plan de Trabajo al Departamento de Hacienda del último mes finalizado.
b) Evidencia del envío de las Cartas de las auditorías presentadas a la Gerencia (“Management Letters”) al Departamento de Hacienda.
c) Evidencia del envío de los Planes de Acción Correctiva (PAC) al Departamento de Hacienda.
d) Evidencia de las conciliaciones bancarias realizadas para cada periodo contable finalizado del año fiscal 2021-2022 (aplica a entidades independientes del sistema financiero, PRIFAS, del Departamento de Hacienda).
e) Certificación del Director de Finanzas indicando que se registraron todas las transacciones para cada periodo contable finalizado del año fiscal 2021-2022.
f) Evidencia del cierre de cada módulo contable para cada periodo finalizado del año fiscal 2021-2022 (aplica a entidades independientes del sistema financiero, PRIFAS, del Departamento de Hacienda).
g) Evidencia de las acumulaciones mensuales realizadas para cada periodo contable finalizado del año fiscal 2021-2022 (aplica a entidades independientes del sistema financiero PRIFAS del Departamento de Hacienda).
H) Evidencia de informes mensuales realizados de gastos versus presupuesto para cada periodo contable finalizado del año fiscal 2021-2022.
I) Evidencia de las divulgaciones de eventos significativos para cada periodo contable finalizado del año fiscal 2021-2022, si aplica.
J) Certificación del Director de Finanzas indicando que corrigió o eliminó las transacciones que no pudieron ser eliminadas en PRIFAS, según lo requerido por la Carta Circular Núm. 1300-22-21, emitida por el Departamento de Hacienda.
K) Entidades que registran sus transacciones directamente en PRIFAS: Certificación de que la entidad realizó la entrada y procesamiento de documentos, según lo requerido en la Carta Circular Núm. 1300-22-21, emitida por el Departamento de Hacienda.
L) Entidades que registran sus transacciones directamente en PRIFAS: Certificación de que la entidad entregó al Departamento de Hacienda, los documentos para que pudieran ser procesados a tiempo, según lo requerido en la Carta Circular Núm. 1300-22-21, emitida por el Departamento de Hacienda.
M) Evidencia de informes generados que reflejen que no hay transacciones pendientes para los periodos contables finalizados, según lo requerido en la Carta Circular Núm. 1300-22-21, emitida por el Departamento de Hacienda.
Para aclarar cualquier duda con relación a este comunicado, pueden comunicarse al Área de Contabilidad Central de Gobierno al (787) 721-2020, ext. 2346.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:http://www.hacienda.pr.gov/sobrehacienda/publicaciones/contabilidadcentral/cartas-circulares-de-contabiIidad-central.
Será responsabilidad de las agencias, corporaciones públicas e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus oficinas responsables de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea Ivelisse Torres Rivera
Secretario de Hacienda Inspectora General