Año Económico 2003
Estimados Señores:
El Departamento de Hacienda y Ia Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH) emitieron el 31 de enero de 2002 Ia Carta Circular 1300-21-02 para establecer los procedimientos y directrices en Ia implantación de Ia Ley Núm. 254 de 31 de agosto de 2000 (Ley Núm. 254). Esta ley incluye como requisito para el reclutamiento y retención de empleados públicos Ia radicación de planillas de contribución sobre ingresos. El propósito primordial de Ia Ley Núm. 254, supra, consiste en reducir Ia evasión contributiva en Puerto Rico y contar con empleados responsables en el sector público. El 4 de enero de 2003, se aprobó Ia Ley 55 del 4 de enero de 2003 que enmendaba Ia porción de Ia Ley Núm. 254 relativa a los solicitantes a empleo en el servicio público. No obstante, dicha ley fue posteriormente derogada retroactivamente por Ia Ley 114 de 17 de abril de 2003. La presente Carta Circular tiene el efecto de derogar Ia Carta Circular 1300-21-02.
Hasta el 31 de diciembre de 2001,Ia Sección 1051 de Ia Ley Núm. 120 de 31 de octubre de 1994, conocida como el Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendada, obliga a rendir planillas de contribución sobre ingresos anualmente a todo individuo residente en Puerto Rico que sea soltero, o casado que no viva con su cónyuge, cuyo ingreso bruto anual sea mayor de $3,300 o si es casado y vive con su cónyuge cuyo ingreso bruto anual sea mayor de $6,000.
Conforme a Ia Ley Núm. 254, supra, que enmienda Ia Ley de Personal del Servicio Publico, las agencias del sistema de personal debería incluir en su reglamentación como condición general para el reclutamiento y retención del personal de carrera esta disposición referente a Ia radicación de las planillas de contribución sobre ingresos.
En cuanto a los empleados de confianza, irregulares y transitorios, OCALARH, conforme a Ia facultad conferida en ley y en virtud de Ia política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, establecida en Ia Ley Núm. 254, supra, instruye a cada administrador individual a enmendar sus reglamentos de personal para que las disposiciones de Ia referida ley le sean extensivas a todos los empleados públicos, sin distinción de status o categoría.
A continuación, las instrucciones a seguir por los solicitantes a empleo y los empleados que ya formaban parte del sistema gubernamental al momento de Ia aprobación y vigencia de Ia enmienda a Ia Ley de Personal del Servicio Público. Además, se incluyen las responsabilidades de los Jefes de Agenda en Ia implantación de Ia Ley Núm. 254.
I. SOLICITANTE A EMPLEO
A. Información General
Todo solicitante a empleo deberá cumplir con su obligación de radicar las planillas de contribución sobre ingresos. Toda persona que interese ingresar al servicio público deberá entregar al patrono para el cual esta solicitando el empleo, una copia de Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC- 6088) emitida por el Departamento de Hacienda. Dicha certificación incluye información sobre Ia radicación de las planillas de contribución sobre ingresos correspondiente a los cinco (5) años previos a Ia fecha de emisión de Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC-6088) por el Departamento. No obstante, para propósitos de Ia aplicación de las disposiciones de Ia Ley Núm. 254 relacionadas con los solicitantes a empleo, sólo se examinará Ia información pertinente a los cuatro (4) años previos a Ia solicitud de empleo.
En cuanto al reclutamiento, selección e ingreso al servicio público, serán de aplicación las siguientes disposiciones:
1. Estar física y mentalmente capacitado para desempeñar las funciones del puesto.
2. Presentar al momento de Ia solicitud de empleo, copia de una Certificación de Radicación de Planilla de contribución sobre ingresos. Al momento del nombramiento, el solicitante deberá someter el original de Ia Certificación de Radicación cuya copia que presentada al momento de Ia solicitud de empleo.
3. No haber incurrido en conducta deshonrosa.
4. No haber sido destituido del Servicio Publico.
5. No haber sido convicto por delito grave o por cualquier otro defile que implique depravación moral.
6. No ser adicto al uso habitual y excesivo de sustancias controladas o bebidas alcohólicas.
Los solicitantes a empleo que hayan sido declarados inelegibles para ingresar al servicio público por no cumplir con su obligación de rendir Ia planilla de contribución sobre ingresos al momento de Ia solicitud de empleo deberán resolver su situación contributiva directamente con el Departamento de Hacienda. Una vez Ia misma se resuelva, el solicitante podrá solicitar nuevamente empleo en el servicio público siempre y cuando cumpla con los demás requisitos establecidos en Ia Ley de Personal.
A las personas casadas que hayan radicado las planillas a nombre de su cónyuge, Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modele SC-6088) se expedirá a nombre de ambos. Esto es indicativo de que rindieron Ia planilla en conjunto.
B. Procedimiento para que los solicitantes a empleo obtengan Ia Certificación de Radicación de Planillas
El solicitante a empleo público podrá obtener Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC-6088) en cualesquiera de las siguientes oflclnas después de comprar un sello de Rentas lntemas en cualquiera de las colecturías o lugares autorizados a Ia venta de los mismos, a un costo para el Departamento de Hacienda de $5.00 :
• Colecturías
• Distritos de Cobro
• Distritos de Servicio al Contribuyente
• Sección de Servicio al Contribuyente
Si el solicitante a empleo no estuviera de acuerdo con Ia información que aparece en dicha Certificación, deberá cumplimentar el formulario 310-08 titulado "Hoja de Reclamación", el cual deberá solicitar en el mismo lugar donde obtuvo Ia certificación. Dicho formulario se entregara en cualesquiera de los Distritos o Secciones de Servicio al Contribuyente. Las mismas están ubicadas en Ia Oficina 211 del Edificio Central del Departamento de Hacienda o en los distritos de Ponce, Mayagüez, Caguas y Bayamón. Junto a Ia hoja de reclamación deberá entregar el original de Ia Certificación de Radicación de Planilla (Modelo SC-6088) y proveer toda Ia información necesaria que evidencie Ia radicación de Ia planilla.
En los casos en que el solicitante a empleo no tenía Ia responsabilidad de radicar Ia planilla de contribución sobre ingresos durante uno (1) o más años dentro del periodo de cuatro (4) años anteriores a Ia solicitud de empleo, deberá visitar Ia Oficina 209 - Requerimiento de Planillas del Negociado de Radicación de Planillas ubicada en el edificio central del Departamento de Hacienda para cumplimentar Ia Certificación de Razones Por Las Cuales No Esta Obligado en Ley a Rendir Ia Planilla de Contribución Sobre lngresos (Modelo SC 2781 ). En dicho modelo se expondrán las razones por las cuales se entendía que no tenía Ia responsabilidad de radicar las planillas.
Una vez los funcionarios del Departamento de Hacienda analicen dichas razones a tenor con las disposiciones del Código de Rentas lntemas, certificarán el mismo con el correspondiente sello del Departamento de Hacienda. Dicho formulario deberá ser entregado por el solicitante al patrono para el cual se está solicitando el empleo.
C. Responsabilidad del Jefe de Ia Agencia ante los solicitantes a empleo y posibles nuevos nombramientos
Cada Jefe de Agencia o funcionario designado será responsable de revisar los Formularios que utilizan para los solicitantes a empleo a los efectos de incluir en los mismos un encasillado que disponga que los candidatos acompañarán con su solicitud de empleo una copia de Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC- 6088) de contribución sobre ingresos, si estaba obligado a rendir Ia misma, o Ia Certificación de Razones Por Las Cuales No Esta Obligado en Ley a Rendir Ia Planilla de Contribución Sobre ingresos (Modelo SC 27!Sl) a los efectos de que no tenía Ia obligación de radicar planillas durante todo o en parte del periodo antes mencionado. Ambos documentos son emitdios por el Departamento de Hacienda. Si Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC-6088) tuviera algún error, el solicitante deberá someter evidencia del alegado error al Departamento de Hacienda. De existir un error el Departamento de Hacienda emitirá el formulario Corrección a Ia Certificación de Planillas {Modelo SC- 2888).
En el momento del nombramiento del personal seleccionado deberá constar en el expediente del solicitante el documento original de Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC-6088) o el formulario Corrección a Ia Certificación de Planillas (Modelo SC-2888) o Ia Certificación de Razones Por Las Cuales No Esta Obligado en Ley a Rendir Ia Planilla de Contribución Sobre Ingresos (Modele SC 2781)".
Bajo ningún concepto se puede nombrar a un empleado que no haya cumplido con este requisito y que las correspondientes evidencias estén disponibles al momento de hacer dicho nombramiento.
II. EMPLEADOS PUBLICOS CON NOMBRAMIENTO EN EL SERVICIO DE CARRERA
A. Información General
Todo empleado del servicio público deberá cumplir con su obligación de radicar las planillas de contribución sobre ingresos. Los empleados públicos que le apliquen las disposiciones de Ia Ley de Personal del Servicio Público y los reglamentos de Ia agencia correspondiente podrán ser separados de sus puestos cuando se determine que incumplieron con su obligación de radicar las planillas de contribución sobre ingresos en una o más ocasiones.
Se considerará que un empleado incumplió con su responsabilidad de radicar las planillas de contribución sobre ingreso bajo las disposiciones de Ia Ley 254, supra, cuando a Ia fecha de Ia comunicación que el Secretario del Departamento de Hacienda envíe a los Jefes de Agencias, sometiéndole los nombres de los empleados que posiblemente incumplieron con su obligación de radicación de las planillas de contribución sobre ingresos, el empleado no haya radicado sus planillas de contribución sobre ingresos en una o más ocasiones. A partir de Ia fecha de dicha comunicación, todo empleado que radique su planilla se considerará como que incumplió con su responsabilidad de radicación de planillas de contribución sobre ingresos en violación a las disposiciones de Ia Ley 254, supra, y el mismo se expone a sanciones disciplinarias.
En los casos de empleados públicos, se seguirá el siguiente procedimiento:
1. Cada Jefe de Agencia o el funcionario designado por éste, tendrá un periodo de veinte (20) días laborables a partir de Ia comunicación del Secretario de Hacienda para enviar una carta a los empleados que posiblemente incumplieron su obligación de radicación de planillas informándoles lo siguiente:
(a) Que a raíz de las enmiendas efectuadas por Ia Ley Núm. 254, supra, podría ser separado de su puesto de haber incumplido con su obligación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos en una o más ocasiones a Ia fecha de Ia comunicación del Secretario de Hacienda al Jefe de Agencia.
(b) Que el Secretario de Hacienda detectó que a Ia fecha de Ia comunicación el empleado posiblemente no había radicado sus planillas de contribución sobre ingresos por uno o más años contributivos, y que por tal razón deberá comparecer a Ia Oficina Núm. 209 - Requerimiento de Planillas del Negociado de Radicación de Planillas del Departamento de Hacienda para aclarar su situación contributiva.
(c) Que el empleado será responsable de presentar al Jefe de Ia Agencia en Ia cual es empleado, dentro de un plazo de veinte (20) días laborables a partir de Ia fecha de Ia carta del jefe de su agencia, Ia evidencia que aclare su situación contributiva.
(d) Que pasado este término de veinte (20) días (para que el empleado aclare su situación contributiva en el Departamento de Hacienda) el Jefe de Agenda iniciará el proceso de medidas disciplinarias que puede culminar en Ia separación del empleo.
(e) Las disposiciones legales que le cobijan y que de determinarse que el empleado ha incumplido con su obligación de radicación de las planillas de contribución sobre ingresos, éste tendrá derecho a un debido proceso de ley antes de recurrir a Ia sanción correspondiente.
