Carta Circular 1300-29-23

La Ley 60 – 1991, conocida como “Ley para Autorizar Descuentos de los Salarios para Aportación a Cuentas de Retiro”, dispone que todo empleado de cualquier instrumentalidad pública podrá voluntariamente autorizar que se le descuente una cantidad específica de su salario para depositarla en una Cuenta de Retiro Individual (IRA). Para propósito de dicha Ley, el término Entidad Bancaria incluye: bancos, asociaciones de ahorros, casas de corretaje de valores, compañías de fideicomisos, compañías de seguros, federaciones de cooperativas y ahorros y cooperativas de seguros de vida donde se puede abrir una IRA.

Esta Carta Circular se emite con el propósito de recordarles las instrucciones a seguir para el descuento en sueldo al personal del Gobierno que voluntariamente autorice que se les deposite un importe específico a una Cuenta IRA.  Las disposiciones de esta Carta Circular aplican a aquellas agencias cuya nómina se procesa a través del Sistema RHUM del Área de Tecnología de Información (ATI) de este Departamento.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. Para abrir una Cuenta IRA el personal deberá llenar el Modelo SC 1040, Autorización de Descuentos en Sueldo para Cuenta IRA (Anejo).  Dicho Modelo lo preparará en original y tres copias y lo entregará a la Entidad Bancaria para su certificación.
2. Una vez certificado el Modelo SC 1040 por la Entidad Bancaria, el empleado entregará el original y copia a la Oficina de Recursos Humanos de su agencia y retendrá una copia del mismo para sus récords.
3. El Área de Recursos Humanos de las agencias, al recibir el original y la copia del Modelo SC 1040, solicitará a ATI que asigne una clave específica para identificar la Entidad Bancaria en el Sistema RHUM. Para tramitar el cambio en nómina usará la clave de descuento 77-077 que en este caso identifica a AEELA IRA exenta. Si es otra entidad bancaria le será asignada una clave diferente.
4. El importe descontado se contabilizará en la Cuenta de Pasivo L5611, descuentos a pagar cuentas IRA, bajo el fondo 793, Fondo de Depósitos Especiales, con el código de agencia 025.
5.  Una vez procesada y completada la nómina de la segunda quincena del mes, ATI en los próximos 5 días laborables generará un listado que será enviado a las agencias a través de la aplicación “On demand”. Además, le enviará un archivo de datos a la Entidad Bancaria correspondiente a través de la aplicación “Sterling”.
6. La División de Contaduría General recibe a través de “On demand” el listado GPR137D, Distribución de Pagos de IRA, donde se emite un comprobante de pago en el Sistema Financiero PRIFAS y la Entidad Bancaria recibe el pago correspondiente por el método EFT (Electronic Fund Tranfer) transferencia electrónica.

DISPOSICIONES GENERALES

1. En ningún caso, la agencia descontará en un solo período de nómina la totalidad del descuento autorizado por el empleado para su Cuenta IRA. Dicho descuento, deberá prorratearlo entre el número total de períodos de nómina en que se divida el año presupuestario.
2. Los empleados realizarán las reclamaciones por descuentos indebidos directamente a la Entidad Bancaria con la cual tiene su Cuenta IRA.
3. Anualmente, cualquier empleado podrá cancelar o enmendar su autorización de descuento en sueldo para la Cuenta IRA. En estos casos seguirá el mismo trámite que la solicitud original, excepto que enviarán el Modelo con no menos de quince (15) días laborables antes de la fecha de efectividad de la cancelación o del cambio.
4. Las agencias son responsables de verificar que la Entidad Bancaria participante esté en el listado de suplidores de este Departamento. De no estar, deberán preparar el Modelo SC 730, Registro de Suplidores.
5. En caso de surgir alguna cancelación de cheques, se seguirán las disposiciones de la reglamentación que emite el Secretario de Hacienda para estos propósitos.
6. Los empleados que tengan la Cuenta IRA bajo la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado utilizarán el Modelo AEELA 576, que le provee el Fideicomiso de Cuentas de Retiro Individual de la Asociación de Empleados.
7. Autorizamos a las agencias a reproducir el Modelo SC 1040 en sus facilidades según el diseño que se acompaña.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular 1300-04-01, aprobada el 15 de agosto de 2000.

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/carta-circulares-de-contabilidad-central.

Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a todos los funcionarios de sus organismos, especialmente a los de la Oficina de Recursos Humanos.

Cordialmente,

Francisco Parés Alicea

Secretario de Hacienda

Anejo