Año Económico 2004
Estimados Señores:
Las agencias gubernamentales tienen la responsabilidad de ser diligentes en la entrega de los cheques de sueldo y por otros conceptos expedidos por el Secretario de Hacienda. Sin embargo, en ocasiones se ven impedidas de entregarlos inmediatamente a sus beneficiarios.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir para los cheques emitidos por el Secretario de Hacienda que no puedan ser entregados a sus beneficiarios.
Disposiciones Específicas
1. Las agencias entregarán los cheques de sueldo y por otros conceptos dentro de 30 días calendario después de ser emitidos.
2. Los cheques que no pueden entregar deben ser devueltos a la División de Pagaduría del Área del Tesoro de este Departamento para su custodia, utilizando el Modelo SC 766, Listado de Cheques Devueltos para Custodia del Área del Tesoro, (Anejo 1).
3. La agencia completará el Modelo SC 766.A, Listado de Cheques Caducados para Custodia de la Oficina e Conservación y Disposición de Documentos Públicos, (Anejo 2), para aquellos cheques que no entregó después de transcurrir los 30 días de la fecha de su emisión y los mismos caducaron. Esto es para aquellos cheques emitidos antes del 1 de julio de 2003.
4. Las agencias que bajo circunstancias extraordinarias retengan en su poder cheques pendientes de entregar por seis meses y los mismos se hayan cancelado automáticamente de acuerdo a la Ley Núm. 264 del 5 de septiembre de 2003, por los sistemas que emitieron los mismos, los enviarán directamente a la Oficina de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de este Departamento. Detallarán estos cheques en el Modelo SC 766.B, Listado de Cheques Cancelados Que Permanecen Pendientes de Pago Luego de Seis Meses de Emisión para Custodia de la Oficina de Conservación y Disposición de Documentos Públicos (Anejo 3).
5. En los Modelos SC 766, 766.A, detallarán los cheques agrupándolos por número de cuenta bancaria y dentro de ésta por número de cheques de menor a mayor. Con el Modelo SC 766.B, acompañarán los cheques cancelados en dicho orden y marcados en la parte del frente con un sello que lea CANCELADO.
Disposiciones Generales
1. Las agencias deberán tomar las medidas necesarias para enviar inmediatamente a la División de Pagaduría del Area del Tesoro los cheques cuyo pago procede y no fueron entregados a sus beneficiarios dentro de los 30 días estipulados.
2. Será responsabilidad de las Agencias, revisar los cheques que tienen retenidos por que el pago de los mismos no procede y cancelarlos antes que cumplan seis meses de su emisión.
3. Aquellos cheques que no se puedan entregar por que la persona falleció, deberán ser enviados a este Departamento para ser endosados por el Secretario de Hacienda, según lo dispuesto en el Reglamento Núm. 13, Para el Endoso de Cheques por el Secretario de Hacienda.
4. Autorizamos a que reproduzcan los Modelos SC 766, SC 766.A y SC 766.B en sus propias facilidades igual al diseño que se acompaña.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular 1300-05-97, aprobada el 7 de noviembre de 1996 y la Núm. 1300-08-02, aprobada el 3 de diciembre de 2001.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, en especial a los que tengan a su cargo la entrega de estos cheques.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza
Secretario de Hacienda