Estimados señores:
La Ley Núm. 231-1949 dispone, entre otras cosas, la autoridad para que el Secretario de Hacienda de Puerto Rico o el jefe de departamento o agencia en que se hubieren originado las reclamaciones por algún cobro ilegal, indebido o en exceso, con la aprobación del Secretario de Hacienda de Puerto Rico, para librar una orden de pago a favor de la parte interesada reclamante por la cantidad que corresponda o para tramitar el correspondiente comprobante de ajuste para corregir el error. Lo anterior debe resultar, a satisfacción del Secretario de Hacienda, bien a solicitud de cualquier parte interesada, o bien por investigación practicada por el Secretario de Hacienda al hacer la revisión o corrección de los recibos de ingresos de cualquier fuente que se hayan cobrado cantidades de dinero por el Secretario de Hacienda, por sus agentes o por cualquier otro funcionario u oficial capacitado legalmente para recaudar y depositar fondos públicos, o que se hayan ingresado cantidades indebidamente por medio de ajustes o de transferencias. Además, se dispone que no se concederá la devolución de cantidades pagadas ilegal o indebidamente o en exceso de la cantidad debida después de transcurridos cuatro (4) años desde la fecha del pago de dichas cantidades o del ajuste de dichos comprobantes, a menos que antes de vencidos dichos cuatro (4) años la parte interesada solicite del Secretario de Hacienda, por escrito, su devolución. También se dispone que las Secs. 101 y 102 de la Ley no serán interpretadas en el sentido de autorizar el reintegro de contribuciones de clase alguna cobradas ilegal o indebidamente o en exceso.
El propósito de esta Carta Circular es establecer el proceso a seguir por los jefes de departamentos o agencias en que se hubieren originado las reclamaciones para someter al Departamento de Hacienda las solicitudes de reembolso de dinero pagado en exceso o indebidamente.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Las agencias o departamentos en las cuales se hubieren originado las reclamaciones, al recibir de un cliente una petición de reembolso de sellos, cobrados en exceso, procederán a preparar la solicitud de reembolso en la cual establecerán los números e importe de los Sellos de Rentas Internas, cuya cancelación es excesiva o improcedente.
B. Indicarán el número del expediente relacionado a la transacción que se está cancelando.
C. Establecerán en el documento la razón por la cual no procede la transacción, ya sea por excesiva o improcedente.
D. Se indicará la persona o entidad a favor de la cual se emitirá el cheque, así como el número de identificación individual o patronal, según corresponda.
E.. Establecerán en el documento el nombre del Jefe de la Agencia o su representante autorizado y firmarán el mismo.
F. Estamparán en el documento el sello oficial de la agencia.
G. Enviarán el documento a la División de Contaduría General del Área del Tesoro de este Departamento. La misma al procesar el reembolso, debitará la cuenta de ingreso afectada en la transacción original y acreditará la cuenta de efectivo.
H. En los casos en que se utilice el Sistema de Impresión de Sellos a través de Internet, procederán con el reembolso de los mismos, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Núm. 59, Reglamento para el Sistema de Impresión de Sellos y Comprobantes a Través de Internet.
Se incluye el Modelo SC 165, Solicitud de Reembolso de Dinero Pagado en Exceso o Indebidamente para la preparación de la solicitud de reembolso.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página de Internet del Departamento de Hacienda en la siguiente dirección: www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/ cartas-circulares-de-contabilidad-central
Será responsabilidad de cada jefe de departamento o agencia hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal correspondiente de preparar y tramitar estas solicitudes.
Cordialmente,
Juan C. Zaragoza Gómez