Año Económico 2005
Estimados Señores:
La Ley Núm. 51 de 4 de enero de 2003, conocida como “Ley Sobre el Acuerdo Cooperativo Conjunto y Fondo Especial para Servicios del U. S. Geological Survey” tiene como propósito acordar y coordinar entre las dependencias gubernamentales participantes los proyectos y servicios con el U. S. Geological Survey que interesen compartir entre ellos. Además, financiar proyectos de investigación científica, los servicios realizados por el U. S. Geological Survey en Puerto Rico y establecer el financiamiento y funciones del Fondo Especial.
Mediante dicha Ley se estableció el Comité de Acuerdo Cooperativo Conjunto (Comité de Acuerdo) que estará compuesto por un delegado designado por cada una de las siguientes agencias o instrumentalidades del Estado Libre Asociado de Puerto Rico: la Junta de Calidad Ambiental; la Universidad de Puerto Rico, la Junta de Planificación, el Departamento de Recursos Naturales y Ambientales, la Compañía de Fomento Industrial, la Compañía de Turismo, la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados, la Autoridad de Energía Eléctrica, la Autoridad de Carreteras, el Departamento de Transportación y Obras Públicas, la Autoridad de Desperdicios Sólidos y el Departamento de Hacienda.
Además, se estableció que dicho Comité nombrará un Subcomité compuesto por siete miembros pertenecientes al Comité de Acuerdo. El mismo tendrá las responsabilidades de coordinar los proyectos y servicios a ser prestados por el USGS, realizar aquellos contratos y/o acuerdos que sean necesarios con las agencias que son parte del Comité de Acuerdo así como recomendar las aportaciones correspondientes a cada una de las dependencias participantes.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de informar las instrucciones a seguir por las dependencias gubernamentales mencionadas en la Ley, para la contabilización y el desembolso de los fondos que se presupuesten para llevar a cabo los propósitos de la misma.
A- Formalización de Contrato
1. Anualmente la Junta de Calidad Ambiental, el Departamento de Hacienda y el U. S. Geological Survey formalizarán un contrato en el cual se establecerán los servicios a ser prestados, el importe del mismo y el por ciento correspondiente a cada uno de los miembros del Comité de Acuerdo.
2. El Subcomité formalizará contratos con cada uno de los participantes del acuerdo cooperativo donde se establecerán los proyectos y servicios a ser prestados así como las cantidades correspondientes a cada una.
B- Agencias que tienen sus fondos bajo la custodia del Departamento de Hacienda
1- Antes del 15 de junio de cada año el Subcomité del Acuerdo Cooperativo le notificará a la Oficina de Gerencia y Presupuesto la aportación estimada para el año fiscal que se inicia en julio de las agencias que participan de este acuerdo.
2- En el presupuesto aprobado a cada una de las agencias, con cargo a la Resolución Conjunta del Presupuesto General (Fondo 111) o Asignaciones Especiales (141), que envíe la OGP para contabilización del Departamento de Hacienda, se separarán estos fondos en una cuenta de reserva (098) que solo podrá ser liberada por la OGP . Antes del 15 de julio de cada año fiscal, la OGP le notificará al Departamento de Hacienda y a la Junta de Calidad Ambiental las cifras de cuentas dónde están separados estos fondos.
3- La Oficina de Gerencia y Presupuesto procederá a liberar los fondos consignados en la asignación 098.
4- El Negociado de Cuentas del Departamento de Hacienda preparará el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal en original y copia para transferir los fondos asignados a la cuenta especial 778-0250000-081-2005.
5- Luego de la transferencia de los fondos a la cuenta especial bajo la custodia del Departamento de Hacienda, la Junta de Calidad Ambiental y el Departamento de Hacienda, serán responsables del trámite de pago al USGS.
C- Agencias que no tienen los fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda
1- A principio de cada año presupuestario dichas Agencias emitirán un cheque a nombre del Secretario de Hacienda por la cantidad acordada en aportar al Acuerdo Cooperativo Conjunto y lo enviarán al Área del Tesoro de este Departamento. Además, indicarán en la hoja de envío el propósito y la cuenta de asignación donde se contabilizarán dichos fondos. La cuenta a utilizar será 778- 0250000- 081- 2005.
2- El Área del Tesoro preparará el Modelo SC 745, Comprobante de Remesa para contabilizar los fondos en la cuenta indicada en el apartado anterior.
D- Desembolsos
1- Los desembolsos se realizarán en la División de Contabilidad General del Área del Tesoro, previa presentación de factura y según se establece en el contrato formalizado entre las partes.
Será responsabilidad de las Dependencias y Corporaciones Públicas hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios del área de presupuesto de sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza
Secretario de Hacienda