Estimados señores:
La Carta Circular Núm. 1300-36-18 estableció las instrucciones para identificar los comprobantes de pago correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de 2018. También responsabilizó a las agencias a enviar dichos comprobantes a este Departamento no más tarde del 31 de agosto de 2018.
El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir en la preparación y trámite de los Modelos relacionados con cuentas a pagar para propósito de los estados financieros, los cuales serán enviados al Negociado de Cuentas del Área de Contabilidad Central de Gobierno de este Departamento.
MODELO SC 943A
1. Aquellas agencias que después del 31 de agosto tengan comprobantes sobre deudas pertenecientes al periodo que culmina el 30 de junio de 2018 e identificados aún como AP, pendientes de procesar, deben enviar el 2 Modelo SC 943A, Resumen de Cuentas a Pagar Obligadas al 30 de junio de 2018 (Anejo 1). Si se realizó el pago de la deuda pendiente de pago al 30 de junio en julio o agosto, no debe incluirse en este informe.
2. En el Modelo SC 943A totalizarán, por cuenta de gasto específica, las cuentas a pagar de cada fondo individual (incluyendo el Fondo General) y dentro de cada fondo, por clase de acreedor, según se indica a continuación:
L 5010 – Cuentas a Pagar Entidades Privadas e Individuos
L 5210 – Cuentas a Pagar Otros Fondos
L 5222 – Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Universidad de Puerto Rico
L 5222 – Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Seguros de Salud
L 5222 – Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Servicios Médicos
L 5250 – Cuentas a Pagar Corporaciones Públicas
L 5251 – Cuentas a Pagar Autoridad de Energía Eléctrica
L 5252 – Cuentas a Pagar Autoridad de Acueductos y Alcantarillados
L 5253 – Cuentas a Pagar Autoridad de Edificios Públicos
L 5270 – Cuentas a Pagar Municipios
L 5290 – Cuentas a Pagar Gobierno Federal
L 5990 – Otras Cuentas a Pagar (son deudas con otras agencias)
3. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente.
4. Las agencias prepararán, además, el Modelo SC 943.1, Certificación de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2018 (Anejo 2), en original y copia, y además en CD, en el cual indicarán: nombre del suplidor, número de identificación del suplidor (sin guiones), factura (número, fecha e importe), fondo, número de la cuenta de gasto específica, número de obligación y número de comprobante. Enviarán el original del Modelo SC 943.1 al Negociado de Cuentas acompañado del original del Modelo SC 943A. Al certificar dicho Modelo, el Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, se asegurará que la información que se indica en el mismo es correcta.
5. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas al 30 de junio de 2018 deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.
MODELO SC 943B
1. Aquellas agencias que al 30 de junio de 2018 tengan deudas pendientes de pago para los cuales no obligaron fondos al cierre de año fiscal deberán preparar el Modelo SC 943B, Resumen de Cuentas a Pagar No Obligadas al 30 de junio de 2018 (Anejo 3). Al preparar dicho Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y además, completarán otro Modelo SC 943.1. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente, para las cuales no se obligaron los fondos.
2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar no obligadas al 30 de junio de 2018 deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.
MODELOS SC 943C y SC 943D
1. En aquellos casos que tengan deudas pendientes de pago de años anteriores al año fiscal 2017-2018 identificadas como cuentas a pagar obligadas, deberán preparar el Modelo SC 943C, Resumen de Deudas en Años Anteriores Identificadas como Cuentas a Pagar Obligadas (Anejo 4). Para las deudas pendientes de pago de años anteriores al año fiscal 2017-2018 identificadas como cuentas a pagar no obligadas, deberán preparar el Modelo SC 943D, Resumen de Deudas en Años Anteriores Identificadas como Cuentas a Pagar No Obligadas (Anejo 5). Estas deudas no deben ser incluidas en los Modelos SC 943A y SC 943B. Al preparar cada Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y además, completarán otro Modelo SC 943.1. Solamente deben incluir las deudas incurridas en los años fiscales anteriores y no las deudas del año fiscal corriente.
2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar de años anteriores deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.
DISPOSICIONES GENERALES
1. Las agencias solo incluirán como cuentas a pagar en los anejos, aquellos bienes y servicios recibidos al 30 de junio de 2018 cuyo pago no se ha realizado. No se incluirá en los mismos las obligaciones relacionadas a bienes y servicios no recibidos al 30 de junio de 2018.
2. Para cada Modelo SC 943A, 943B, 943C y 943D deben preparar un Modelo SC 943.1 por separado y entregarlo con su CD correspondiente. Dicho CD debe incluir los modelos firmados en formato PDF y en formato Excel. Deberán asegurarse de indicar en el Modelo SC 943.1 el número de obligación para todas las cuentas a pagar resumidas en el Modelo SC 943A y para las que están indicadas como obligadas en el Modelo SC 943C.
3. Para los Modelos SC 943A, 943B, 943C y 943D no se pueden repetir deudas entre sí y favor de no incluir aquellos pagos procesados en el periodo de julio y agosto cuyos comprobantes estén identificados como 18AP.
4. Las agencias no utilizarán los siguientes objetos de gastos para completar estos Modelos, porque afectan los análisis que realiza el Departamento para propósitos de los estados financieros:
E 9050 – Anticipos de Fondos a OPE’S
E 9760 – Transferencias Operacionales a Otros Fondos
E 9761 – Transferencia a un Mismo Fondo
E 9762 – Fondo de Construcción
E 9763 – Fondo de Renovación y Reemplazo
E 9801 – Transferencias de Saldos Libres
E 9810 – Corrección Gastos Años Anteriores
E 9950 – Traspaso de Costos Indirectos al Fondo General Sobrante
E 9951 – Costos Indirectos – Fondos Federales
E 1000 – E 2000 etc. (objetos genéricos)
5. Los Modelos SC 943A, SC 943B, SC 943C, SC 943D y SC 943.1 deben prepararse en formato Excel y recibirse en el Negociado de Cuentas no más tarde del 7 de septiembre de 2018. Las agencias retendrán copia de cada modelo en sus expedientes para evaluación en el proceso de auditoría de los estados financieros. En dicho expediente conservarán también copia de las facturas u otros documentos que utilicen para preparar la información que se les solicita en esta Carta Circular.
6. El Modelo SC 943.1 deberá prepararse en forma electrónica (CD), utilizando el formato Excel que se incluye en nuestra página de Internet, y ser remitido al Negociado de Cuentas junto con las copias físicas requeridas en esta comunicación. Aquellas agencias que no tengan Internet podrán solicitar el mismo y los otros modelos al Negociado de Sistemas Fiscales al (787) 721-2020 exts. 2308 ó 2315.
7. La persona que revise los Modelos SC 943A, SC 943B, SC 943C, SC 943D y sus correspondientes Modelos SC 943.1 deben asegurarse de que toda región, oficina, dependencia, programa, etc. de su agencia sometió la información requerida.
8. Las agencias podrán reproducir los Modelos SC 943A, SC 943B, SC 943C y SC 943D en sus propias facilidades, igual a los diseños que se acompañan.
9. Las agencias que utilizan la Aplicación People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 también tienen que cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular.
10. El Departamento verificará la información sometida por las agencias. De encontrar discrepancias, se le notificará al personal responsable de la agencia y se le devolverá la información sometida, por lo que no se considerará como Carta Circular recibida hasta tanto no se someta la información corregida y sea validada por el Departamento de Hacienda.
11. El incumplimiento con la fecha estipulada del 7 de septiembre conllevará a la posible retención de cheques de la agencia, congelación de cuentas presupuestarias o cualquier otra determinación administrativa que se entienda necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
Esta Carta Circular deroga las Cartas Circulares Núm. 1300-41-17, aprobada el 5 de mayo de 2017 y Núm. 1300-44-17, aprobada el 19 de mayo de 2017.
El texto de esta Carta Circular, al igual que sus anejos, están disponibles en nuestra página de Internet en la siguiente dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario de Hacienda
Anejos