Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
La Ley 141 de 29 de abril de 1949, Ley de Publicación de Avisos al Público, según enmendada, establece los requisitos que las agencias de Gobierno deben cumplir para la publicación de notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás avisos.
La Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, dispone en el Artículo 9 (h)(i) que los jefes de las dependencias y entidades corporativas tienen el deber de evitar los gastos de fondos públicos que sean excesivos, extravagantes e innecesarios.
El propósito de esta Carta Circular es establecer los requisitos que deben cumplir las agencias en la publicación de notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás avisos.
Para fines de esta Carta Circular, los siguientes términos tendrán los significados que se indican a continuación:
1. Agencia - Significará departamento, negociado, división, junta, comisión, administración, oficina independiente, municipios o el gobierno de la Capital, autoridades y corporaciones públicas y cualquier otra instrumentalidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
2. Circulación General - Significará venta mediante suscripción a través de vendedores de no menos de tres mil (3,000) ejemplares de cada número, entre un grupo diversificado de personas en la mayoría de los municipios de Puerto Rico.
3. Diario - Significará cualquier periódico que se imprima todos los días laborables del año y contenga noticias y avisos de interés para la comunidad en general.
4. Revistas - Significará cualquier publicación de carácter general que se publique y distribuya mensualmente o con mayor frecuencia.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. Las agencias del Gobierno de Puerto Rico publicarán sus notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás anuncios a través de la radio, televisión, diarios y revistas en Puerto Rico y exclusivamente con cargo a las partidas y asignaciones que tuvieran para tal fin. Las notificaciones, citaciones, edictos y subastas deberán ser publicadas en periódicos de circulación general en Puerto Rico.
2. Las publicaciones deberán identificar claramente la agencia gubernamental que promulga los mismos, excepto en anuncios sobre maltrato de menores, violencia doméstica y crimen en que el medio de comunicación sufrague por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) del costo de la difusión del anuncio.
3. En casos de anuncios relacionados con trámites administrativos, como subastas, avisos y edictos, se prohíbe el uso de fotografías de los Jefes de Agencias y funcionarios, excepto cuando el Gobernador o el funcionario que éste designe autorice la presentación de una figura para enviar un mensaje a la ciudadanía de control, calma, continuidad de servicios o cualquier otro que el Gobernador estime.
4. Cuando convenga mejor al interés público se publicarán las notificaciones, citaciones, edictos, subastas y demás anuncios de las agencias del Gobierno de Puerto Rico, en Estados Unidos y otros países.
5. Se podrán publicar los avisos en periódicos de circulación regional, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
a. Se haya publicado el aviso de acuerdo a las disposiciones mencionadas anteriormente.
b. Que el periódico regional publique y circule una cantidad mayor de cuarenta mil (40,000) ejemplares.
c. Que el asunto a ser publicado esté directamente relacionado con la región donde se pretende hacer la publicación.
d. Que una agencia independiente dedicada a la auditoría de circulación certifique, por escrito, la circulación del periódico regional.
6. Las disposiciones anteriormente mencionadas no serán de aplicación a la publicación de avisos por la Compañía de Turismo y las corporaciones públicas, en revistas, folletos y otras publicaciones especializadas que circulan principalmente en Puerto Rico o a turistas.
DISPOSICIONES GENERALES
1. La publicación de anuncios gubernamentales y los gastos de publicidad sólo deben ser incurridos por las entidades gubernamentales cuando sean indispensables para realizar las funciones que por ley se le han encomendado.
2. Toda factura por concepto de publicaciones deberá estar debidamente certificada por el funcionario a cargo de certificar las facturas. Este deberá tener registrada su firma en el Registro de Firmas Autorizadas de Finanzas. Las disposiciones relacionadas con la certificación de facturas están contempladas en la Carta Circular Sobre Certificación de Facturas de Proveedores emitida por el Secretario de Hacienda.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-25-64 de 30 de junio de 1964.
Agradecemos hagan llegar esta Carta Circular al personal de sus agencias, especialmente a las respectivas Áreas de Comunicaciones.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda