Estimados señores:
La Ley Núm. 8-2017, Ley para la Administración y Transformación de los Recursos Humanos en el Gobierno de Puerto Rico dispone, entre otros beneficios marginales de los empleados, el derecho a acumulación de licencias de vacaciones y el disfrute de las mismas.
Por otro lado, la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, dispone en su Artículo 9, Obligaciones y Desembolsos, Inciso (j) que el Secretario, los pagadores nombrados por el Secretario, los municipios, las instrumentalidades, las entidades corporativas y Cuerpos Legislativos no efectuarán pagos a persona natural o jurídica alguna que por cualquier concepto tenga deudas vencidas con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico o con algún municipio.
Además, establece en el inciso (g) de dicho artículo que los jefes de las dependencias o sus representantes autorizados serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que sometan para pago al Secretario o a un Pagador debidamente nombrado por el Secretario. Responderán, además, al gobierno con sus fondos o bienes personales, por cualquier pago ilegal, impropio o incorrecto, que el Secretario o un Pagador hiciere por haber sido dicho pago certificado como legal y correcto por el jefe de la dependencia o por su representante autorizado.
El Departamento de Hacienda (Departamento) ha identificado agencias que han autorizado el disfrute de licencias de vacaciones a empleados que no cuentan con balance suficiente. Estas situaciones surgen debido a que no se mantienen actualizados los registros de licencias de sus empleados ni se han realizado los descuentos de licencias correspondientes a ausencias sin autorización. Esto ocasiona que se realicen pagos indebidos a los empleados surgiendo cuentas por cobrar por concepto de los mismos.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de requerir a las agencias que previa a la autorización para el disfrute de licencias de vacaciones de un empleado se realice un cuadre de los balances del mismo, incluyendo cualquier ajuste por concepto de ausencias no autorizadas, asistencias no registradas o cualquier otra situación que afecte los balances disponibles. Las agencias deberán desarrollar procesos internos de manera que se aseguren que todo empleado que disfrute de licencias tenga balances disponibles.
Las agencias también deberán asegurase que al momento de renuncia de los empleados estos no tienen deudas pendientes por concepto del disfrute de licencias acumuladas sin los balances correspondientes u cualquier otro pago indebido. Deberán realizar un cuadre previo a la fecha de efectividad de la separación del servicio y descontar cualquier deuda de las liquidaciones correspondientes.
Si al realizar estos cuadres las agencias identifican que los empleados no tienen balances disponibles no se autorizará la solicitud de vacaciones del empleado. Además, de identificarse que tienen deudas se procederá a la formalización inmediata de un plan de pagos.
A partir de la emisión de esta Carta Circular todas las agencias deberán comenzar a realizar un cuadre mensual de las licencias de sus empleados, así como de aquellos que han renunciado o jubilado y sus registros no estaban al día, para estos últimos, de encontrarse que tienen deudas, también se procederá a formalizar planes de pagos.
Las agencias deberán enviar mensualmente a la Oficina 311 de este Departamento un informe de los planes de pagos formalizado que incluya el importe de la deuda y el término, el pago mensual e importes recobrados.
Será responsabilidad de las agencias realizar el ajuste en el Sistema RHUM de los salarios pagados indebidamente de manera que se puedan recobrar los beneficios marginales patronales cuyo pago no proceda. De no poder recuperarse alguno de estos se deberá cobrar el mismo al empleado.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/ contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo el trámite de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario de Hacienda