Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
El Artículo 74 A del Código Político de 1902 (3 L.P.R.A. 82), según enmendado, establece que cuando una agencia determine que cualquiera de sus funcionarios o empleados está al descubierto en sus cuentas, no ha rendido cuenta cabal, ha dispuesto de fondos o bienes públicos para fines no autorizados por ley o se ha beneficiado de fondos o bienes públicos bajo el dominio, control o custodia de la agencia, deberá notificarlo prontamente al Contralor de Puerto Rico, al Secretario de Justicia, al Departamento de Hacienda y a la Oficina de Ética Gubernamental para la acción correspondiente. Dicha notificación no sólo comprende pérdidas de mayor cuantía, sino también la disposición ilegal de objetos de menor cuantía cuya sustracción erosiona el tesoro y la capacidad económica del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir para el recobro o la restitución de los fondos públicos malversados. Además, tiene como propósito establecer el procedimiento a seguir para contabilizar los recobros de los fondos malversados en los organismos gubernamentales que tienen los fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
1- Las agencias seguirán las disposiciones establecidas en la Carta Circular sobre Notificación de Irregularidades cometidas en el manejo de propiedad y fondos públicos para referir al Departamento de Justicia los casos en los cuales determinen que hubo irregularidad en el manejo de fondos públicos.
2- El Departamento de Justicia al recibir el expediente del caso le asignará número y procederá con la investigación y trámite del mismo.
3- En los casos en que el Tribunal imponga una pena de restitución a ser satisfecha en dinero a favor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o imponga que se satisfaga cualquier cantidad de dinero como condición de probatoria, el pago se consignará en la Secretaría del Tribunal mediante cheque certificado, giro postal o bancario a nombre del Secretario del Tribunal. Será responsabilidad del Secretario del Tribunal depositar y transferir dichos fondos a la cuenta corriente del Secretario de Hacienda.
4- En los casos en que se hayan radicado cargos criminales y se llegue a una alegación preacordada con el acusado, con la aprobación del Tribunal, será responsabilidad del fiscal del Departamento de Justicia o del Fiscal Especial Independiente (FEI) asegurarse que se cumpla con los términos del preacuerdo. Los pagos que se efectúen en estos casos se consignarán en el Tribunal.
5- En los casos en que el Fiscal del Departamento de Justicia o el FEI llegue a un acuerdo sobre la restitución de fondos con la persona que cometió la irregularidad y el caso no se someta al Tribunal, será responsabilidad de dicho Fiscal o del FEI gestionar el cobro según los términos acordados. En estos casos la restitución de los fondos se hará mediante cheque certificado, giro postal o bancario a favor del Secretario de Hacienda. Si el acuerdo se efectúa en el Departamento de Justicia o en la Oficina del Panel Sobre el Fiscal Especial Independiente, referirán la persona al Recaudador Oficial para que efectúe el cobro y lo deposite en la cuenta corriente del Secretario de Hacienda.
6- Si la persona incumple con los términos del acuerdo, según fuese el caso y no hubiese posibilidad alguna de recobro, el fiscal enviará una Notificación de Deudas Atrasadas o Autorización para Cancelar o Enmendar una Notificación, Modelo SC 776, al Negociado de Intervenciones del Área de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento de Hacienda para que no se efectúe pago o reintegro alguno a favor del deudor. Además, notificará al Área de Seguros Públicos para la gestión correspondiente.
7- Para contabilizar los recobros al fondo de origen, el Recaudador Oficial del Departamento de Justicia o de la Oficina del Panel sobre el Fiscal Especial Independiente y el Secretario del Tribunal, en el caso de la Administración de los Tribunales, prepararán y enviarán al Departamento de Hacienda un Comprobante de Remesas, Modelo SC 745. Cuando el recobro corresponda al Gobierno Central utilizarán la Clase de Ingreso R 9511, Restitución al Estado – Fondos Estatales y la Clase de Ingreso R 9512, Restitución al Estado - Fondos Federales, si el recobro corresponde a aportaciones federales. Además, en el apartado Concepto de Ingresos del Modelo SC 745, indicarán el número del caso y si el pago es completo, parcial o final.
8- Dentro de los primeros cinco días luego de finalizado cada mes, el Tribunal enviará al Área del Tesoro del Departamento de Hacienda un informe de todos los recobros que efectúen durante el mes anterior. Deberán indicar en el mismo el nombre de la persona, número de seguro social, número del caso en el Tribunal, número de comprobante de remesa, fecha e importe, si el pago es parcial o final y el concepto del recobro. En caso de no efectuarse ningún recobro en determinado mes, se enviará un informe negativo.
9- La División de Contabilidad de Ingresos del Área del Tesoro, dentro de los primeros 15 días luego de cerrado el período de contabilidad, accesará en el Sistema PRIFAS un informe de los recobros contabilizados durante el mes. Dicho informe incluirá, entre otras cosas, el período de contabilidad, fecha de aceptación, número del comprobante de remesa e importe. Dicha División verificará en el Sistema que todos los recobros que se efectúen ingresen a la cuenta corriente del Secretario de Hacienda.
Disposiciones Generales
1- Los Fiscales del Departamento de Justicia y los Fiscales Especiales Independientes, serán responsables de indicar en los acuerdos y preacuerdos suscritos por las partes, el concepto del recobro o restitución y el número de seguro social de la persona que incurrió en la irregularidad, el número del caso y una cláusula estableciendo que en caso de incumplimiento se notificará al Departamento de Hacienda para la retención de pagos.
2- Será responsabilidad de los fiscales del Departamento de Justicia y de los Fiscales Especiales Independientes procurar que la persona que incurrió en la irregularidad cumpla con el pago establecido en la sentencia, preacuerdo o acuerdo. Además, cuando concluya el caso, deberán notificar a la agencia, corporación pública o municipio perjudicado y al Departamento de Hacienda el número del caso y la recuperación de los fondos públicos, para que proceda al cierre del mismo.
Las agencias serán responsables de mantenerse informadas del progreso de los casos enviados al Departamento de Justicia y al FEI.
4- Cuando los fondos a restituirse pertenezcan a una corporación pública o municipio, el Departamento de Justicia gestionará ante el Tribunal el procedimiento para enviarle a éstos el recobro del dinero malversado.
5- En los casos de sentencias que incluyan el pago de contribuciones, debe indicarse el concepto de la contribución que se está recobrando y los años a que corresponda el pago. El Departamento de Justicia y los Fiscales Especiales Independientes trabajarán estos casos en coordinación con la Secretaría Auxiliar de Asuntos Legales del Departamento de Hacienda.
6- Si como resultado del recobro el Departamento de Justicia o los Fiscales Especiales Independientes necesitan tasar alguna propiedad, se le solicitará al Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM).
Esta Carta Circular deroga la CC 1300-01-97, del 24 de julio de 1996.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus organismos gubernamentales, especialmente a los encargados de hacer las investigaciones relacionadas con las irregularidades y de someter los casos al Departamento de Justicia.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda