Año Económico 2001
Estimados Señores:
La Ley Núm. 60 del 11 de agosto de 1991, dispone que todo empleado de cualquier instrumentalidad pública podrá voluntariamente autorizar que se le descuente una cantidad específica de su salario para depositarla en una Cuenta de Retiro Individual (IRA). Para propósito de dicha Ley, el término Entidad Bancaria incluye: bancos, asociaciones de ahorros, casas de corretaje de valores, compañías de fideicomisos, compañías de seguros, federaciones de cooperativas y ahorros y cooperativas de seguro de vida donde se puede abrir una Cuenta de Retiro Individual.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir para el descuento en sueldo al personal del Gobierno que voluntariamente autorice que se les deposite un importe específico a una Cuenta IRA. Las disposiciones de esta Carta Circular aplican a aquellas agencias cuya nómina se procesa a través del Sistema RHUM del Área de Sistemas de Información de este Departamento.
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
1. El personal que se acoja a una Cuenta IRA deberá llenar el Modelo SC 1040, Autorización de Descuentos en Sueldo para Cuenta IRA. Dicho Modelo lo preparará en original y tres copias y lo entregará a la Entidad Bancaria para su certificación.
2. Una vez certificada por la Entidad Bancaria, el empleado entregará el original y copia a la Oficina de Recursos Humanos de su agencia y retendrá una copia del mismo para sus récords.
3. El Área de Recursos Humanos de las agencias, al recibir el original y la copia del Modelo SC 1040, solicitará al Área de Sistemas de Información que asigne una clave específica para identificar la Entidad Bancaria en el Sistema RHUM. Para tramitar el cambio en nómina usará la clave de descuento 77.
4. El importe descontado se contabilizará en la Cuenta de Pasivo L5611, DESCUENTOS A PARA EFECTUADOS EN LA NÓMINA REGULAR DE SUELDOS CUENTAS IRA, bajo el Fondo 793, Fondo de Depósitos Especiales, con el código de agencia 025.
5. Dentro de los primeros cinco días laborables después de la fecha de pago establecidas por este Departamento, el Área de Sistemas de Información enviará a cada agencia una lista por Entidad Bancaria con el detalle de los descuentos en sueldo efectuados a los empleados acogidos a una Cuenta de IRA. Además, le enviará una copia de dicha lista a la Entidad Bancaria correspondiente.
6. Mensualmente, el Área de Sistemas de Información proveerá al Área del Tesoro de este Departamento, una lista de los descuentos en nómina correspondiente a la Cuenta IRA. Dicha Área preparará un Comprobante de Pago a cada Entidad Bancaria indicada en dicho informe.
7. La División de Pagaduría del Área del Tesoro entregará el cheque emitido y copia del referido informe al representante autorizado de la Entidad Bancaria dentro de los primeros cinco días laborables del próximo mes al que correspondan los descuentos.
DISPOSICIONES GENERALES
1. En ningún caso la agencia descontará en un sólo período de nómina la totalidad del descuento autorizado por el empleado para su Cuenta IRA. Dicho descuento, deberá prorratearlo entre el número total de períodos de nómina en que se divida el año presupuestario.
2. Las reclamaciones por descuentos indebidos la hará el empleado directamente a la Entidad Bancaria con la cual tiene su Cuenta IRA.
3. Anualmente, cualquier empleado podrá cancelar o enmendar su autorización de descuento en sueldo para la Cuenta IRA. En estos casos, seguirá el mismo trámite que la solicitud original excepto que enviarán el Modelo con no menos de 15 días laborables antes de la fecha de efectividad de la cancelación o del cambio.
4. Las agencias son responsables de verificar que la Entidad Bancaria participante esté en el listado de suplidores de este Departamento. De no estar, deberán preparar el Modelo SC 730, Registro de Suplidores.
5. En caso de surgir alguna cancelación de cheques, se seguirán las disposiciones de las Cartas Circulares que emita el Secretario de Hacienda.
6. Los empleados que tengan la Cuenta IRA bajo la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado utilizarán el Modelo AEELA 576, que le provee el Fideicomiso de Cuentas de Retiro Individual de la Asociación de Empleados.
7. Autorizamos a las agencias a reproducir el Modelo SC 1040 en sus facilidades (Anejo I).
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-17-96 del 26 de abril de 1996.
Agradeceré hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a todos los funcionarios de sus organismos, especialmente a los de la Oficina de Recursos Humanos.
Recuerden, en Hacienda estamos para servirles.
Cordialmente,
Xenia Vélez Silva
Secretaria de Hacienda