Estimados señores:
Mediante la Carta Circular 1300-46-04 se estableció que este Departamento es responsable de tramitar las obligaciones y pagos de Servicios Públicos de las agencias que tienen los fondos bajo su custodia.
Como parte del proceso de reorganización gubernamental, así como los efectos ocasionados por el huracán María, existen localidades que están en desuso o han sido transferidas a otras entidades gubernamentales o privadas y por las cuales continúan realizando el pago de Servicios Públicos.
El propósito de esta Carta Circular es requerir a las agencias y corporaciones públicas que realicen trimestralmente un inventario de los contadores de utilidades, así como de líneas telefónicas asignadas a sus localidades. Esto con el propósito de identificar aquellas facilidades que han sido clausuradas o transferidas a otras entidades y las agencias procedan con el trámite de traslado o cancelación de dichos servicios.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
- Trimestralmente las agencias realizarán un inventario de contadores de servicios de agua y electricidad, así como de líneas telefónicas asignadas a sus facilidades.
- Verificará que los contadores y líneas telefónicas correspondan a las localidades que están en uso por la agencia.
- Completará, para cada servicio, la Certificación de Conciliación de Facturas (Anejo), firmada por el jefe de la agencia o su representante autorizado y por un funcionario de la Autoridad de Energía Eléctrica o la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados, según sea el caso.
- En el caso del inventario de líneas telefónicas no se requiere la firma del representante de la compañía. Solo incluirán la certificación y copia de la reclamación realizada.
- Las agencias y corporaciones públicas deberán enviar con la próxima conciliación trimestral evidencia del resultado de las reclamaciones realizadas en el periodo anterior.
- Si alguna de las facturas corresponde a localidades transferidas, ya sea mediante venta u arrendamiento (que no incluya el pago de las utilidades como parte de la renta) a otra agencia, corporación pública, municipio o entidad privada realizarán el trámite correspondiente para traspasar dicho servicio.
- De identificarse localidades en desuso procederán a solicitar la baja en los servicios, así como cualquier crédito aplicable.
DISPOSICIONES GENERALES
- Las agencias y corporaciones públicas verificarán las facturas recibidas con el propósito de verificar si tienen créditos disponibles en sus cuentas. De ser así no pagarán por los servicios facturados hasta agotar la totalidad del crédito acumulado con la entidad que provee el servicio.
- Si una vez terminado el análisis se determina que los cargos son válidos se procederá con el pago de las facturas adeudadas.
- Las disposiciones de inventario no aplican a aquellas facilidades en las cuales se incluye el servicio de agua y electricidad en el canon de arrendamiento.
- Enviarán el original de la certificación al Área de Contabilidad Central de Gobierno de este Departamento, Oficina 311 (tercer piso). No más tarde de treinta días (30), luego de finalizado el trimestre, junto con sus documentos justificantes.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal, en especial a los que intervienen en la conciliación de los pagos de estos servicios.
Cordialmente,
Teresita Fuentes Marimón, CPA
Secretaria de Hacienda Designada
Anejo