Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
La Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, conocida como “Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico”, según enmendada, dispone en su Sección 1.6 que cada agencia deberá tener disponible para reproducción, a requerimiento de persona interesada y previo el pago de los costos razonables de reproducción, las órdenes finales, las decisiones e interpretaciones de las leyes adoptadas por la agencia. Además, deberán preparar y mantener un registro de las decisiones e interpretaciones emitidas, con sus índices temáticos, que sientan precedente o fijan normas.
En la referida ley, en su Sección 8.4, establece que las cantidades que las agencias recauden por el pago de los costos de reproducción, pasarán a integrar un fondo especial de reproducción en cada agencia cuyos recaudos se depositarán en el Departamento de Hacienda para sufragar los costos de reproducción de documentos.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones generales para la contabilización de los cobros que efectúen las agencias para cubrir costos de reproducción.
Instrucciones Generales
1. Las agencias que cumplan con los requisitos dispuestos en la Sección 1.6 de la Ley Núm. 170, prepararán el Modelo SC 749, Desglose de Fondos Estatales, para crear la cuenta de asignación donde contabilizarán los referidos fondos. Dicho modelo se preparará en original y copia y lo enviarán junto con el Modelo SC 714, Hoja de Control, al Negociado de Cuentas de este Departamento para el trámite correspondiente. El dinero recaudado por dicho concepto se contabilizará en el fondo 227- Impresión y Distribución de Publicidad.
El Negociado de Cuentas, una vez apruebe la creación de la cuenta, indicará la fecha final y la validará en el Sistema PRIFAS. Las agencias verificarán la creación de la misma en el sistema.
Cuando las agencias efectúen recaudos por el referido concepto, prepararán un Comprobante de Remesa, Modelo SC 745, para contabilizar el dinero recibido, utilizando la clase de ingreso R5490, Servicios Departamentales-No Clasificados.
El dinero contabilizado en la cuenta de asignación será utilizado por las agencias únicamente para sufragar, en todo o en parte, los costos de reproducción.
El remanente de los fondos contabilizados que al 30 de junio de cada año fiscal no se haya utilizado u obligado, se transferirá al Fondo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Para efectuar la transferencia al Fondo General, las agencias prepararán el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal, el cual se someterá al Negociado de Cuentas dentro de la primera semana del mes de julio de cada año fiscal. Las entradas serán las siguientes:
E9761-227-XXXXXXX-XXXX-XXX-XXXX (Dr.)
A1012-227- XXXXXXX- (Cr.)
A1012-111-0250000- (Dr.)
R9761-111-0250000-XXXX (Cr.)
Las disposiciones establecidas en esta carta circular no les aplica a los siguientes organismos, según la definición del término agencia mencionada en la referida Ley Núm. 170:
a) El Senado y la Cámara de Representantes de la Asamblea Legislativa.
b) La Rama Judicial.
c) La Oficina del Gobernador y todas sus oficinas adscritas, exceptuando aquéllas en donde se haya expresado literalmente la aplicación de las disposiciones de la referida ley.
d) La Guardia Nacional de Puerto Rico.
e) Los gobiernos municipales o sus entidades o corporaciones.
f) La Comisión Estatal de Elecciones.
g) El Negociado de Conciliación y Arbitraje del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos.
h) La Junta Asesora del Departamento de Asuntos del Consumidor sobre el Sistema de Clasificación de Programas de Televisión y Juguetes Peligrosos.
i) La Oficina de Conciliación y Arbitraje de la Comisión de Relaciones del Trabajo para el Servicio Público de Puerto Rico.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-23-92 del 15 de mayo de 1992.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios y empleados concernidos, especialmente a los de finanzas y recaudaciones.
Cordialmente,
Juan Carlos Méndez Torres
Secretario de Hacienda