Año Económico 1999
Estimados Señores:
La implantación del nuevo sistema de contabilidad PRIFAS requiere de una orientación continua a las agencias sobre el uso adecuado del mismo. Para ofrecer dicho servicio, este Departamento estableció el Centro de Apoyo PRIFAS. A través de dicho Centro se orienta sobre situaciones particulares y generales que afectan a las agencias al procesar sus transacciones en el Sistema de Contabilidad Central.
El propósito de esta Carta Circular es informarles las determinaciones tomadas con relación a las consultas recibidas a través del referido Centro.
Comprobante de Pago
1- Todo suplidor o funcionario al que se le efectúe un pago o un reembolso a través del Sistema PRIFAS deberá estar incluido en el Registro de Suplidores. Para incluir a un suplidor o funcionario en dicho Registro usarán el Modelo SC 730, Registro de Suplidores.
2- Las agencias deben usar correctamente el campo que aparece en el comprobante para indicar el número de factura que van a pagar. Este campo se refleja en el talonario del cheque y puede evitar llamadas del suplidor para que le informen cual factura se pagó. En los casos donde se pague más de una factura a un mismo suplidor, deberán indicar, además, en el campo Descripción el número del resto de las facturas.
3- El Modelo SC 735 se usará para pagos directos o pagos contra obligaciones. AI efectuar pagos contra obligaciones deberán incluir el número de referencia de Ia obligación contra Ia cual se realiza el pago.
4- Las agencias que deban efectuar alguna retención a un suplidor, al llenar el comprobante, entrarán dos líneas de distribución: una por el total a pagar y otra por el importe a retener, este último precedido del signo de menos (-). En los casos de deudas contributivas o de retención del 5% ó 7% de contratos de servicios profesionales indicarán, en Ia segunda línea de distribución, Ia cuenta de ingreso correspondiente, el Fondo 111, Organización 0250000, el Año Presupuestario Corriente y el importe a retener con el símbolo de negativo(-). Si Ia retención es para garantizar Ia prestación de servicios contratados, indicarán en dicha línea de distribución Ia cuenta de pasivo L5110, Por ciento Retenido • Contratos, dentro del fondo del cual se efectúa el pago, o Ia cuenta L5112, Por ciento Retenido • Contratos no Registrados en PRIFAS, con el Fondo 793.
5- Cuando paguen una orden de compra con descuento, al llenar el comprobante entrarán dos líneas de distribución: una por el total a pagar y otra igual pero por el importe correspondiente al descuento, precedido del signo de menos (-).
Comprobante de Reintegro
1- Se creó el código de transacción VV para identiftcar los reintegros relacionados con los anticipos de gastos de viaje al exterior. Las agencias autorizadas a entrar sus transacciones en el Sistema PRIFAS deben, al entrar este tipo de reintegro, elegir el código VV para que el Sistema envíe el mismo a Ia aprobación de Ia Sección de Viajes al Exterior de Ia División de Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones.
2- Cuando el reintegro se efectúa dentro del año presupuestarlo en que se recibieron los fondos, se utilizará Ia misma cuenta de ingreso o cuenta de pasivo con Ia cual se contabilizaron originalmente. Si el reintegro corresponde a años anteriores, se utilizará Ia cuenta de pasivo L5070 - Otras Contribuciones a Reembolsar, para los reintegros contributivos y Ia cuenta de gasto E9040- Reintegros Otras Rentas Años Anteriores, para los reintegros no contributivos. En los casos donde el dinero se ingresó a una cuenta de pasivo, se utilizará Ia misma cuenta de pasivo aunque el reintegro corresponda a años anteriores.
3- Las agencias son responsables de indicar en el campo comentarios del Modelo SC 716 los números de los documentos mediante los cuales se contabilizaron los ingresos cuyo reembolso se va a tramitar.
Comprobante de Pago lnteragencial
1- En Ia IDENT. DEL DOCUMENTO, en el campo AGEN, se indicará el código de Ia agencia deudora. En los casos de comprobantes originados por Ia Administración de Servicios Generales, dicha Administración deberá incluir, después del año presupuestario, su código de agencia (031) como parte del número secuencial del documento.
2- Cuando el pago sea contra una obligación, deberán indicar en el campo OBLIGACIÓN DE REFERENCIA el número de Ia orden de compra que se va a pagar.
3- AI llenar el comprobante entrarán dos líneas de distribución: una para Ia agencia deudora para reflejar el débito por el gasto y otra para Ia agencia acreedora para reflejar el crédito (-) por el ingreso. En el campo IMPORTE TOTAL (GROSS AMOUNT) y en Ia línea Total el importe a indicarse será siempre $0.00.
Pagos Multiples (PM)
1- Las agencias utilizarán el Modelo 800B, Comprobante de Nómina Especial para el Pago de ______________, para efectuar pagos por un mismo concepto a varios reclamantes, acreedores o beneficiarios del Gobierno en los cuales no median retenciones. El Modelo SC 800B, Hoja de Continuación, se utilizará para detallar Ia información referente a los reclamantes o acreedores incluidos en el Modelo SC 800B.
2- También pueden utilizar el Modelo SC 800B para el reembolso de gastos de viaje dentro de Puerto Rico, cuando el volumen de Comprobantes de Gastos de Viaje (Modelo SC 722) que reciban sea considerable. En estos casos, las agencias retendrán los originales de los Modelos SC 722 para futuras auditorías de Ia Oficina del Contralor y de este Departamento.
3- El Manual de Modelos de PRIFAS establece otros conceptos para los cuales las agencias pueden utilizar el Modelo SC 800B. Cuando interesen utilizar el referido Comprobante para efectuar pagos o reintegros diferentes a los indlcados en dicho Manual o en esta Carta Circular, deberán solicitarlo por escrito al Negociado de lntervenciones de este Departamento y justificar su solicitud. Después del 30 de junio de 1999, no se tramitarán pagos a través de PM.
4- Cuando tengan que cancelar algún cheque relacionado a un pago efectuado a través del PM, Ia harán a través del Modelo SC 710, Comprobante de Jornal, el cual deberá estar acompañado por cheque a cancelar.
Pagos Recurrentes
1- Las agencias utilizarán el Modelo SC 767, Autorización para Comprobante de Pago Recurrente, para establecer en el Sistema comprobantes que deban generar transacciones de pago automáticas, de acuerdo a una frecuencia preestablecida.
2- AI establecer el comprobante recurrente deberán acompañar un Comprobante de Pago por el importe total a pagar. Cuando sea necesario enmendar dicho Comprobante, deberán preparar otro Comprobante de Pago. No obstante, si Ia enmienda está relacionada con Ia frecuencia de pago o con las fechas de efectividad y vencimiento, no es necesario que preparen otro Comprobante de Pago para efectuar Ia modificación.
3- En los casas donde sea necesario recibir una factura para procesar el Comprobante de Pago Recurrente y emitir el cheque, las agencias deberán enviar en cada periodo de pago el Modele SC 767 junto con Ia factura o facturas.
Recaudador Oficial
1- Los recaudadores bajo el Sistema SAIR utilizarán el Modelo SC 745 (SAIR), Comprobante de Remesa, para contabilizar el importe de los valores recaudados. Dicho Modelo se producirá a través del Sistema SAIR.
2- Los recaudadores bajo el Sistema SAIR numerarán el Modelo SC 745 como sigue: los primeros cuatro dígitos corresponderán a Ia cifra de depositante, los siguientes dos a los últimos dígitos del año presupuestario y los próximos cuatro los asignará Ia agencia de acuerdo con Ia secuencia del depósito, el cual aparece impreso en Ia hoja de depósito bancaria.
3- Cuando Ia remesa esté relacionada con fondos federales, deberán escribir el numero del GRANT igual como éste creó en PRIFAS. Además, deberán asegurarse que Ia fecha de vigencia del GRANT no esté vencida. Si esta vencida. antes del Modelo SC 745 deben preparar un Modelo SC 751, Registro de Asignaciones y Estimado de ingreso para Aportación Federal, para extender Ia vigencia del mismo.
4- Las agencias deberán preparar un Comprobante de Remesa por cada aviso de crédito a contabilizar en el Sistema PRIFAS.
Cheques
1- El código de Ia agencia que realizó el pago aparece en Ia faz, al dorso y en el talonario del cheque, donde aparecen detalladas las facturas pagadas. Las agencias deben cooperar con y orientar a sus suplidores, dándoles a conocer su código de agencia. Además, para facilitar al suplidor Ia identificación de Ia agencia que realizó el pago, Ia agencia será responsable de proveer al suplidor una copia de Ia lista con los códigos de las demás agendas.
2- Para cancelar un cheque emitido por PRIFAS utilizaran el Modelo SC 742.1, Cancelación de Cheques - Suplidores. Los campos STATUS DEL PAGO y OPCIONES DE CANCELACIÓN deberán completarse como sigue:
a- Si es un cheque mutilado pero Ia información esta completa, marcará Ia alternativa Anular con Ia opción de cancelación Reabrir Comprobante • Remitir.
b- Para cancelar cheques emitidos con errores de: nombre del suplidor o importe, marcarán Ia alternativa Anular con Ia opción de cancelación Reabrir Comprobante • Retener. Además, en el campo OBSERVACIONES deberán indicar Ia información que debe a parecer en el nuevo cheque. Si el error está en el nombre, en dicha columna deberán indicar el nombre del suplidor que debe aparecer en el nuevo cheque.
Las agencias harán las correcciones al comprobante de pago y lo informarán al Área del Tesoro para que esté pendiente para Ia programación del pago.
c- Cuando el pago es duplicado o indebido, o Ia persona no tiene derecho al mismo o no realizó el viaje, se marcará Ia alternativa Anular con Ia opción No Reemitir • Cerrar Comprobante - Reversar entradas originates.
d- Si el cheque fue extraviado y el pago no procede, deberán solicitar al Área del Tesoro que gestione con el banco Ia suspensión de pago. Recibida Ia notificación de suspension, envianán el Modelo SC 742.1 junto con Ia copia de Ia notificación de Ia detención del pago. En estos casos deberán marcar las alternativa Detenido (Stop) con Ia opción de cancelación No Remitir - Cerrar Comprobante • Reversar entradas originales.
3- Las agencias utilizarán el Modelo SC 710 para cancelar los cheques caducados independientemente del sistema bajo el cual fueron emitidos. Los cheques emitidos bajo el Sistema CIFAS que caducaron entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 1998, se deben contabilizar bajo Ia cuenta de pasivo L5971, Cheques Pendientes de Pago • Fondos Estatales o L5972, Cheques Pendientes de Pago - Fondos Federales. Los emitidos bajo el Sistema PRIFAS que caduquen después del 31 de diciembre de 1998 se contabilizarán en Ia cuenta de pasivo L5973, Cheques Caducos Estatales, o L5974, Cheques Caducos Federales.
2- Las agencias no obligarán un contrato cuando:
a- El importe total del contrato no exceda de $6,000 o Ia vigencia del mismo sea de seis meses o menos.
b- Los servicios se recibieron y sólo se hará un pago final.
3- AI enmendar un contrato registrado en el Sistema PRIFAS, deberán indicar en el campo NÚM. DE CONTRATO el número original con el cual se estableció el contrato en el Sistema PRIFAS, harán una marca en el campo Mod. (Modificación). Si Ia enmienda se debe a un cambio en Ia vigencia del contrato, en el campo FECHA DE VIGENCIA lndlcarán Ia nueva fecha en que vencerá el mismo. Cuando el cambio esté relacionado con el costo del mismo, en el campo IMPORTE TOTAL indicarán el nuevo importe del contrato y en el campo IMPORTE indicarán el importe por el cual aumentó o se redujo el contrato. De ser una reducción, el importe deberá ir precedido del signo de menos (-).
4- Cuando el cambio es en Ia obligación, deberán indicar en el campo NÚM. DE CONTRATO el número original del contrato al cual pertenece Ia obligación a modificar. Bajo el apartado Completar si es una Obligación de Contrato harán una marca en el campo Mod. (Modificación) y en el campo IMPORTE indicarán el importe por el cual aumentó o se redujo Ia obligación. De ser una reducción, el importe deberá ir precedido del signo de menos (-).
lnformes
1- Los informes que produce el Sistema PRIFAS se describen en el Manual de lnformes. Las agencias deberán recogerlos en el Área de Sistemas de Información.
2- El informe GL015, lnforme de Actividades y estátus de Asignaciones por Agencias para el Periodo de ______________, sustituye el lnforme M-101 de CIFAS. Este lnforme se preparará mensualmente. El Informe GL014 se dejó de producir desde el 30 de enero de 1999.
Esta Carta Circular deja sin efecto las siguientes Cartas Circulares:
1- Carta Circular Núm. 1300-9 87 aprobada el 16 de marzo de 1987
2- Carta Circular Núm. 1300-14-87 aprobada el 29 de abril de 1987
3- Carta Circular Núm. 1300-19-87 aprobada el 15 de junio de 1987
4- Carta Circular Núm. 1300-2-88 aprobada el 14 de agosto de 1987
5- Carta Circular Núm. 1300-7-88 aprobada el 22 de septiembre de 1987
6- Carta Circular Núm. 1300-11-88 aprobada el 20 de octubre de 1987
7- Carta Circular Núm. 1300-16-88 aprobada el 4 de enero de 1988
8- Carta Circular Núm. 1300 17-88 aprobada el 12 de enero de 1988
9- Carta Circular Núm. 1300-22-88 aprobada el 4 de marzo de 1988
10- Carta Circular Núm. 1300-23-88 aprobada el 14 de marzo de 1988
11- Carta Circular Núm.1300-39-88 aprobada el 23 de junio de 1988
12- Carta Circular Núm. 1300-2-89 aprobada el 8 de agosto de 1988
13- Carta Circular Núm. 1300-11-89 aprobada el 6 de diciembre de 1988
14- Carta Circular Núm. 1300-23-89 aprobada el 5 de junio de 1989
15- Carta Circular Núm.1300-30-89 aprobada el 29 de junio de 1989
16- Carta Circular Núm.1300-3-90 aprobada el 22 de agosto de 1989
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios que tienen Ia responsabilidad de tramitar los documentos que afectan Ia contabilidad central.
Recuerden, en Hacienda estamos para servirles.
Cordialmente,
Xenia Vélez Silva