Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
Este Departamento tiene la responsabilidad de emitir los cheques de todos los suplidores que prestan servicios a las agencias del Gobierno cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda. Para la emisión de estos cheques, las Agencias prepararan y envían a este Departamento los comprobantes de pago requeridos indicando en el campo Código de Disposición, el código que especifica a quién se le va a enviar o entregar el cheque.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer que las Agencias sólo utilizarán los códigos de disposición V (para el suplidor o reclamante), cuando el cheque deba enviarse por correo y A cuando deba recibirse en la agencia. El código de disposición H es de uso exclusivo del Departamento de Hacienda.
El Reglamento Núm. 55, Reglamento de Términos y Condiciones para el Pago a los Proveedores de Bienes y Servicios Prestados a la Agencias del Gobierno, dispone, entre otras cosas, que las agencias usarán el código de disposición V para acelerar el envío de cheques a los suplidores del Gobierno.
Las Agencias serán responsables de utilizar prudentemente el código de disposición A. El mismo lo podrán usar cuando el cheque deba recibirse en la agencia para el pago de los siguientes conceptos:
1. Encargado de Correo (Post master)
2. Sentencia de Tribunales
3. Arbitrios
4. Negociado de Seguridad de Empleo
5. Cesión de Crédito
6. Pagos de Tarjetas de Crédito
7. Cheques mayores de $50,000.00
8. Donativos
9. Compra de Boletos de Peaje
10. Pagos de Deducibles de Seguros
11. Inspecciones de Vehículos de Motor
12. Pagos por Adelantado (Según provee el Reglamento 31)
13. Gastos de Viajes y Dietas
En los casos de Comprobantes para el pago de tarjetas de crédito (Visa, Master Card, American Express, etc.) en el campo de Descripción del Modelo SC 735, Comprobante de Pago, se indicará la frase pago tarjeta de crédito correspondiente al mes de _______________________. Una vez la Agencia reciba el cheque deberá enviarlo al suplidor acompañado de una copia del estado de cuenta que le envió la institución financiera.
Para evitar demoras en el envío de los cheques a los suplidores, las Agencias deberán asegurarse que el nombre y la dirección que se indica en el comprobante y el que aparece en el Registro de Suplidores del Sistemas de Contabilidad Central de este Departamento sea el del Suplidor y no la dirección de la Agencia y que se le haya asignado solamente un número de suplidor.
Las Agencias serán responsables de enviar al Negociado de Intervenciones de este Departamento las modificaciones y correcciones al Registro de Suplidores mediante el Modelo SC 730, Registro de Suplidores, acompañado de la evidencia que sustente el cambio. Dicho modelo debe estar firmado por ambas partes.
Los Directores de Finanzas deberán coordinar con este Departamento aquellos pagos que requieran trámite especial. En estos casos, deberán someter por escrito las justificaciones al Área de Contabilidad Central de Gobierno.
Bajo ninguna circunstancias deberán enviar a los suplidores a solicitar información relacionada con sus pagos al Negociado de Intervenciones, al Área del Tesoro o al Centro de Coordinación y Control (PRIFAS) de este Departamento, para evitar interrupciones en los servicios que prestamos. Este Departamento no contestará solicitudes de información de los suplidores, los cuales serán referidos a los Directores de Finanzas concernidos. Esto debido a que la agencia tiene acceso directo a esta información.
Esta Carta Circular deroga las Cartas Circulares Núms. 1300-04-00 del 21 de septiembre de 1999 y 1300-27-01 del 10 de abril de 2001, respectivamente.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus agencias, especialmente a los encargados de la preparación de los comprobantes de pago.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda