Estimados señores:
El artículo 7b de la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, dispone, que todos los fondos públicos de las agencias o dependencias del gobierno se depositarán en su totalidad en la cuenta bancaria corriente del Secretario de Hacienda o en cualquier otra cuenta bancaria que él crea conveniente establecer. De acuerdo a dicha disposición de Ley, para abrir una cuenta bancaria en cualquier institución financiera la agencia o dependencia debe obtener primero autorización del Secretario de Hacienda.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones a seguir para el establecimiento y mantenimiento de los registros de firmas autorizadas de los Oficiales Pagadores Especiales en las cuentas bancarias.
Con el propósito de registrar las firmas de los funcionarios autorizados por la agencia a firmar cheques se diseñó el Modelo SC 781.1, Registro de Firmas Autorizadas de los Oficiales Pagadores Especiales (Anejo).
Disposiciones Específicas
1. Las agencias deberán llenar dos formas originales del Modelo SC 781.1. La agencia retendrá una copia del Modelo para sus records.
2. Una vez debidamente completado los dos Modelos SC 781.1, las agencias los enviarán a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones del Área de Contabilidad Central, junto con una identificación con foto de cada uno de los funcionarios autorizados a firmar los cheques emitidos por la agencia. Retendrán el otro Modelo para sus récords. Con el mismo acompañarán el Formulario del Banco Popular BC-001, Información de Cuenta Corporativa, debidamente completado.
3. La División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones del Área de Contabilidad Central al recibir los documentos procederá, según se indica:
a. Verificará que el Modelo indique el nombre completo de los funcionarios o empleados autorizados a firmar en la cuenta y los títulos de los mismos.
b. Que esté firmado por los funcionarios o empleados autorizados.
c. Cotejará que el Modelo esté firmado por el Jefe de la Agencia o su representante autorizado.
d. Verificará que una de las firmas sea la del Oficial Pagador Especial autorizado a realizar desembolsos de la cuenta bancaria para la cual se está sometiendo el registro de firma.
e. De estar todo correcto, el Jefe de la División de Oficiales Pagadores Especiales procederá a iniciar los dos Modelos SC 781.1 en el apartado correspondiente para la firma del Secretario Auxiliar del Área de Contabilidad Central de Gobierno o su representante autorizado y los enviará para la firma de dicho funcionario.
f. De entender que no procede la aprobación del Modelo SC 781.1, preparará una comunicación para la firma del Secretario Auxiliar del Área de Contabilidad Central de Gobierno informando a la agencia la razón por la cual se denegó el mismo.
4. El Secretario Auxiliar de Contabilidad Central al recibir los Modelos procederá a firmar en el área designada y los enviará a la aprobación del Secretario Auxiliar del Área del Tesoro.
5. El Secretario Auxiliar de Tesoro, una vez apruebe los mismos, retendrá una copia para sus records y enviará los dos Modelos SC 781.1 a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones del Área de Contabilidad Central. De entender que no debe aprobarse el mismo, enviará una comunicación al Secretario Auxiliar de Contabilidad Central de Gobierno exponiendo las razones para ello. Será responsabilidad de este último informar a la agencia la denegación de la solicitud.
6. La División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones del Área de Contabilidad Central, al recibir los Modelos aprobados, procederá a enviar uno de estos al Banco Popular y retendrá el otro para sus records.
7. Las agencias están autorizadas a reproducir el Modelo SC 781.1 en sus propias facilidades, igual al diseño que se acompaña. El mismo está disponible en formato electrónico para aquellas agencias que así lo soliciten.
8. Será responsabilidad de las agencias informar al Departamento de Hacienda de forma inmediata la cancelación o modificación de las firmas registradas mediante el Modelo SC 781.1.
El texto de esta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la siguiente dirección: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central
Agradeceremos que hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los Oficiales Pagadores Especiales en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Raúl Maldonado Gautier
Secretario de Hacienda