Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
En el Artículo 7b de la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, dispone, que todos los fondos públicos de las agencias se depositarán en la cuenta corriente del Secretario de Hacienda o en cualquier otra cuenta bancaria que él crea conveniente establecer. De acuerdo a dicha disposición de Ley, para abrir una cuenta bancaria la agencia debe obtener primero autorización del Secretario de Hacienda.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones a seguir por los organismos, cuyos fondos están bajo la custodia de este Departamento, para solicitar al Secretario de Hacienda la autorización para abrir una cuenta bancaria, incluyendo los Oficiales Pagadores Especiales y Auxiliares.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. Se utilizará el Modelo SC 827, Solicitud y Aprobación para Abrir una Cuenta Bancaria. (Anejo 1)
2. El Modelo SC 827 se preparará en original y dos copias, según se indica:
a. En el encasillado Solicitud y Aprobación para Abrir una Cuenta Bancaria indicarán el nombre del solicitante y el puesto o función que realiza.
b. En el encasillado de Uso que se le dará a la Cuenta deberá indicar cual es la necesidad real y base legal, si alguna, para abrir la cuenta.
c. En el encasillado Observaciones deberán indicar aquella información que entiendan sea de utilidad para evaluar la solicitud, tal como las razones que se tengan para seleccionar el banco de su preferencia o por lo que interesan transferir la cuenta. En caso de que la solicitud sea porque el Oficial Pagador Especial cesará en sus funciones, deberá indicarse la fecha de cese de éste.
d. En el encasillado Banco en que Desea Abrir o Transferir la Cuenta deberán indicar, en orden de preferencia, los nombres, sucursales y direcciones de tres bancos depositarios de fondos públicos en que se desea establecer la cuenta.
e. El Director de Finanzas firmará el Modelo y lo enviará a la aprobación del jefe de la agencia o su representante autorizado, el cual debe ser un funcionario de alto nivel, como el Secretario o Subsecretario.
3. Una vez aprobado, las agencias enviarán el original y una copia del Modelo SC 827 a la División de Conciliación del Área del Tesoro y retendrán una copia para sus récords. Con el Modelo acompañarán el original de la propuesta de Servicios Bancarios.
4. En los casos de Oficiales Pagadores Especiales o Auxiliares procederán como sigue:
a. Enviarán el original y una copia del Modelo SC 827 a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones de este Departamento y retendrán una copia para sus récords. Cuando la cuenta bancaria se esté solicitando para comenzar funciones como Oficial Pagador Especial o Auxiliar, acompañarán, además, copia del Modelo SC 796, Solicitud y Nombramiento del Oficial Pagador Especial o Auxiliar. (Anejo 2)
b. La División de Oficiales Pagadores Especiales retendrá una copia del Modelo SC 827 y enviará el original a la División de Conciliación del Área del Tesoro para la aprobación correspondiente.
5. La División de Conciliación del Área del Tesoro, luego de evaluar y aprobar la solicitud retendrá una copia para sus récords y enviará el original a la agencia. En caso de los Oficiales Pagadores Especiales y Auxiliares enviará el original y una copia a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones de este Departamento. Esta División se comunicará con la agencia para que el pagador pase a recoger el Modelo SC 827 y lleve una copia al banco personalmente.
6. La agencia, al recibir el original del referido Modelo aprobado por el Secretario de Hacienda o su representante autorizado, solicitará al Área de Contabilidad Central de Gobierno que le asigne la cuenta contable para contabilizar las transacciones de ingresos y desembolsos que se generen en la cuenta bancaria.
7. Una vez asignada la cuenta contable, procederá a llevar una copia del Modelo SC 827 al banco donde abrirá la cuenta.
8. La agencia, una vez abra la cuenta bancaria, notificará por escrito a la División de Conciliación del Área del Tesoro y al Negociado de Sistemas Fiscales el número de la cuenta asignada, el nombre y dirección del banco. Cuando la cuenta bancaria sea para un Oficial Pagador Especial o Auxiliar, le notificará, además, dicha información a la División de Oficiales Pagadores Especiales de este Departamento.
9. De no aprobarse la apertura de la cuenta, la División de Conciliación notificará a la agencia las razones para tomar esta decisión, lo indicarán en el encasillado Denegada del Modelo SC 827.
DISPOSICIONES GENERALES
1. Debido a que el Modelo SC 827 es de uso poco frecuente, las agencias podrán reproducirlo en sus facilidades, igual al diseño que se acompaña.
2. Aquellas agencias que interesen utilizar dicho Modelo en sus computadoras personales deberán llevar sus disquetes a la siguiente dirección:
Negociado de Sistemas Fiscales
Oficina 307 (Tercer Piso)
Edificio Intendente Ramírez
San Juan, Puerto Rico
3. No se podrá abrir una cuenta bancaria o cambiar a otro banco depositario de fondos sin la aprobación del Secretario de Hacienda.
Esta Carta Circular deroga las disposiciones de la Carta Circular Núm. 1300-16-02, aprobada el 29 de enero de 2002.
Es responsabilidad de la agencia hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de solicitar una cuenta bancaria, especialmente a los Oficiales Pagadores Especiales y Auxiliares.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda