Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
La Ley Núm. 142 aprobada en 20 de julio de 1979 adicionó el apartado c al artículo 7 de la Ley Núm. 230, aprobada el 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, para permitir a las dependencias que administran contratos y/o subvenciones federales retener la parte atribuible a sus propios esfuerzos administrativos de los fondos por concepto de costos indirectos que recobran del Gobierno Federal. Además, para permitir al Departamento de Hacienda retener de dichos reembolsos la parte atribuible a los servicios centralizados que haya prestado.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de indicar las instrucciones a seguir para la contabilización y control de los costos indirectos.
Las agencias que reciben del Gobierno Federal aportaciones (Grants) en las cuales tengan aprobados costos indirectos, procederán como sigue:
1- Para contabilizar el reembolso de costos indirectos, utilizarán el Modelo SC 749, Desglose de Fondos Estatales, para establecer la cuenta de asignación correspondiente, bajo el Fondo 234, Reembolso de Costos Indirectos. Esta cuenta de asignación se creará en cero, indicará el año presupuestario al cual corresponda y tendrá un periodo de vigencia de tres años.
2- Cuando reciban los fondos y se contabilice la remesa, las agencias determinarán el importe que transferirán al Fondo 234. Las transferencias al referido Fondo deberán efectuarlas al recibir cada remesa, según el por ciento de recobro de costos indirectos aplicado a cada aportación. Para esto utilizarán el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal, con la siguiente entrada:
(Fondo 222 ó 272)
E 9760 Transferencia Operacional - Out
A 1012 - Efec-Valores Equiv en Tesoro
(Fondo 234)
A 1012 Efec-Valores Equiv en Tesoro
R 9760 Transferencia Operacional - In
3- Transferidos los fondos a la cuenta de asignación dentro del Fondo 234, las agencias podrán efectuar obligaciones y desembolsos contra la referida cuenta de acuerdo a sus necesidades. Como dichos fondos se rigen por la Ley Orgánica de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, Ley Núm. 147 del 18 de junio de 1980, según enmendada, deberán informar por escrito a dicha Oficina los fondos que esperan recibir por concepto de costos indirectos dentro del año presupuestario. Además, le informarán el importe que le corresponde retener dentro del Fondo 234 y para cuáles desembolsos utilizarán los mismos, así como el importe que transferirán al Fondo General. Para la transferencia al Fondo General realizarán la siguiente entrada:
(Fondo 234)
E9950 Transferencia Costos Indirectos al Fondo General Sobrante
A1012 Efec-Valores Equiv en Tesoro
(Fondo 111)
A1012 Efec-Valores Equiv en Tesoro
R9530 Reemb Costos Indirectos Prog Fed.
4- Para cada año presupuestario en que se reciban aprobadas una o más aportaciones que contengan costos indirectos, se creará una cifra de cuenta de costos indirectos por año y por agencia. A dicha cuenta se transferirán los importes correspondientes a cada aportación (Grant). Para determinar el importe a transferir al Fondo General por concepto de la parte atribuible a los servicios centralizados que haya prestado procederán como sigue:
a) El importe total de los costos indirectos determinado por la agencia al preparar la propuesta de costos indirectos, sumado al importe de los costos por servicios centralizados negociado con el Gobierno Federal e informado por este Departamento a las agencias mediante carta, constituye el monto total de costos indirectos.
b) Esos importes se expresarán en términos de por ciento representando el 100% del importe total.
c) Determinados ambos por cientos, aplicarán al total de los costos indirectos el por ciento correspondiente a los servicios centralizados y el resultado será el importe a transferir al Fondo General.
Ejemplo:
Determinación del Monto Total de Costos Indirectos
| Importe | Por Ciento | |
| Total de Costos Indirectos de la Dependencia | $900,000 | 90% |
| Total Servicios Centrales Informados por el Departamento de Hacienda | 100,000 | 10% |
| Monto Total Costos Indirectos | $1,000,000 | 100% |
Participación del Reembolso de Costos Indirectos
| Por Ciento | Importe | |
| 90% | $ 180,000 | Fondo - 234 |
| 10% | 20,000 | Fondo - 111 |
| 100% | 200,000 |
d) Las agencias deberán completar los dos Modelos SC 710, Comprobante de Jornal, para efectuar las transferencias al Fondo 234 y al Fondo 111. En el caso de las agencias que no tienen el Sistema PRIFAS deberán enviar los dos comprobantes al Negociado de Cuentas de este Departamento. De recibirse sólo el Comprobante de Jornal correspondiente a la transferencia al Fondo 234, el mismo será retenido por dicho Negociado y este notificará a la agencia que falta el Comprobante para contabilizar la transferencia al Fondo General. De no recibirse dicho comprobante dentro de una semana a partir de la fecha de notificación, se devolverá el comprobante sin contabilizar.
e) Aquellas Agencias que por determinación del gobierno federal no les permita utilizar en su propuesta los costos por servicios centralizados deberán enviar copia de la misma, a la División de Cuentas del Negociado de Cuentas, Oficina 310, Piso 3 de este Departamento.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-08-01 del 2 de octubre de 2000.
Agradecemos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios y empleados de sus respectivas agencias, en particular a los que tienen a su cargo el control y trámite de las aportaciones federales.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda