Año Fiscal 2008 - 2009
Estimados Señores:
La Ley Núm. 133 de 28 de junio de 1966, según enmendada, conocida como Ley de la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (AEELA) establece, entre otros propósitos de dicha agencia, el estimular el ahorro entre los empleados y los socios acogidos pensionados; establecer planes de seguro incluyendo un seguro por muerte y efectuar préstamos.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer el procedimiento a seguir para efectuar descuentos en sueldo a los servidores públicos por concepto de préstamos personales, ahorro y del seguro por muerte de la AEELA.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. Para efectuar descuentos en la Nómina Regular de Sueldo, procederán según se indica a continuación:
a. La Unidad de Personal de la agencia tramitará los descuentos por concepto de ahorro, seguro por muerte y préstamos de AEELA a través del Sistema RHUM. Aquellas agencias que no tienen el Sistema RHUM tramitarán éstos mediante la Hoja de Datos de Deducciones Generales que provee el Área de Tecnología de Información para estos propósitos. (Anejo)
b. Este Departamento al procesar las nóminas regulares de sueldo, en lugar de contabilizar los referidos descuentos en las cuentas de asignación correspondientes a la AEELA, los contabilizará en la Cuenta de Pasivo 5614, Descuentos a Pagar Efectuados en la Nómina Regular de Sueldos, Préstamos Personales, Ahorro y Seguro por Muerte, dentro del Fondo 793, bajo el Código de Agencia 025.
c. El importe de los referidos descuentos se reflejará en forma separada por cada concepto en la Cuenta de Pasivo 5614, en la Sección identificada como Operaciones en Cuentas del resumen de nóminas que se les envía a las agencias.
d. A las agencias y a la AEELA se les continuarán enviando en archivo electrónico el detalle de los descuentos en sueldo efectuados a los servidores públicos por dichos conceptos, en la forma acostumbrada.
2. Para efectuar el pago de las sumas descontadas en la nómina regular de sueldo por concepto de préstamos personales, ahorro y seguro por muerte a la AEELA se hará lo siguiente:
a. El Área de Tecnología de Información preparará y enviará mensualmente al Área del Tesoro un listado con la suma total de los descuentos efectuados, por cada concepto, en las nóminas de todas las agencias.
b. La División de Inversiones y Deuda Pública del Área del Tesoro solicitará por escrito la autorización del pago de los descuentos efectuados al Secretario Auxiliar. La misma se enviará al Banco Gubernamental de Fomento autorizándolos a debitar la cuenta del Secretario para emitir el pago de los descuentos efectuados en las nóminas regulares de sueldo, por concepto de préstamos personales, ahorro y seguro por muerte, según el listado provisto por el Área de Tecnología de Información. Este pago se hará a través de transferencia electrónica dentro de los primeros cinco días laborables del próximo mes al que correspondan los descuentos.
c. Cuando el banco emita el aviso de débito a la cuenta del Secretario, la División de Contaduría General procederá a crear el Comprobante en el Sistema PRIFAS para registrar el pago.
DISPOSICIONES GENERALES
1. Las reclamaciones por descuentos indebidos que tengan que hacer los servidores públicos, las tramitarán directamente a la AEELA y a la agencia correspondiente.
2. El importe de las primas reclamadas como producto de las cancelaciones de cheques de sueldo se debitará en la Cuenta de Asignación XX-722-094-00- 000.
3. En caso de surgir alguna cancelación de cheques de sueldo que incluya entre otros, descuentos por concepto de préstamos personales, ahorro y del seguro por muerte de la AEELA, se seguirán las instrucciones emitidas en el Reglamento Núm. 19, Cancelación de Cheques.
Esta Carta Circular, deroga la Carta Circular Núm. 1300-7-98 del 25 de agosto de 1997.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los encargados de la preparación y trámite de las nóminas.
Cordialmente,
Ángel Ortiz García
Secretario de Hacienda Interino