(f) Será responsabilidad del empleado llevar Ia evidencia que aclare su situación contributiva ante el Jefe de Ia Agencia para Ia cual trabaja. De no hacerlo en el término que establece el inciso (2) (b), el Jefe de Agencia iniciará el proceso de medidas disciplinarias.
Los empleados públicos que hayan sido separados de sus empleos por no cumplir con su obligación de rendir Ia planilla de contribución sobre ingresos al momento de Ia Comunicación del Secretario y deseen reingresar al servicio público, tendrán derecho a ser habilitados par OCALARH, conforme a Ia dispuesto por Ia Ley de Personal de Servicio Público y el Reglamento de Habilitación para el Servicio Publico aprobado par OCALARH.
B. Procedimiento para que los empleados nombrados obtengan Ia Certificación de Radicación de Planillas
El empleado público podrá obtener Ia Certificación de Radicación de Planillas (Modelo SC-6088) en cualesquiera de las siguientes oficinas después de comprar un sello de Rentas Intemas en cualquiera de las colecturías o lugares autorizados para Ia venta de los mismos a un costo para el Departamento de Hacienda de $5.00 :
• Colecturías
• Distritos de Cobro
• Distritos de Servicio al Contribuyente
• Sección de Servicio al Contribuyente
Si el empleado público no estuviera de acuerdo con Ia información que aparece en dicha Certificación, deberá cumplimentar el formulario 310-08 titulado "Hoja de Reclamación", el cual deberá solicitar en el mismo lugar donde obtuvo Ia certificación. Dicho formulario se entregará en cualesquiera de los Distritos o Secciones de Servicio al Contribuyente. Las mismas están ubicadas en Ia Oficina 211 del Edificio Central del Departamento de Hacienda o en los distritos de Ponce, Mayagüez, Caguas y Bayamón. Junto a Ia hoja de reclamación deberá entregar el original de Ia Certificación de Radicación de Planilla (Modelo SC-6088) y proveer toda Ia información necesaria que evidencie Ia radicación de Ia planilla.
En los casos en que el empleado público no tenía Ia responsabilidad de radicar Ia planilla de contribución sobre ingresos durante uno (1) o más años dentro del periodo de cuatro (4) años anteriores a Ia solicitud de empleo, deberá visitar Ia Oficina 209 Requerimiento de Planillas del Negociado de Radicación de Planillas ubicada en el edificio central del Departamento de Hacienda para cumplimentar Ia Certificación de Razones Por Las Cuales No Está Obligado en Ley a Rendir Ia Planilla de Contribución Sobre Ingresos (Modelo SC 2781 ). En dicho modelo se expondrán las razones por las cuales se entendía que no tenia Ia responsabilidad de radicar las planillas. Una vez los funcionarios del Departamento de Hacienda analicen dichas razones a tenor con las disposiciones del Código de Rentas Internas, certificaran el mismo con el correspondiente sello del Departamento de Hacienda. Dicho formulario deberá ser entregado por el empleado a su patrono.
C. Responsabilidad del Jefe de Ia agencia ante los empleados nombrados
Cada Jefe de Agencia tendrá Ia responsabilidad de verificar que los empleados que trabajan para Ia misma, hayan rendido las planillas de contribución sobre ingresos. El procedimiento que se llevará a cabo anualmente para Ia consecución de esta obligación será el siguiente:
1. El Secretario de Hacienda, a petición de los Jefes de las Agencias o por su propia iniciativa según Ia autoridad que le confiere el Código de Rentas Intemas, hará una evaluación de los expedientes del Departamento para determinar los empleados públicos que posiblemente han incumplido con su obligación de radicación de planillas de contribución sobre ingreso. Una vez obtenida dicha información, el Secretario de Hacienda enviara una comunicación a los Jefes de Agencia, indicándole los nombres de los empleados públicos que posiblemente han incumplido con su obligación de radicar las planillas de contribución sobre ingresos. El Secretario de Hacienda enviara a Ia Oficina Central de Asesoramiento Laboral y Administración de Recursos Humanos (OCALARH) una comunicación mediante Ia cual provea una lista de las agencias notificadas, ya que Ia Oficina de OCALARH debe velar por Ia supervisión e instrumentación de Ia Administración del Sistema de Administración de Personal, guiado por Ia política pública enunciada por Ia Ley de Personal del Servicio Público.
2. Cada Jefe de Agencia o el funcionario designado por éste, tendrá un periodo de veinte (20) días laborables a partir de Ia comunicación del Secretario de Hacienda para enviar una carta a los empleados que posiblemente incumplieron su obligación de radicación de planillas informándoles lo siguiente:
a) Que a raíz de las enmiendas efectuadas por Ia Ley Núm. 254, supra, podría ser separado de su puesto de haber incumplido con su obligación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos en una o más ocasiones a Ia fecha de Ia comunicación del Secretario de Hacienda al Jefe de Agencia.
b) Que el Secretario de Hacienda detectó que a Ia fecha de Ia comunicación el empleado posiblemente no había radicado su planilla de contribución sobre ingresos por uno o más años contributivos, y que por tal razón deberá comparecer a Ia Oficina Núm. 209 • Requerimiento de Planillas del Negociado de Radicación del Departamento de Hacienda para aclarar su situación contributiva.
c) Que el empleado será responsable de presentar al Jefe de Ia Agenda en Ia cual es empleado, dentro de un plazo de veinte (20) días laborables a partir de fa fecha de fa carta del jefe de su agencia, la evidencia que aclare su situación contributiva.
d) Que pasado este término de veinte (20) días (para que el empleado aclare su situación contributiva en el Departamento de Hacienda) el Jefe de Agencia iniciará el proceso de medidas disciplinarias que puede culminar en Ia separación del empleo.
e) Las disposiciones legales que le cobijan y que de determinarse que el empleado ha incumplido con su obligación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos, éste tendrá derecho a un debido proceso de ley antes de recurrir a Ia sanción correspondiente.
f) Sera responsabilidad del empleado llevar Ia evidencia que aclare su situación contributiva ante el Jefe de Ia Agencia para Ia cual trabaja. De no hacerlo en el término que establece el inciso (2) (b), el Jefe de Agencia iniciará el proceso de medidas disciplinarias.
Cabe señalar que los Jefes de Agencia tendrán Ia responsabilidad ineludible de actuar conforme a lo aquí establecido. De no hacerlo, el Jefe de Agencia estaría incumpliendo con el inciso (b) del Artículo 3.2 de Ia Ley de Etica Gubernamental que dispone que ningún empleado público desacatar las órdenes de los Tribunales de Justicia, de Ia Rama Legislativa o de las agencias de Ia Rama Ejecutiva.
Dentro del proceso de medidas disciplinarias, los Jefes de Agencia deberán seguir las guías y el procedimiento que en su momento establezca OCALARH, para los casos de empleados públicos que incumplieron con su responsabilidad de radicar planillas de contribución sobre ingresos al momento de Ia comunicación del Secretario de Hacienda a la que hace referenda el inciso uno (1) de esta parte.
Se exhorta a las ramas constitucionales, agendas e instrumentalidades del gobierno excluidas de Ia Ley de Personal del Servicio Público enumeradas en Ia sección 1338 de Ia antedicha ley, así como a los Municipios, a tomar conocimiento sobre este asunto y realizar las acciones pertinentes en sus respectivas jurisdicciones para hacer formar parte de sus reglamentos las disposiciones de Ia Ley Num. 254, supra.
Agradeceremos que hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los empleados de sus organismos gubrenamentales, especialmente a los encargados de las Unidades de Recursos Humanos.
Esta Carta Circular tendra vigencia inmediata y en nada impedira se apliquen las disposiciones del Código de Rentas lnternas.
Cordialmente,
Juan José Rodríguez Gilibertys Emmalind García García
Secretario Interino Administradora
Departamento de Hacianda Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administración de Recursos Humanos